Вопрос: Как установить разъездной характер работы работнику?
Как установить разъездной характер работы работнику?
Для установления разъездного характера работы данное условие должно быть поименовано в трудовом договоре работника, кроме того, необходимо утвердить перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы, установить размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками. Работодатель также вправе установить доплату (надбавку) компенсационного характера за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Действующее законодательство не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы, а также не указывает на трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной. При этом следует учесть, что разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер. Постоянная работа, которая имеет разъездной характер, не признается служебной командировкой (ст. 166 ТК РФ, Письма Минтруда России от 18.09.2020 N 14-2/ООГ-15047, Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ). Оформление разъездного характера работы работнику Для соблюдения норм трудового законодательства при оформлении разъездного характера работы работнику следует выполнить следующие действия. Отразить условие о разъездном характере работы в трудовом договоре с работником, так как данное условие относится к обязательным (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Если разъездной характер работы устанавливается работнику при его приеме на работу, то данное условие сразу закрепляется в трудовом договоре. Если уже трудоустроенному работнику - то путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ). В случае несогласия последнего работодатель (при наличии оснований и соблюдении процедуры) может прибегнуть к нормам ст. 74 ТК РФ. Формулировка в трудовом договоре о разъездном характере работы, в случае когда трудовые обязанности будут выполняться за пределами одного населенного пункта, может выглядеть следующим образом: "Выполняемая в соответствии с настоящим трудовым договором работа носит разъездной характер. Разъездная работа осуществляется в пределах г. Москвы и Московской области (территория, в пределах который работник осуществляет трудовую деятельность)". Работодатель может прописать территорию разъездов в тех пределах, которые ему необходимы, законом это не запрещено. Кроме того, в должностных инструкциях или иных документах, определяющих круг должностных обязанностей работников, также необходимо прописывать, что их работа носит разъездной характер. Утвердить перечень работ, профессий и должностей работников, работа которых носит разъездной характер, в коллективном договоре, соглашении или в локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Работодатель может как разработать отдельный локальный нормативный акт (например, положение о разъездном характере работы), так и включить все необходимые условия в уже существующий в организации локальный акт (например, правила внутреннего трудового распорядка). При этом сам список должностей не обязательно указывать в тексте локального нормативного акта, он может идти как приложение к нему. Так, в локальном нормативном акте можно указать: "Перечень должностей с разъездным характером работы установлен в приложении к настоящему положению" и приложить соответствующий список. Либо перечень должностей работников, чья работа имеет разъездной характер, можно утвердить отдельным приказом работодателя, а в положении о разъездном характере работ прописать порядок возмещения работникам расходов и определить формы документов, позволяющие вести учет служебных поездок работников. Издание отдельного приказа об установлении разъездного характера работы имеет смысл и для того, чтобы соответствующий статус работника стал известен заинтересованным должностным лицам работодателя. Так, о необходимости начислять конкретному работнику надбавку или компенсацию бухгалтер узнает непосредственно из приказа. Разработанный локальный нормативный акт или изменения в действующем документе должны быть утверждены приказом работодателя. Работники, которым устанавливается разъездной характер работы, знакомятся с локальным нормативным актом под роспись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Работодателю желательно разработать формы документального контроля за передвижениями работников, например журнал регистрации (учета) служебных поездок. Отметка в журнале будет свидетельствовать о том, что работники не прогуливали, а были в разъездах, а работодатель сможет проконтролировать поездки работников и установить, были ли нарушения трудового распорядка и режима работы с их стороны. Кроме того, можно предусмотреть журнал в электронном виде. Порядок ведения журнала регистрации (учета) поездок работников утверждается приказом работодателя, с которым работники должны быть ознакомлены. Гарантии и компенсации при разъездном характере работы Гарантии - это средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений. Компенсации, в свою очередь, представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). При разъездном характере работы работнику установлены следующие гарантии и компенсации (ч. 1 ст. 129, ст. ст. 149, 168.1 ТК РФ): доплаты и надбавки за разъездной характер работы, которые имеют компенсационный характер за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных; возмещение расходов, связанных со служебными поездками. Доплата за разъездной характер работы Доплаты и надбавки компенсационного характера за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, признаются составной частью заработной платы. Такая доплата (надбавка) не является обязательной, однако работодатель вправе ее установить (ст. ст. 8, 135, 149 ТК РФ). Если работодатель устанавливает доплату как вид компенсационной выплаты, то она является составной частью зарплаты и в трудовом договоре следует либо указать ссылку на соответствующий локальный акт, в котором указаны конкретный размер надбавок и порядок их выплаты, либо конкретизировать данные условия непосредственно в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Если условие о выплате подобной доплаты за разъездной характер работы указывается в локальном нормативном акте работодателя, к которому имеется отсылка в трудовых договорах с работниками, то работодателю следует учесть мнение представительного органа работников (если такой представительный орган создан в организации) (ч. 4 ст. 135 ТК РФ). С изменениями, которые вносятся в уже действующий локальный нормативный акт, работники должны быть ознакомлены под подпись (ст. 22 ТК РФ). Работодателю также необходимо заключить с каждым работником дополнительное соглашение к трудовому договору, если в трудовой договор вносятся изменения (ст. 72 ТК РФ). В отношении вновь принимаемых на работу лиц условие о доплате за разъездной характер работы должно содержаться в заключаемых с ними трудовых договорах. Возмещение расходов при разъездном характере работы Для работодателя обязательным является возмещение расходов в связи с разъездным характером работы, а именно: расходов на проезд (см., например, вопрос: "Каков порядок налогообложения расходов на проезд в такси работника с разъездным характером работы?"), наем жилого помещения, суточных и иных расходов, произведенных работниками с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). Установленный перечень возмещаемых расходов является открытым и может быть расширен работодателем, так как работодатель вправе установить в коллективном договоре, соглашении или в локальном нормативном акте размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками. Предельные величины сумм возмещения расходов также не ограничиваются, однако работодатель не вправе и необоснованно занижать суммы компенсаций (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Трудовое законодательство не запрещает работодателю выплачивать работнику фиксированную сумму (надбавку) за разъездной характер работы в качестве возмещения расходов. При этом указанную выплату следует производить вне зависимости от трудового результата работника, тогда ее можно будет отнести к компенсациям согласно ст. ст. 164, 168.1 ТК РФ. При этом работодатель должен учитывать, что сумма надбавки должна компенсировать расходы на проезд и иные возможные расходы работника, связанные с разъездным характером работы. Однако такое оформление возмещения расходов может вызвать претензии со стороны контролирующих органов. В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы выплат в пользу работников не могут признаваться компенсационными в связи с разъездным характером работы работников (Письмо Минтруда России от 30.09.2014 N 17-4/В-462). Таким образом, по нашему мнению, наиболее безопасным вариантом компенсации расходов работника является их возмещение на основании подтверждающих документов, а не в фиксированной сумме. Перечень оправдательных документов работодатель вправе установить в локальном нормативном акте. При этом целесообразно предусмотреть документы для ближних и дальних поездок. К примеру, расходы работника на городской или муниципальный транспорт подтвердят проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, если работник использует личный или служебный автотранспорт - путевой и маршрутный листы, чеки, квитанции. Проживание в гостинице может удостоверить кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.
Подготовлено на основе материала В.И. Неклюдова Государственная инспекция труда в Нижегородской обл.
См. также: • Какие документы оформляются для направления работника в служебную поездку при разъездном характере работы? • Что учесть при заключении трудового договора о дистанционной работе с разъездным характером?
