Вопрос: По договору о предоставлении транспортно-экспедиционных услуг по территории иностранного государства с российским соисполнителем организации (ООО) оказаны услуги транспортной экспедиции. Организации поступили скан-образы подтверждающих документов. Оригиналы актов поступили со значительным опозданием и в период, когда сменился генеральный директор (на момент получения документов директор еще не имеет полномочий).
Кто вправе подписать оригиналы первичных документов? Вправе ли организация учесть в целях налогообложения прибыли расходы на оказанные ей услуги?
Ответ: Подписать документы может новый директор или, например, лицо, уполномоченное доверенностью, выданной прежним директором.
Если услуги транспортно-экспедиционного обслуживания были оказаны, то подписание новым директором оригиналов первичных документов, полученных с опозданием, не должно повлечь отказ в признании расходов на указанные услуги.
Кроме того, есть разъяснения контролирующих органов, что в исключительных случаях расходы можно признать и на основании скан-образов первичных документов.
Обоснование: Полномочия новый директор приобретает с даты решения о его назначении, принятого общим собранием участников (п. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", Решение ВАС РФ от 29.05.2006 N 2817/06, Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.06.2020 N 13АП-33813/2019 по делу N А56-64768/2019).
Если первичные документы подписаны новым директором, не имеющим полномочий на момент изготовления документов и их подписания, то это означает, что такие документы подписаны неуполномоченным лицом (см. Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 22.06.2018 N 02АП-2869/2018 по делу N А31-13505/2016).
Однако тот факт, что первичные учетные документы подписало неустановленное (неуполномоченное) лицо, сам по себе не влечет незаконность признания расходов (п. 3 ст. 54.1 Налогового кодекса РФ).
В рекомендациях ФНС России по применению ст. 54.1 НК РФ отмечено: одного факта подписания документов неустановленным или неуполномоченным лицом недостаточно для предъявления претензий налогоплательщику (п. п. 5, 7 Письма ФНС России от 10.03.2021 N БВ-4-7/3060@).
Есть судебные акты, в том числе Постановления Президиума ВАС РФ от 08.06.2010 N 17684/09 и от 25.05.2010 N 15658/09, в которых суд признал расходы подтвержденными, несмотря на то что первичные документы были подписаны неуполномоченным лицом. Постановление Президиума ВАС РФ N 17684/09 приведено также в п. 31 Обзора Постановлений Президиума ВАС РФ по налоговым спорам за период с 2010 года по первое полугодие 2011 года, который ФНС России направила для использования в работе (Письмо ФНС России от 12.08.2011 N СА-4-7/13193@).
В отношении налога на прибыль Минфин России и ФНС России разъяснили: ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие инспекции идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость и другие обстоятельства хозяйственной жизни, не являются основанием для для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 (направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@)).
Таким образом, если услуги по договору транспортной экспедиции были оказаны и документально подтверждены, то подписание новым директором оригиналов первичных документов, полученных с опозданием, не должно повлечь отказа в признании расходов.
В рассматриваемом случае подписать оригиналы первичных документов также может представитель по доверенности, выданной прежним директором. Доверенность сохраняет свою силу в течение срока, на который она выдана, даже если в течение этого срока руководитель, ее подписавший, сменился. Данный вывод подтвержден судебной практикой (Решение Верховного Суда РФ от 06.02.2019 N 6-ААД19-1, Определение Верховного Суда РФ от 16.06.2017 N 305-ЭС17-6452 по делу N А40-238730/2015).
Вместо выдачи доверенности прежним директором можно было издать приказ о праве подписи первичных документов.
Первичный документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
В заключение отметим, что организация, по мнению финансового ведомства, в исключительных случаях может использовать скан-образы первичных документов в бухгалтерском учете для регистрации и хранения данных в регистрах бухучета. При этом руководитель должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Законом N 402-ФЗ (должны быть указаны обязательные реквизиты) (Письма Минфина России от 22.10.2020 N 03-03-06/1/92073, от 22.04.2020 N 03-01-10/32570, от 13.05.2020 N 03-03-07/38785).
Аналогичные разъяснения даны в Письме ФНС России от 26.02.2021 N СД-4-3/2476.
Поскольку к налоговому учету принимаются первичные учетные документы, которые соответствуют требованиям законодательства о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 11 НК РФ, ст. 9 Закона N 402-ФЗ), для целей налогообложения расходы налогоплательщика будут отвечать критерию п. 1 ст. 252 НК РФ (подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации).
В.И. Суколенова
ЗАО "Сплайн-Центр"
Региональный информационный центр
23.08.2021
