В каких случаях работнику нужно возмещать расходы на проезд в метро?
Работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд в общественном транспорте в пределах одного населенного пункта, в том числе в метро, если постоянная работа осуществляется работником в пути или имеет разъездной характер. Возмещение указанных расходов также производится при направлении работника в командировку при условии, что они были произведены работником с разрешения работодателя и положение о возмещении таких расходов закреплено в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Кроме того, работодатель возмещает раз в год расходы на метро в составе расходов на проезд к месту нахождения образовательной организации и обратно соответствующей категории учащихся работников.
Проезд в метро при разъездном характере работы
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы на проезд. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками данных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размер и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ).
Понятие разъездного характера работы в законодательстве не установлено, но в трудовом договоре в соответствии со ст. 57 ТК РФ обязательно указываются условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).
При этом согласно разъяснениям Минтруда России разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. При этом такая работа должна носить постоянный характер (Письмо Минтруда России от 18.09.2020 N 14-2/ООГ-15047).
Таким образом, при разъездном характере работы расходы на проезд в метро возмещаются работнику работодателем в размере и порядке, установленных коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом работодателя и (или) трудовым договором. Перечень документов, предъявляемых работником работодателю для получения возмещения, также определяется соответствующими документами.
Проезд в метро во время командировки
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы на проезд; расходы на наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749)).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в зависимости от места работы определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления, коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2, 3, 4 ст. 168 ТК РФ).
Так как законодательно нигде не закреплено, что входит в иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя, работодатель может предусмотреть возмещение расходов на проезд в общественном транспорте в месте командировки, закрепив это в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Данный вывод сделан в Письме Минфина России от 21.07.2011 N 03-03-06/4/80.
Таким образом, порядок возмещения расходов на проезд в метро в коммерческой организации определяется работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Для получения соответствующего возмещения работник по возвращении из командировки вместе с авансовым отчетом должен представить работодателю в течение 3 дней документы, подтверждающие данные расходы (п. п. 24, 26 Положения N 749).
Проезд в метро до места обучения и обратно
Один раз в учебном году работодатель оплачивает работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно. Работникам, осваивающим образовательные программы среднего профессионального образования по заочной форме обучения, оплачивается проезд к месту нахождения образовательной организации и обратно в размере 50% стоимости проезда (ч. 3 ст. 173, ч. 3 ст. 174 ТК РФ).
Таким образом, соответствующей категории учащихся работников расходы на проезд в метро должны быть компенсированы в составе оплаты проезда к таким учебным заведениям.
При этом гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые. Они также могут предоставляться работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным для получения образования работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором. Основанием для возмещения данным работникам расходов на проезд, в том числе в метро, является справка-вызов из учебного заведения (ч. 1, 4 ст. 177 ТК РФ).
Подготовлено на основе материала
Г.А. Шириковой
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
