Вопрос: Как составить должностную инструкцию инспектора-делопроизводителя?
Как составить должностную инструкцию инспектора-делопроизводителя?
Должностная инструкция инспектора-делопроизводителя должна содержать конкретный перечень должностных обязанностей работника, его права и ответственность, а также требования к квалификации. Должностная инструкция - внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности. При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников (п. 4 Раздела "Общие положения" Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (далее - Квалификационный справочник, ЕКС)). При этом должностная инструкция не является обязательным документом, а ее наличие является правом работодателя, но не обязанностью (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.05.2020 N 77/10-18732-ОБ/18-1299). Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ. НПА для разработки должностной инструкции В качестве основы для разработки должностной инструкции работодатель может использовать Квалификационный справочник, а также профессиональные стандарты. Должность "инспектор-делопроизводитель" отсутствует в разделах возможных наименований должностей, профессий Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденного Приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н. Также отсутствует должность "инспектор-делопроизводитель" и в Квалификационном справочнике. При этом в указанных документах названа должность "делопроизводитель". В случаях, когда трудовое законодательство или иные федеральные законы связывают с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, или соответствующим положениям профессиональных стандартов (ст. 57 ТК РФ). Если ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями (ст. 195.3 ТК РФ). В остальных случаях требования профстандартов и квалификационных справочников носят рекомендательный характер. Составление должностной инструкции инспектора-делопроизводителя В должностной инструкции необходимо указать содержание и объем должностных обязанностей, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (профессии, специальности) (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). При определении обязанностей работника и включении их в должностную инструкцию работодатель может добавлять в них трудовые функции и (или) трудовые действия, содержащиеся как в одном, так и в нескольких профессиональных стандартах, распределять трудовые действия, предусмотренные одним профессиональным стандартом, между работниками с учетом применяемых технологий и организации труда. Если при формировании должностной инструкции работодатель объединяет в ней несколько трудовых функций, то требования к квалификации работника должны определяться по более высокому уровню квалификации (п. 6 Рекомендаций). С учетом изложенного полагаем, что должностная инструкция инспектора-делопроизводителя может составляться на основе квалификационных характеристик других должностей, родственных по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, и должна содержать конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации, а также его прав и ответственности, распределения обязанностей между работниками. Таким образом, за основу может быть принята должностная инструкция делопроизводителя. Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов: 1. Общие положения В разделе указываются: требования к образованию работника и его квалификации (например, среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы); законы и документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности (например, законодательство РФ, устав организации, приказы и распоряжения его руководства, настоящая должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка организации); документы, которые работник должен знать (например, нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда); кому подчиняется работник (например, начальнику отдела). 2. Должностные обязанности инспектора-делопроизводителя В разделе указываются обязанности работника. Например: • принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения; • в соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных; • ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам; • отправляет исполненную документацию по адресатам; • ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива; • ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск; • подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив; • обеспечивает сохранность проходящей служебной документации и др. 3. Права инспектора-делопроизводителя Указываются права инспектора-делопроизводителя. Например, инспектор-делопроизводитель имеет право: • участвовать в совещаниях по организационным вопросам; • запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы; • участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей, и т.д. 4. Ответственность инспектора-делопроизводителя В разделе указываются основания для привлечения работника к ответственности. Например, инспектор-делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях: • за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией; • за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности; • за причинение материального ущерба организации и т.д. 5. Заключительные положения В этом разделе указываются реквизиты НПА, с учетом которых разработана инструкция, а также ЛНА работодателя. Также отражается факт ознакомления работника с должностной инструкцией при приеме на работу, подтверждаемый его подписью с указанием соответствующей даты.
Подготовлено на основе материала Р.А. Исмаилова Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации
См. также: • Можно ли в должностную инструкцию работника включить обязанности, не свойственные данной должности (возложить на юриста некоторые должностные обязанности начальника отдела кадров и делопроизводителя)? • Какие квалификационные характеристики предъявляются к административно-управленческому персоналу? • Какие квалификационные требования предъявляются к инспектору-делопроизводителю?
