Вопрос: Можно ли перейти на электронный документооборот с контрагентом, с которым договор в письменном виде не заключен? Возникают ли риски при принятии расходов по налогу на прибыль и вычету НДС по актам и счетам-фактурам, полученным по ЭДО, в данной ситуации?
Можно ли перейти на электронный документооборот с контрагентом, с которым договор в письменном виде не заключен? Возникают ли риски при принятии расходов по налогу на прибыль и вычету НДС по актам и счетам-фактурам, полученным по ЭДО, в данной ситуации?
Соглашение об электронном взаимодействии требуется в случаях применения для подписания электронных документов простой и (или) неквалифицированной электронной подписи. При этом в целях применения ФСБУ 27/2021 вид электронной подписи, применяемый в первичных электронных документах, оформляемых контрагентами совместно, должен быть согласован между ними. Для обмена счетами-фактурами в электронной форме в общем случае требуется взаимное согласие сторон сделки, отдельных требований к оформлению которого не установлено. Выставление и получение счетов-фактур осуществляется через оператора электронного документооборота. Для подтверждения расходов по налогу на прибыль соглашение об электронном взаимодействии необходимо при использовании простой и (или) неквалифицированной электронной подписи. Первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)). При этом ФНС России утвердила Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами, которые носят рекомендательный характер и устанавливают, в частности, процедуры обмена электронными документами без участия оператора электронного документооборота (ОЭД) и с его участием. Оформление первичных документов в электронной форме Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ). При этом двусторонний первичный документ, составленный в электронной форме, должен быть подписан электронными подписями обеих сторон сделки (Письмо ФНС России от 23.04.2018 N ЕД-4-15/7760). Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ)). Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России (далее - нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 63-ФЗ (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н утвержден ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете". Данным федеральным стандартом определены требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете для всех экономических субъектов, за исключением организаций бюджетной сферы (п. 1 ФСБУ 27/2021). ФСБУ 27/2021 определены допустимые виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа (п. 17 ФСБУ 27/2021, п. 7 Информационного сообщения Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33): а) если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, то экономический субъект обязан применять именно этот вид электронной подписи при составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов; б) во всех иных случаях виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных Законом N 63-ФЗ: простая электронная подпись, усиленная (неквалифицированная и квалифицированная) электронная подпись; в) виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается (п. 24 ФСБУ 27/2021). Письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ (п. 2 ст. 434 ГК РФ). В общем случае документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются электронными документами, равнозначными документам на бумажном носителе. Поэтому, по нашему мнению, в случае использования контрагентами данного вида электронной подписи отдельное соглашение для установления случаев, при которых документы, подписанные данным видом электронной подписи, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, и придания им юридической силы в силу положений ст. 6 Закона N 63-ФЗ заключать не требуется. Из п. 1.3 Методических рекомендаций и сноски <1> к нему также следует, что порядок обмена электронными документами между участниками электронного документооборота без участия ОЭД может осуществляться в соответствии с соглашением, которое, однако, не требуется заключать при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи. Кроме того, приведен перечень условий, которые могут быть включены в указанное соглашение. При этом в целях ФСБУ 27/2021 вид электронной подписи в электронных первичных документах, составляемых контрагентами совместно, по нашему мнению, возможно определить в первоначальном соглашении. В случае обмена электронными документами через ОЭД участники электронного документооборота заключают договор с ОЭД (п. 4.1 Методических рекомендаций). Оператором электронного документооборота является российская организация, соответствующая Требованиям к оператору электронного документооборота, утвержденным Приказом ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/76@, и осуществляющая деятельность по обеспечению электронного документооборота. Перечень организаций - операторов электронного документооборота размещен на сайте ФНС России по адресу https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/. При этом ФНС России ведет Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота (Приказ ФНС России от 23.10.2020 N ЕД-7-26/775@). Формат электронной подписи, обязательный для реализации всеми средствами электронной подписи, утвержден Приказом Минкомсвязи России от 14.09.2020 N 472. Законом N 402-ФЗ не предусмотрено принятие к бухгалтерскому учету электронных образов первичных учетных документов (Письмо Минфина России от 08.12.2021 N 03-03-07/99864). Однако существует позиция, что использование в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета не запрещено. При этом руководитель экономического субъекта как лицо, организующее ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Законом N 402-ФЗ (Письмо ФНС России от 26.02.2021 N СД-4-3/2476). В общем виде для организации работы по внедрению электронного документооборота потребуется, в частности (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н): • разработать и утвердить его порядок; • определить перечень лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов; • закрепить в учетной политике организации правила применения электронного документооборота, а также выбор используемого вида электронной подписи. Оформление документов в электронной форме в налоговых правоотношениях По требованию налогового органа документы могут быть представлены налогоплательщиком лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. Представление документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, осуществляется по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. В случае представления истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи такие документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя (п. 2 ст. 93 НК РФ). Первичные учетные документы, созданные в электронной форме не по установленным ФНС России форматам, в случае их истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа электронной подписью (Письмо ФНС России от 11.12.2017 N ЕД-4-15/25048). Также копии могут быть представлены в ФНС России в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью (Письмо ФНС России от 12.04.2021 N ЕА-4-26/4872@). Создание документа в электронной форме, выполняющего функции акта приема-передачи, возможно по форматам, утвержденным следующими Приказами ФНС России: • от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@; • от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@; • от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ (с учетом Письма ФНС России от 28.05.2021 N ЕА-4-15/7407). Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ. Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур, если иное не предусмотрено ст. 169 НК РФ, в соответствии с установленными форматами и порядком (п. 1 ст. 169 НК РФ). Организации и (или) индивидуальные предприниматели при приобретении товаров, подлежащих прослеживаемости, обязаны обеспечить получение счетов-фактур, в том числе корректировочных счетов-фактур, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, являющегося российской организацией и соответствующего требованиям, утвержденным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 1.2 ст. 169 НК РФ). Соответствующая обязанность предусмотрена и для продавца (Письмо ФНС России от 13.10.2021 N ЕА-4-26/14498@). Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи утвержден Приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н (далее - Порядок N 14н). При этом в части применения электронных счетов-фактур способ выражения взаимного согласия сторон сделки на составление счета-фактуры в электронном виде НК РФ не регулирует. Такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота), в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п. (Письмо Минфина России от 01.08.2011 N 03-07-09/26). Специальных требований в отношении порядка согласования волеизъявления сторон не установлено (Письмо ФНС России от 24.10.2018 N ЕД-4-15/20755). При этом выставление и получение счетов-фактур в электронной форме осуществляется через ОЭД (п. 3 Порядка N 14н). Что касается налога на прибыль, то расходы, учитываемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (ст. 252 НК РФ). Данные налогового учета должны быть документально подтверждены, в частности, первичными учетными документами (включая справку бухгалтера) (ст. 313 НК РФ). ФНС России отмечает, что электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения, условия которого соответствуют требованиям Закона N 63-ФЗ (Письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372). В целях подтверждения расходов по налогу на прибыль аутентичность электронного первичного документа, подписанного простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей (Письмо ФНС России от 19.05.2016 N СД-4-3/8904). Для целей налога на прибыль организаций расходы, осуществленные на территории Российской Федерации, могут быть подтверждены документами, оформленными в электронной форме и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ, в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе. При этом произведенные расходы должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо ФНС России от 05.10.2020 N СД-4-3/16193@). Аналогичное мнение высказывает Минфин России: расходы могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе (Письмо Минфина России от 13.02.2020 N 03-03-07/9888).
Подготовлено на основе материала И.В. Просекова, советника государственной гражданской службы РФ 2 класса
См. также: Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?
