Вопрос: Можно ли записывать без предварительного уведомления и согласия сторон переговоры и телефонные разговоры работников организации с клиентами, с контрагентами и иными лицами?
Можно ли записывать без предварительного уведомления и согласия сторон переговоры и телефонные разговоры работников организации с клиентами, с контрагентами и иными лицами?
По общему правилу организация не обязана предварительно уведомлять клиентов, контрагентов и иных лиц о предстоящей записи переговоров. Однако запись, хранение и любые иные операции с информацией, содержащей персональные данные лица, без его согласия является нарушением законодательства. К персональным данным относится любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), в частности: фамилия, имя, отчество, пол, возраст, образование, место жительства физического лица и т.д. ИНН к персональным данным не относится (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Закон N 152-ФЗ), Письмо Минфина России от 12.01.2021 N 03-01-11/343, N 03-01-11/347). Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). После достижения целей обработки персональных данных или в случае отсутствия необходимости в достижении таких целей персональные данные необходимо уничтожить или обезличить (ч. 7 ст. 5 Закона N 152-ФЗ). Обязанность уведомить клиента, контрагента и иное лицо о записи переговоров Законодательством установлены отдельные виды информации, доступ к которой без согласия обладателя соответствующей информации неправомерен (в том числе информация, составляющая коммерческую тайну, персональные данные, сведения о частной жизни лица). Сведения, которые не отнесены к информации ограниченного доступа, могут беспрепятственно собираться, использоваться и распространяться любым лицом (п. 1 ст. 3, ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее - Закон N 149-ФЗ)). Поскольку в процессе переговоров каждый из участников добровольно сообщает остальным участникам информацию, обладателем которой он является, получение такой информации другими участниками переговоров не должно рассматриваться как незаконный доступ к ней (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 06.12.2016 N 35-КГ16-18). Исключением из данного правила являются персональные данные, так как для совершения любых действий с указанными данными по общему правилу необходимо получение согласия от их обладателя (п. 3 ст. 3, п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ). В случае обнаружения несанкционированного использования персональных данных субъект персональных данных может потребовать возмещения убытков, полученных в результате нарушения его прав, а также компенсации причиненного ему морального вреда (ч. 2 ст. 17, ч. 2 ст. 24 Закона N 152-ФЗ, ст. 151 ГК РФ). Необходимо отметить, что лицо, которым была получена информация ограниченного доступа, обязано сохранить ее конфиденциальность, то есть не сообщать ее другим лицам без согласия обладателя (п. 7 ст. 2, ч. 2 и 4 ст. 9 Закона N 149-ФЗ). Нарушение такой обязанности влечет за собой административную ответственность (ст. 13.14 КоАП РФ). Обладатель такой информации вправе также потребовать возмещения убытков, причиненных в результате ее разглашения, и компенсации морального вреда (ч. 2 ст. 17 Закона N 152-ФЗ, ст. 151 ГК РФ). Приведенные выше требования в полном объеме применимы и к записи телефонных разговоров работников организации с ее клиентами, а также третьими лицами. Поскольку телефонные переговоры работников с клиентами, контрагентами или иными лицами с высокой долей вероятности могут содержать персональные данные указанных лиц, рекомендуется до начала разговора уведомить клиента или третье лицо о возможности такой записи, указав ее цель (ст. 5 Закона N 152-ФЗ). По нашему мнению, продолжение лицом телефонного разговора после такого уведомления может рассматриваться как его согласие на обработку его персональных данных (ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ). Обязанность уведомить работника о записи переговоров Согласие работников на обработку их персональных данных может быть оформлено как в виде отдельного документа, так и закреплено в тексте трудового договора и отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию согласия, согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ (п. 5 Разъяснений Роскомнадзора "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве"). Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, утверждены Приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 N 18. Согласие работников организации на обработку их персональных данных в связи с записью телефонных разговоров не обязательно, если обработка этих данных осуществляется в целях контроля качества выполняемой работы (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ, п. 1 ст. 86 ТК РФ). Однако стоит учитывать, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Обратите внимание! Нарушение установленного порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных влечет привлечение к ответственности (ст. 13.11 КоАП РФ).
Подготовлено на основе материала А.А. Гулина Первый Дом Консалтинга "Что делать Консалт" Региональный информационный центр
См. также: • Надо ли запрашивать отдельное согласие работника на передачу его персональных данных, указанных в договоре об оказании услуг, третьим лицам (с указанием контрагента)? Вправе ли контрагент передавать его данные работникам своей организации? • Какие действия должен предпринять работодатель, если работник отказался от обработки персональных данных? • Какая ответственность предусмотрена за разглашение конфиденциальной информации?
