Вопрос: Обязан ли работодатель представить бывшему работнику справки по форме 2-НДФЛ за 10 лет на основании его письменного заявления?
Ответ: В случае обращения бывшего работника к работодателю с заявлением о представлении ему справок о доходах и суммах налога физического лица за предыдущие годы работодатель обязан выдать (направить) ему такие справки только за последние 5 лет. За более ранние периоды работы работодатель такие справки выдавать работнику не обязан.
Обоснование: Российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в РФ, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 225 НК РФ с учетом особенностей, предусмотренных ст. 226 НК РФ. Налог с доходов адвокатов исчисляется, удерживается и уплачивается коллегиями адвокатов, адвокатскими бюро и юридическими консультациями (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Указанные выше лица именуются налоговыми агентами (п. 1 ст. 24 НК РФ).
Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Отметим, что Приказ ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@, которым была утверждена форма справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц "Справка о доходах и суммах налога физического лица", которая выдается в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ, утратил силу с отчетности за I квартал 2021 (п. п. 3, 4 Приказа ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@ (далее - Приказ N ЕД-7-11/753@)).
Приказом N ЕД-7-11/753@ утверждена новая форма справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц "Справка о доходах и суммах налога физического лица", которая выдается в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ.
Приказ N ЕД-7-11/753@ вступил в силу начиная с представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), за I квартал 2021 г. (п. 4 Приказа N ЕД-7-11/753@).
Вместе с тем НК РФ не предусмотрено каких-либо ограничений по периодичности поступления от работников, в отношении которых работодатель выступал налоговым агентом, соответствующих заявлений.
Из этого следует, что соответствующие справки должны представляться налоговым агентом каждый раз при поступлении от физических лиц - налогоплательщиков (в том числе работников и бывших работников) соответствующих заявлений.
Так, по заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи (направления) этого заявления выдать (направить) работнику в том числе копии документов, связанных с работой (ч. 2 ст. 22.1, ч. 10, 11 ст. 22.3, ч. 1 ст. 62, ч. 7 ст. 312.3 Трудового кодекса РФ).
К указанным документам может быть также отнесена и справка о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога (Письмо Минфина России от 21.06.2016 N 03-04-05/36096).
Согласно позиции судов правом получения копий документов, связанных с работой, также обладают и работники, с которыми трудовой договор был расторгнут (Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 20.08.2020 N 88-5249/2020).
К обязанностям налогоплательщиков, помимо прочего, относится обеспечение в течение 5 лет сохранности данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Также Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами, образующиеся в процессе деятельности организаций, подлежат хранению в течение 5 лет (ст. 313 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
Таким образом, на основании заявления бывшего работника работодатель обязан выдать (направить) ему справки о доходах и суммах налога физического лица только за последние 5 лет. За более ранние периоды работы работодатель такие справки выдавать работнику не обязан.
Настоящее мнение не является официальным разъяснением и (или) нормативно-правовым актом.
Е.А. Ширшова
Федеральная служба
по труду и занятости
23.12.2021
