Вопрос: Как составить журнал регистрации должностных инструкций?
Как составить журнал регистрации должностных инструкций?
Журнал регистрации должностных инструкций не является обязательным для организации и не имеет унифицированной формы. Порядок его разработки и принятия утверждается работодателем самостоятельно. Должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1). При этом наличие должностной инструкции работника в организации является правом работодателя, но не обязанностью (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.05.2020 N 77/10-18732-ОБ/18-1299). Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). Журнал учета должностных инструкций применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним. Система учета должностных инструкций является внутренним вопросом организации, поэтому она самостоятельно определяет правила их регистрации. Журнал регистрации должностных инструкций может быть разработан в произвольной форме, с учетом утвержденного порядка принятия ЛНА в организации, так как он ведется исключительно для удобства работодателя. На практике форма данного журнала чаще всего указывается в положении о документообороте или в положении о должностных инструкциях. С целью ведения журнала регистрации должностных инструкций работодателю рекомендуется назначить ответственное лицо, определив его также в ЛНА. По своей структуре журнал представляет собой книгу фиксации документов и относится к категории регистрационных учетных форм. По нашему мнению, журнал регистрации должностных инструкций должен состоять из титульного листа (обложка журнала), основного раздела и обратной стороны. При оформлении журнала регистрации должностных инструкций на обложке рекомендуется указывать (п. 4.25 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, Приложение N 11 к данным Правилам, одобрено Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002): • наименование организации; • наименование структурного подразделения; • заголовок; • срок хранения; • дату - год(ы) заведения и окончания журнала. Основной раздел должен включать в себя информацию о работнике и порядке его ознакомления с должностной инструкцией: • порядковый номер записи должностной инструкции; • регистрационный номер должностной инструкции и дату ее утверждения; • дату приема работника в организацию; • номер приказа о приеме работника (если работодатель принял решение об издании таких приказов); • Ф.И.О. работника; • должность, которую занимает работник; • наименование структурного подразделения, в состав которого включена должность; • личную подпись работника, ознакомившегося с должностной инструкцией; • дату ознакомления работника с должностной инструкцией; • Ф.И.О. работника, ответственного за ведение журнала. Обратная сторона журнала представляет собой лист, который включает информацию о заверении и прошивке журнала. Данный лист, по нашему мнению, должен отражать общее количество листов журнала, название должности и Ф.И.О. заверяющего (руководителя организации), его подпись, дату и место для печати.
Пример. Журнал регистрации должностных инструкций ООО "N"
Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним
N п/п N и дата должностной инструкции Дата приема работника на работу; N ___ Приказа Ф.И.О. работника; должность Наименование структурного подразделения Личная подпись работника, подтверждающая факт ознакомления с инструкцией и получения ее копии Дата ознакомления с должностной инструкцией Ф.И.О. работника, ответственного за ведение журнала
1 N 12-ДИ/2021 от 22.11.2021 13.12.2021; Приказ N 3-12/21 Иванов И.И. Юрисконсульт Правовой отдел 13.12.2021 Петров П.П.
2
3
4
5
Отметим, что итоговый вид журнала регистрации должностных инструкций зависит от принятого в организации порядка разработки и утверждения локальных нормативных актов и ознакомления работников с внутренней документацией и локальными нормативными актами.
Подготовлено на основе материала Р.А. Исмаилова Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации
См. также: • Кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации? • Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций? • Обязательно ли нумеровать должностные инструкции и существуют ли требования к такой нумерации?
