Вопрос: Каков алгоритм действий работодателя в случае, если от дистанционного работника получено заявление о переходе на электронную трудовую книжку, при условии, что бумажная трудовая книжка при устройстве на работу им не представлялась?
Ответ: По нашему мнению, если дистанционный работник при трудоустройстве не представил работодателю бумажную трудовую книжку, то работодатель освобождается от обязанности по ее ведению и хранению. В рассматриваемой ситуации работодателю следует только принять от дистанционного работника соответствующее заявление и представить в территориальный орган ПФР отчет по форме СЗВ-ТД в установленном порядке.
Обоснование: Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ).
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется) (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Так, в частности, по 31.12.2020 включительно каждый работник мог подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" (далее - Закон N 439-ФЗ)).
Работнику, подавшему письменное заявление о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Дистанционной (удаленной) работой (далее - дистанционная работа, выполнение трудовой функции дистанционно) является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети Интернет, и сетей связи общего пользования (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).
На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку дистанционного работника при условии ее представления им, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется) (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
Таким образом, ТК РФ разрешает не вносить в трудовую книжку запись о дистанционной работе (Письмо Роструда от 31.03.2021 N ПГ/06237-6-1).
Соответственно, если дистанционный работник не выразит желания по поводу ведения работодателем его трудовой книжки, то работодатель не обязан будет вносить в нее записи.
Следовательно, работодатель не должен запрашивать у дистанционного работника бумажную трудовую книжку для внесения в нее соответствующей записи о подаче работником заявления о представлении ему сведений о трудовой деятельности.
Вместе с тем отметим, что информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Подача работником работодателю заявления о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности является основанием для представления работодателем в территориальный орган ПФР отчета по форме СЗВ-ТД (п. п. 2.4, 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", п. 1.4 Порядка заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД), утвержденного Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п (далее - Порядок N 730п)).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации ввиду того, что дистанционный работник не представил работодателю бумажную трудовую книжку при трудоустройстве, у работодателя отсутствует обязанность по ее ведению и хранению, и ему нужно будет только не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором дистанционный работник подал соответствующее заявление, заполнить и представить в территориальный орган ПФР отчет по форме СЗВ-ТД (п. 1.8 Порядка N 730п).
По нашему мнению, в случае отсутствия в бумажной трудовой книжке дистанционного работника, если он не представлял ее работодателю при трудоустройстве, записи о переходе на электронную трудовую книжку основания для привлечения работодателя к ответственности отсутствуют.
В свою очередь, работник может подать заявление на имя работодателя о внесении записи в его трудовую книжку и просто представить трудовую книжку в кадровую службу или направить его по почте заказным письмом с уведомлением.
В таком случае работодатель должен будет внести соответствующую запись в трудовую книжку по общим правилам (п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н).
При этом работодателю первоначально нужно будет в общем порядке внести в трудовую книжку дистанционного работника запись о его приеме на работу, после этого внести в трудовую книжку запись о подаче соответствующего заявления дистанционным работником и выдать трудовую книжку данному работнику на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления.
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
24.09.2021
