Какой цвет чернил используется для подписания и заполнения документов в организации?
Первичные документы и локальные нормативные акты организации, в том числе приказы, распоряжения, могут подписываться ручкой любого цвета.
Для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, в том числе иметь определенный набор реквизитов.
Регламентирующим документом при составлении организационно-распорядительных документов является ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). В целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 также разработаны Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (разработаны ВНИИДАД). Кроме того, требования к оформлению документов, в том числе организационно-распорядительной документации, установлены ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст), которым устанавливаются термины, в том числе рекомендуемые для применения во всех видах такой документации.
Записи в документах бухгалтерского учета, составляемых на бумажном носителе, должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение срока хранения документов бухгалтерского учета не меньшего, чем установленный ст. 29 Федерального закона "О бухгалтерском учете" (в частности, краской, чернилами, шариковой ручкой). При создании документов бухгалтерского учета на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (в частности, простым карандашом) (п. 13 ФСБУ 27/2021).
Ни один из вышеуказанных актов не содержит каких-либо требований к цвету и составу чернил подписантов.
Такого рода требования встречаются в ведомственных нормативных актах и они могут отличаться друг от друга.
Так, например, при заполнении дипломов о среднем профессиональном образовании и их дубликатов подписи председателя ГЭК, руководителя проставляются чернилами, пастой или тушью черного, синего или фиолетового цвета (п. 10 Порядка, утв. Приказом Минобрнауки России от 25.10.2013 N 1186).
В случае представления в регистрирующий орган формы заявления о регистрации юридического лица, заполняемого вручную, заполнение осуществляется чернилами черного, фиолетового или синего цвета (п. 4 Требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган, утв. Приказом ФНС России от 31.08.2020 N ЕД-7-14/617@).
Документы, создаваемые в Следственном комитете, оформляются на бланках с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета (п. 3.1.3 Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации, утв. Приказом СК России от 18.07.2012 N 40) и т.д.
Действующее законодательство не предъявляет специальных требований, касающихся цвета чернил, ни к первичным документам, ни к локальным нормативным актам работодателя.
Как видно из перечисленного, каких-либо ограничений и/или специальных требований к цвету чернил нет.
Также в Письме УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 N 16-15/104968@ отмечается, что налоговое законодательство не содержит запретов и ограничений в части подписания документов перьевыми или гелевыми ручками.
Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 ГК РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора также нет.
Специальных требований к цвету чернил при подписании работодателем локальных актов, в том числе приказов, распоряжений, трудовое законодательство также не предъявляет. В то же время, например, записи в трудовой книжке рекомендуется производить световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н).
Таким образом, в настоящее время отсутствуют нормативные документы, которые регламентируют хозяйствующим субъектам использовать при подписании первичных документов и локальных нормативных актов, в том числе приказов, распоряжений, специальный цвет чернил. Уполномоченные лица организации, подписывая документы, могут пользоваться любым цветом чернил. Руководитель организации в локальных нормативных актах (регламентах издания распорядительных документов, выдачи доверенностей, ведения переписки и т.п.) может установить требования к форме представления оригинала и средствам его изготовления, в том числе к чернилам, их цвету, ручкам, печатающим устройствам и т.п., не противоречащие действующему законодательству.
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"
