Распространяются ли требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 на заверение копий трудовых книжек?
Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на порядок заверения копий трудовых книжек.
Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему, в частности, копию ведущейся работодателем трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копии трудовой книжки или выписки из трудовой книжки (при ее ведении) работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить их дистанционному работнику на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника (в порядке взаимодействия, установленном коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору) (ч. 6 ст. 312.2, ч. 7, 9 ст. 312.3 ТК РФ).
Заверенной копией документа считается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие документы, в том числе включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299), класс 0200000.
Трудовые книжки (их копии) также относятся к организационно-распорядительным документам. Следовательно, ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на порядок их заверения.
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "Подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год"), и заверяется печатью организации (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Вместе с тем по общему правилу стандартизация в РФ основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" (далее - Закон N 162-ФЗ)).
Документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции (товаров, работ, услуг), если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Закона N 162-ФЗ).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н). Требования хранить трудовые книжки в номенклатурном деле нет.
Таким образом, если организации хранят трудовые книжки не в номенклатурных делах, а обособленно, то, с учетом рекомендательного характера требований ГОСТ, по нашему мнению, номер дела и год указывать не требуется. Для того чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала трудовой книжки, достаточно указать: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Организация".
Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
