Как исчислить и отразить в отчетности страховые взносы при удержании за неотработанные дни отпуска в случае увольнения работника?
При удержании из заработной платы работника сумм за неотработанные дни отпуска необходимо уменьшить и отразить в расчете по страховым взносам базу для исчисления страховых взносов в том периоде, в котором произведены удержания отпускных.
Если же в результате перерасчета база за период, в котором работник был уволен, скорректирована быть не может, следует представить уточненный расчет за период начисления отпускных.
Для корректировки суммы страховых взносов на травматизм в расчете формы 4 - ФСС за период удержания отпускных необходимо уменьшить начисленные работникам выплаты на удержанную и (или) возвращенную работником сумму и отразить сумму страховых взносов с измененной суммы выплат.
Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться в том числе в случае увольнения работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ).
При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст. 140 ТК РФ).
Корректировка страховых взносов, администрируемых налоговыми органами
Суммы отпускных облагаются страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ). Соответственно, за период, в котором отпускные были начислены, суммы отпускных и страховые взносы с них должны быть отражены в расчете по страховым взносам (утв. Приказом ФНС России от 18.09.2019 N ММВ-7-11/470@) (далее - расчет), в том числе по разд. 3 в отношении данного работника (п. 1 ст. 421, п. 1 ст. 431, п. 2 ст. 423, пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ, разд. XXI Порядка заполнения расчета по страховым взносам, утв. Приказом ФНС России N ММВ-7-11/470@).
Из сумм, причитающихся к выплате работнику при увольнении, суммы предоставленного авансом отпуска могут быть удержаны в размере, не превышающем 20% от выплачиваемых сумм (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Поэтому может сложиться ситуация, когда работодатель не сможет удержать излишне выплаченные отпускные в полном размере. Оставшуюся сумму долга работник может добровольно вернуть или же работодатель может простить эту задолженность.
При этом истребовать ее через суд работодатель не сможет (ч. 4 ст. 137 ТК РФ, п. 3 ст. 1109 ГК РФ, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 28.01.2020 по делу N 33-1544/2020(33-23884/2019), Определение Верховного Суда РФ от 12.09.2014 N 74-КГ14-3).
При обнаружении плательщиком в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате, плательщик обязан внести необходимые изменения в расчет и представить в налоговый орган уточненный расчет в порядке, установленном ст. 81 НК РФ.
При обнаружении плательщиком в поданном им в налоговый орган расчете недостоверных сведений, а также ошибок, не приводящих к занижению суммы страховых взносов, подлежащих уплате, плательщик вправе внести необходимые изменения в расчет и представить в налоговый орган уточненный расчет в порядке, установленном ст. 81 НК РФ (п. 1.2 разд. I Порядка заполнения расчета по страховым взносам).
В Письмах ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 N 1376-19 применительно к нормам ранее действовавшего законодательства о страховых взносах указывалось, что обнаружение в текущем отчетном (расчетном) периоде необходимости удержать с работников выплаты, которые были излишне начислены им в прошлых отчетных (расчетных) периодах, не является обнаружением ошибки в исчислении базы для начисления страховых взносов, поскольку в каждом из указанных периодов (прошлом и текущем) база для начисления страховых взносов определялась как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу работников именно в том периоде.
Из вышеизложенного следует, что, поскольку суммы отпускных в прошлом отчетном периоде были начислены правомерно, перерасчет и удержание сумм отпускных в связи с увольнением работника не является обнаружением ошибки. Соответственно, уточненный расчет за предыдущий период представлять не требуется. С учетом того, что база для исчисления страховых взносов определяется нарастающим итогом, удержание будет учтено при определении базы для исчисления страховых взносов в текущем периоде. Сумма произведенного перерасчета отражается в расчете по страховым взносам за отчетный период, в котором произведены удержания отпускных.
В то же время может сложиться ситуация, когда работник возвращает задолженность, размер которой превышает сумму начислений по нему в текущем периоде, поэтому в текущем периоде база скорректирована быть не может.
Все значения стоимостных показателей, отражаемых в разд. 1 - 3, Приложениях 1 - 8 к разд. 1, Приложении 1 к разд. 2 расчета, указываются в рублях и копейках и не должны иметь отрицательные значения (п. 2.12 разд. II Порядка заполнения расчета по страховым взносам).
Поэтому следует скорректировать базу за период начисления отпускных, в частности по разд. 3 расчета. В текущем отчетном периоде сумма произведенного перерасчета за предшествующий период не отражается в расчете.
Необходимо учесть, что Приказом ФНС России от 06.10.2021 N ЕД-7-11/875@ утверждена новая форма расчета по страховым взносам, которая применяется начиная с представления РСВ за I квартал 2022 г. (п. 3 Приказа N ЕД-7-11/875@).
Корректировка страховых взносов на травматизм
Сумма исчисленных взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний отражается в расчете формы 4-ФСС, утвержденной Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 N 381 (п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ). Для корректировки начисленных страховых взносов в случае удержания из заработной платы работника сумм излишне выплаченных отпускных (а также в случае возврата отпускных работником) необходимо уменьшить сумму выплат, начисленных работникам (строка 1 таблицы 1 расчета), и, соответственно, сумму начисленных страховых взносов (строка 2 таблицы 2 расчета) в периоде удержания из заработной платы отпускных (возврата работником).
Подготовлено на основе материала
У.А. Кустиковой
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
