Как в авансовом отчете отразить расходы на проезд?
Подотчетное лицо отражает фактически произведенные расходы на проезд в графах 1 - 6 оборотной стороны авансового отчета, указывая наименование, номера и даты документов, подтверждающих такие расходы, а также суммы затрат по ним. Перечисленные документы нумеруются в порядке, соответствующем записям в авансовом отчете, и прикладываются к нему. Затем работник подписывает авансовый отчет на оборотной стороне, расшифровывает подпись и предъявляет его вместе с приложенными документами главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю).
Работодатель возмещает (оплачивает) расходы на проезд в случаях, установленных ТК РФ и локальными нормативными актами организации (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 168, ч. 1 ст. 168.1, ч. 3 ст. 173, ч. 1 ст. 173.1, ч. 3 ст. 174, ч. 1, 3 ст. 325 ТК РФ), в частности, командированным работникам, работникам с разъездным характером работы (курьерам, экспедиторам и др.), работающим студентам.
Наличные деньги под отчет на приобретение денежных документов выдаются на основании приказа руководителя организации или заявления подотчетного лица (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У) в редакции Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У (далее - Указание N 5587-У)).
Приказ может оформляться как на каждую выдачу, так и на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
Также он должен содержать подпись руководителя, дату и номер приказа (Письмо Банка России от 06.09.2017 N 29-1-1-ОЭ/20642).
В заявлении о получении подотчетных сумм отсутствуют требования к его содержанию (к указанию суммы получаемых наличных денег, срока, на который они выдаются, подписи руководителя и даты). Форма такого заявления не установлена, но и упоминание о его произвольной форме исключено. Официальных разъяснений Банка России о форме заявления о получении подотчетных сумм на данный момент нет. В случае, когда выдача денег под отчет осуществляется по заявлению работника (а не по приказу о выдаче денег под отчет), в нем следует указать сумму к получению, срок, на который она выдана, подпись руководителя и дату, как было ранее указано в пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У, до внесения в него изменений Указанием N 5587-У. Иначе смысл заявления теряется - кассир не сможет определить, сколько именно денег он должен выдать и может ли в принципе это сделать.
Выдача денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру 0310002 (пп. 6.2, 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
Подотчетное лицо, получившее деньги на проезд, обязано отчитаться о фактически произведенных расходах, заполнив авансовый отчет.
В коммерческих организациях авансовый отчет составляется по унифицированной форме АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, или по самостоятельно разработанной форме (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Сроки представления авансового отчета
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Такой срок работодателю нужно установить в локальном нормативном акте, например в Положении о расчетах с подотчетными лицами, ознакомив с ним работников под подпись либо в электронной форме, если в организации введен электронный документооборот (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1, абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1, 11 ст. 22.2, ч. 3 ст. 68 ТК РФ), или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчет.
В связи с изданием Указания N 5587-У не были внесены изменения в п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), согласно которому работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Пункт 26 Положения N 749 является специальной нормой права, устанавливающей согласно ст. 166 ТК РФ порядок направления работников в командировки, в том числе обязанность представления работником авансового отчета по командировке в трехдневный срок.
Функции по определению порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства возложены на Банк России (ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (далее - Закон N 86-ФЗ)). Банк России по вопросам, отнесенным к его компетенции Законом N 86-ФЗ и другими федеральными законами, издает в форме указаний, положений и инструкций нормативные акты, обязательные для федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления, всех юридических и физических лиц (ст. 7 Закона N 86-ФЗ).
Подпункт 6.3 п. 6 Указания N 3210-У устанавливает общий порядок установления срока представления авансового отчета.
Таким образом, работник должен в установленный руководителем срок, не превышающий трех рабочих дней по возвращении из командировки, представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (п. 26 Положения N 749, пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Для иных случаев срок представления авансового отчета определяется работодателем.
Выданные под отчет денежные средства, по которым работником своевременно не представлен авансовый отчет, признаются его задолженностью перед организацией, и данные суммы могут быть удержаны из зарплаты работника. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609).
Документы на проезд, прилагаемые к авансовому отчету
Конкретный перечень документов о расходах на проезд, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, зависит от вида используемых транспортных средств и назначения выданного аванса на проезд.
Расходы на проезд подтверждают, в том числе и в целях налогообложения, следующие документы:
Вид транспорта Подтверждающие документы
Железнодорожный транспорт Перевозочные документы: железнодорожный билет, транспортные карты, в том числе с абонементами на пригородные поезда, багажная квитанция, посадочный купон, распечатка контрольного купона электронного проездного документа на поезд дальнего следования или пригородного сообщения, распечатка электронной багажной квитанции (ст. 82 Федерального закона от 10.01.2003 N 18-ФЗ "Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации", п. п. 78, 80 Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом, утв. Приказом Минтранса России от 19.12.2013 N 473, п. п. 2, 3.2, 3.5, 5 Приложения к Приказу Минтранса России от 21.08.2012 N 322, Приказ Минтранса России от 10.08.2017 N 295)
Городской наземный общественный транспорт, метро, МЦК Проездные билеты (БСО), чеки ККТ, транспортные карты, формы которых утверждены управлением, комитетом или департаментом транспорта при муниципалитете или правительством субъекта РФ, контрольный купон формы КК-1 к транспортной карте формы БСК-2 для подтверждения внесения денежных средств за проезд в поездах пригородного сообщения (п. 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон N 54-ФЗ), п. 5.1 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 02.09.2008 N 797-ПП, Приложение N 2 к Приказу Минтранса России от 21.07.2016 N 202)
Воздушные перевозки Авиабилет и багажная квитанция, распечатка маршрут/квитанции электронного пассажирского билета, посадочный талон, содержащий штамп о досмотре, а при его отсутствии - выданная авиаперевозчиком (его представителем) справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию (п. 2 ст. 105 ВК РФ, п. 84 Общих правил, утв. Приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82, пп. 1, 2 п. 1 Приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134, Письмо Минфина России от 28.02.2019 N 03-03-05/12957)
Легковое такси Чек ККТ, чек, сформированный в соответствии со ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ, заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа (п. п. 1, 2, 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, ч. 4 ст. 27 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", п. 76, пп. "г" п. 82 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.10.2020 N 1586)
Легковое такси при использовании сервисов онлайн-заказа такси Распечатки электронных отчетов о поездке, содержащие информацию о маршруте, времени и стоимости поездки, с сервиса агрегатора; распечатки электронных чеков ККТ (БСО) по каждой транзакции оплаты поездки привязанной личной банковской картой работника, списанию средств за платную отмену поездки, перечислению чаевых водителю, возврату денежных средств
Личный и служебный автомобиль (затраты на ГСМ, автомойку, парковку и пр.) Путевой лист или маршрутный лист, подтверждающие маршрут следования транспорта; счета, квитанции, чеки ККТ и иные документы (п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, п. 7 Положения N 749)
Арендованный автомобиль Договор аренды, акт о передаче (возврате) автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, Письмо Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742)
Заполнение авансового отчета по расходам на проезд
Авансовый отчет по расходам на проезд заполняют в одном экземпляре следующим образом:
• работник заполняет графы 1 - 6 оборотной стороны авансового отчета, указывая в них наименование, номера и даты документов, подтверждающих фактические расходы на проезд, а также суммы затрат по ним. Перечисленные документы нужно пронумеровать в порядке, соответствующем записям в отчете, и приложить к нему. Работник должен подписать авансовый отчет на оборотной стороне, расшифровать подпись и предъявить авансовый отчет с приложенными документами главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У, п. 26 Положения N 749, абз. 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма АО-1), утв. Постановлением Госкомстата России N 55);
• бухгалтер заполняет лицевую сторону и графы 7 - 9 на оборотной стороне. На лицевой стороне авансового отчета в поле "Назначение аванса" нужно указать: "Служебные разъезды", "Командировочные расходы", "Проезд до места обучения" или другие цели, с которыми связано осуществление расходов на проезд.
Пример. Заполнение авансового отчета по расходам на проезд
Курьер организации использовал выданные из кассы под отчет деньги:
• на пополнение транспортной карты "Тройка" N "...". В данном случае на ТК "Тройка" записан тариф "Единый" на 60 поездок. Работнику был выдан контрольный купон к транспортной карте;
• поездку на такси с использованием сервиса онлайн-заказа такси в связи с необходимостью срочной доставки документов из офиса организации в аэропорт Шереметьево для улетающего в командировку коммерческого директора.
Оборотная сторона авансового отчета будет заполнена так:
Номер по порядку Документ, подтверждающий производственные расходы Наименование документа (расхода) Сумма расхода Дебет счета, субсчета
дата номер по отчету принятая к учету
в руб. коп. в валюте в руб. коп. в валюте
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 23.12.2021 025596 Контрольный купон (форма КК-1) к транспортной карте "Тройка" N "...", тариф "Единый" на 60 поездок, продленная услуга 1 970,00 - 1 970,00 - 26
2 23.12.2021 786 Распечатка электронного чека ККТ такси 963,00 - 963,00 - 26
3 23.12.2021 б/н Распечатка отчета о поездке такси о маршруте (ул. Широкая /офис/ - аэропорт Шереметьево), тарифе и стоимости поездки
x x x Итого 2 933,00 2 933,00 x
Подотчетное лицо Астахов Ю.М. Астахов
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
