Какими документами подтверждаются командировочные расходы на проезд по электронному билету?
Командировочные расходы на проезд по электронному билету подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), маршрут/квитанцией электронного авиабилета и посадочным талоном.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).
Расходы на проезд к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в аналогичном порядке (п. п. 12, 22 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Расходы на приобретение железнодорожного билета подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученным в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322, Письма Минфина России от 15.10.2014 N 03-03-07/51936, от 25.08.2014 N 03-03-07/42273).
Расходы на приобретение авиабилета подтверждаются маршрут/квитанцией электронного билета и посадочным талоном (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134, Письма Минфина России от 13.04.2021 N 03-03-07/27309, от 25.06.2021 N 03-03-07/50225).
При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.
При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.
В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (Письма Минфина России от 28.02.2020 N 03-03-06/1/14640, от 23.09.2019 N 03-03-06/1/72906).
Посадочный талон не является необходимым документом для подтверждения перевозки. Так как конкретный перечень подтверждающих документов для целей налога на прибыль не утвержден, налогоплательщик вправе подтверждать расходы любыми документами, прямо или косвенно свидетельствующими о понесенных затратах. Сам факт отсутствия посадочного талона при должном подтверждении перевозки иными документами не является основанием для непризнания расходов в налоговом учете (Письма Минфина России от 25.06.2021 N 03-03-07/50225, от 10.03.2020 N 03-03-07/17700).
В случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли организации дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (Письмо Минфина России от 18.11.2021 N 03-03-07/93276).
Подготовлено на основе материала
П.С. Долгополова
ООО "СевИнтелИнвест"
