В каком порядке ведется секретное делопроизводство в организации?
Организация должна получить лицензию на работу с государственной тайной и создать соответствующее структурное подразделение. Секретное делопроизводство ведется в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 05.01.2004 N 3-1 (далее - Инструкция N 3-1).
Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая создание документов и организацию работы с ними в организации (прием, учет, размножение, рассылку, хранение и уничтожение документов).
Требования к порядку организации секретного делопроизводства определены Инструкцией N 3-1, которая сама по себе является секретной. Возможность ознакомиться с ее содержанием получают те работники, которым был предоставлен соответствующий допуск к государственной тайне. Вести в организации секретное делопроизводство необходимо в соответствии с указанной Инструкцией.
Для получения допуска к проведению работ со сведениями, составляющими государственную тайну, организация должна получить лицензию в соответствии со ст. 27 Закона РФ от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (далее - Закон N 5485-1).
Порядок и условия получения такой лицензии предусмотрены Постановлением Правительства РФ от 15.04.1995 N 333.
В структуре организации должно быть образовано подразделение по защите государственной тайны, а в штат приняты работники, количество и уровень квалификации которых являются достаточными для защиты государственной тайны. Организация также должна располагать сертифицированными средствами защиты информации (ст. ст. 27, 28 Закона N 5485-1).
Подтверждение степени секретности сведений осуществляется в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства РФ от 23.08.2018 N 984. Порядок допуска должностных лиц и граждан РФ к государственной тайне определяется Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 06.02.2010 N 63 (далее - Инструкция N 63).
Подготовка материалов для оформления допуска граждан к государственной тайне осуществляется кадровыми подразделениями (работниками, ведущими кадровую работу) организации, направлять граждан в режимно-секретные подразделения и органы безопасности по вопросам, связанным с оформлением допуска к государственной тайне, запрещается (п. 27 Инструкции N 63). Сам допуск к государственной тайне оформляется решением руководителя организации.
Работа организации со сведениями, составляющими государственную тайну, предполагает обязательное наличие определенных документов, предусмотренных ст. 21 Закона N 5485-1. К ним относятся обязательство по нераспространению государственной тайны, согласие на частичные, временные ограничения прав (например, запрет на выезд за границу), согласие на проведение проверочных мероприятий полномочными органами. От лица, которому предоставлен допуск к государственной тайне, необходимо получить паспортные данные в виде анкеты или иного документа, ознакомить его с требованиями законодательства РФ в области защиты государственной тайны. Поскольку допуск к государственной тайне предполагает предоставление соответствующему лицу определенных социальных гарантий, в документах кадрового учета и делопроизводства необходимо их отразить. Так, в трудовых договорах, положениях об оплате труда и иных локальных актах организации необходимо установить процентные надбавки работникам в зависимости от степени секретности сведений, к которым они имеют допуск, преимущественное право на оставление на работе при прочих равных условиях при сокращении штата или численности.
Формы анкет, справок, учетных карточек, журналов учета карточек на допуск к государственной тайне, а также иные формы отчетной документации, используемой при работе со сведениями, составляющими государственную тайну, приведены в Инструкции N 63.
Подразделение по защите государственной тайны должно разработать и утвердить у руководителя организации номенклатуру должностей, по которым предоставляется допуск к государственной тайне. Номенклатура таких должностей оформляется в двух экземплярах и должна быть согласована с территориальным органом ФСБ России, в дальнейшем переутверждается с периодичностью не реже чем один раз в пять лет. На каждого работника, которому предоставляется допуск к государственной тайне, в данный государственный орган представляются анкета, справка об отсутствии медицинских противопоказаний, учетная карточка и иные документы, предусмотренные Инструкцией N 63 (п. п. 20, 22, 25, 28, 33 Инструкции N 63).
А.И. Бычков
ООО "ПИМПЕЙ КАССА"
