Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
На архивное хранение личное дело передается после увольнения работника не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передаваемые в архив организации дела подлежат оформлению и описанию.
Личное дело - это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника (п. 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (далее - Методические рекомендации)).
Ведение личных дел работников
Требование об обязательном формировании и ведении личных дел на работников трудовое законодательство не содержит. В то же время действующее законодательство содержит ряд норм, в соответствии с которыми формирование и ведение личных дел обязательны в отношении некоторых категорий работников, например государственных и муниципальных служащих (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации").
При этом законодательством РФ установлены виды документов, ведение и хранение которых является обязательным для любого работодателя, в частности приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ).
Следовательно, законодательство устанавливает обязанность по ведению документов, связанных с трудовой деятельностью работника.
Личное дело заводится на момент поступления работника на работу и завершается датой его увольнения (п. 2.1 Методических рекомендаций).
Если работники организации не относятся к государственным или муниципальным служащим, то ведение их личных дел осуществляется работодателем по его усмотрению; работодатель самостоятельно определяет порядок формирования и ведения личных дел своих работников с учетом положений действующего законодательства, касающихся порядка хранения документов.
При закрытии личного дела в общем случае в него помещаются копия приказа о расторжении (прекращении) трудового договора и заявление об увольнении (либо иной документ, послуживший основанием для прекращения трудовых отношений). Затем документы личного дела направляются в папку "Личные дела уволенных работников", где будут ждать передачи в архив.
Сроки хранения документов
Документы по личному составу - это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ)).
Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также утвержденными в соответствии с законодательством перечнями типовых архивных документов (ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ).
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень). Инструкция по применению указанного Перечня утверждена Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее - Инструкция).
Личные дела руководителей и работников организации должны храниться 50/75 лет ЭПК. При этом виды документов, входящих в состав личных дел работников, не являющихся государственными муниципальными служащими, определяются локальными нормативными актами организации (п. 445 Перечня).
Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее (п. 4.8 Инструкции, ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ):
• срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 г., составляет 75 лет;
• срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г., составляет 50 лет;
• по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;
• документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности (п. 4.9 Инструкции).
Отметим, что сроки хранения архивных документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ).
Порядок сдачи личных дел в архив
На архивное хранение личное дело передается после увольнения работника из данной организации. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила), установлены сроки передачи в архив организации документов по личному составу: не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.1 Правил).
Для передачи личных дел уволенных работников в архив организации дела должны быть подготовлены к такой передаче, то есть оформлены и описаны. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (п. 4.19 Правил).
Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:
• подшивку или переплет документов дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя дела (Приложение N 8 к Правилам);
• составление внутренней описи документов дела (Приложение N 27 к Правилам);
• оформление обложки дела (Приложение N 28 к Правилам).
Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов.
Передача личных дел в архив организации осуществляется по описям дел, составленным структурными подразделениями (п. 4.31 Правил). Опись составляется в двух экземплярах. Сведения, описывающие каждое из дел, включенных в опись, составляют описательную статью, которая содержит (п. 5.5 Правил):
• порядковый номер;
• индекс дела;
• заголовок дела (тома, части);
• крайние даты;
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела (тома, части);
• примечание.
Графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.
В конце описи дел структурного подразделения вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных или пропущенных номеров.
Графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (п. 4.32 Правил).
Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности, а также проставляется дата составления описи (п. 4.1.4 Методических рекомендаций).
Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации (п. 1.4 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее - Методические рекомендации по применению Правил)).
При подшивке (переплете) дела выполняются следующие действия (п. 2.1 Методических рекомендаций, п. 1.2 Методических рекомендаций по применению Правил, п. 4.21 Правил):
• металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются;
• в начале дела, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела; документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных документов (трудовых книжек, дипломов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и формироваться в отдельное дело.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (п. 4.22 Правил).
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Дополнительно отметим, что недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно дело, так как нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа (п. 2.1 Методических рекомендаций).
Дела передают в архив организации по утвержденному руководством организации графику, согласованному с руководителями структурных подразделений. Форма графика произвольная (п. 4.33 Правил).
При приеме-передаче дел в архив необходимо проверить правильность формирования и оформления дел (оформление личных дел должно быть осуществлено кадровой службой организации (специалистом по кадрам)), соответствие количества дел, внесенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные в ходе проверки недостатки, неточности устраняют структурные подразделения.
При непосредственной передаче личных дел уволенных работников присутствуют работник структурного подразделения, от которого они передаются, и работник архива. В описи в графе "Примечание" на уровне каждого заголовка дела проставляют отметки о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают (п. п. 4.32, 4.33 Правил):
• количество фактически принятых в архив дел;
• номера отсутствующих дел;
• дату приема-передачи дел;
• наименования должностей, подписи и расшифровку подписей передавшего дела и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.
На основании такой описи дел в архиве организации осуществляют поиск документов в архиве.
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"
