Вопрос: Как составить положение о дистанционной работе в организации?
Как составить положение о дистанционной работе в организации?
Организация-работодатель самостоятельно определяет порядок составления положения о дистанционной работе, а также его структуру. В нем рекомендуется указать в том числе порядок и способы взаимодействия с дистанционными работниками, порядок заключения и особенности расторжения трудовых договоров с ними, положения об организации работы дистанционных работников. Дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети Интернет, и сетей связи общего пользования (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Под дистанционным работником понимается работник, заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающие выполнение работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе либо временно, а также работник, выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом работодателя (ч. 2, 3 ст. 312.1 ТК РФ). В целях урегулирования трудовых отношений с данной категорией работников в организации может быть принят локальный нормативный акт - положение о дистанционной работе (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). Порядок составления положения о дистанционной работе Порядок разработки и составления локальных нормативных актов, в том числе положения о дистанционной работе, ТК РФ не установлен, поэтому организация может установить его самостоятельно. Например, для разработки и составления положения о дистанционной работе на основании приказа руководителя организации может быть сформирована рабочая группа и назначено ответственное должностное лицо. Разработанный проект положения, как правило, направляется на согласование заинтересованным должностным лицам, руководителям структурных подразделений, в которых предусмотрена дистанционная работа. С утвержденным положением необходимо ознакомить всех дистанционных работников в письменной форме, в том числе под роспись, либо путем обмена электронными документами, либо в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ). При осуществлении взаимодействия дистанционного работника и работодателя путем обмена электронными документами каждая из осуществляющих взаимодействие сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ). Также на взаимодействие с дистанционными работниками могут быть распространены правила осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). Положение о дистанционной работе вступает в силу со дня его принятия либо со дня, оговоренного в самом документе (ч. 7 ст. 12 ТК РФ). При составлении положения необходимо помнить, что его нормы не должны ухудшать положение дистанционных работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями. Они также не должны иметь дискриминационный характер (ст. 3, ч. 4 ст. 8 ТК РФ). Структура положения о дистанционной работе В положении о дистанционной работе нужно указать основные моменты, регулирующие деятельность дистанционных работников. В частности, при составлении положения о дистанционной работе можно выделить следующие разделы: Общие положения. В данном разделе следует отразить цель принятия документа - регулирование трудовых отношений с работниками, выполняющими трудовую функцию дистанционно (удаленно) (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). В том числе можно указать, что положение о дистанционной работе определяет порядок взаимодействия с работниками (ст. 312.3 ТК РФ). И наконец, что положение утверждено в соответствии с нормами ТК РФ, иными федеральными законами и нормативно-правовыми актами. Основные понятия. В данном разделе следует раскрыть понятия терминов: "дистанционная (удаленная) работа", "дистанционный работник", "дистанционная работа на постоянной основе", "временная дистанционная работа", "трудовая функция", "электронные документы", "электронный документооборот", "документооборот" и т.д. (ч. 1 ст. 15, ч. 1 ст. 22.1, ст. 312.1 ТК РФ, п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ, п. п. 10, 73, 74 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст). Организация работы дистанционного работника. В этом разделе положения можно закрепить, в частности (ст. ст. 312.4, 312.6, 312.7, ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ, Рекомендации, утв. Решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 26.03.2021, протокол N 2): • порядок обеспечения работника необходимым оборудованием, программно-техническими и иными средствами, порядок ознакомления с требованиями охраны труда при работе с указанным оборудованием; • порядок выплаты, сроки и размеры компенсации за использование работником собственного или арендованного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещения расходов, связанных с их использованием (если работник использует данные средства с согласия или ведома работодателя и в его интересах); • режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника; • при временной дистанционной работе может определяться продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно; • условия и порядок вызова дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте; • порядок предоставления дистанционному работнику, выполняющему дистанционную работу на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков; • распространение дополнительных гарантий на дистанционных работников с учетом особенностей их работы и иные положения, связанные с организацией дистанционной работы (при необходимости). Порядок и способы взаимодействия с дистанционным работником. В данном разделе могут быть указаны в том числе порядок кадрового документооборота при заключении трудового договора с дистанционным работником и в связи с выполнением им трудовой функции дистанционно (ст. ст. 312.2, 312.3 ТК РФ, Рекомендации). Может быть предусмотрено, в частности, заключение трудовых договоров посредством обмена электронными документами, предъявление предоставляемых при трудоустройстве документов в электронной форме, ознакомление при трудоустройстве с локальными нормативными актами и коллективным договором путем обмена электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ). Также в данном разделе положения могут быть указаны способы, посредством которых организация осуществляет взаимодействие с дистанционным работником в различных ситуациях, то есть в каких случаях нужно пользоваться тем или иным способом обмена документами и информацией (в электронном виде, почтой, курьерской доставкой, телефонной связью). Помимо прочего, в разделе можно указать, в частности: • случаи и порядок использования усиленной квалифицированной электронной подписи и других видов электронной подписи при обмене электронными документами; • порядок обращения работника к работодателю с заявлениями, объяснениями и другой информацией; • порядок и сроки представления работником отчетов о выполненной работе, передача результатов работ; • сроки подтверждения получения электронных документов; • порядок подтверждения действий дистанционного работника и работодателя, связанных с предоставлением друг другу информации, если они осуществляют взаимодействие в иной форме. Если работодатель принял решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ, то особенности такого взаимодействия также могут указываться в данном разделе положения. Особенности расторжения трудового договора с дистанционным работником. В этом разделе можно в том числе указать максимальный срок, в течение которого работник в период выполнения трудовой функции дистанционно может без уважительной причины не взаимодействовать с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции. Этот срок должен составлять два рабочих дня подряд или более. В случае превышения этого срока работник может быть уволен (ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ). Заключительные положения. В данной части положения указывается, с какого момента оно вступает в силу, каким образом в него могут вноситься изменения, а также указывается лицо, которое будет осуществлять контроль за соблюдением положения.
Подготовлено на основе материала И.А. Васильева, советника государственной гражданской службы РФ 1 класса Государственная инспекция труда в Челябинской обл.
См. также: • Можно ли установить работнику частично дистанционную работу? • Каков порядок перевода работника на дистанционную работу?
