Как следует указывать наименование объекта основных средств в первичных документах?
В первичных учетных документах указывается полное наименование объекта основных средств (полное наименование товара - при купле-продаже объекта) в соответствии с технической документацией, но также допускается применение сокращенного наименования при определенных условиях.
Операции с объектами основных средств являются объектами бухгалтерского учета (п. п. 1, 2 ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).
В зависимости от принятой бухгалтерской учетной политики и условий договора купли-продажи операции с объектами основных средств в организации оформляются первичными учетными документами (п. 8 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 8, ч. 1, 2, 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012):
• или по унифицированным формам по учету основных средств, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7;
• или товарной накладной по форме ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, или УПД со статусом "2" - операции по поступлению и выбытию основных средств в рамках договоров купли-продажи с контрагентами;
• или по самостоятельно разработанным формам, которые могут быть разработаны на основе унифицированных форм.
Перечисленные формы первичных учетных документов содержат такой реквизит, как "наименование объекта" ("наименование товара").
Наименование объекта (наименование товара) в самих формах первичных учетных документов
Указаниями по применению и заполнению унифицированных форм, утвержденными Постановлениями Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 и от 25.12.1998 N 132, прямо не регламентирован порядок написания наименования объекта основных средств (наименования товара) - полного или сокращенного, а также допустимые сокращения наименования.
Информация о том, как заполнить реквизит "наименование объекта основных средств" ("наименование товара"), содержится в самих формах первичных учетных документов. Например:
• в акте по форме ОС-1 на странице 1 в строке "Объект основных средств" указываются его наименование, назначение, модель, марка, а на странице 2 в разд. 2 и 3 - наименование объекта. Учитывая, что приложением к акту ОС-1 является техническая документация, можно сделать вывод о том, что в нем необходимо указать полное наименование объекта согласно приложенной технической документации;
• в инвентарной карточке по форме ОС-6 на лицевой стороне в строке "Объект" указываются серия, тип постройки или модель, марка, а в разд. 7 на оборотной стороне - наименование объекта основных средств. Поскольку согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденным Постановлением Госкомстата России N 7, записи в инвентарной карточке при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.), можно сделать вывод, что в этом документе нужно указывать полное наименование объекта основных средств согласно технической документации (ч. 2 ст. 10 Закона N 402-ФЗ, п. 1.2 Представления Счетной палаты РФ от 30.05.2017 N ПР 07-91/07-03);
• в товарной накладной по форме ТОРГ-12 в графе 2 табличной части указываются наименование, характеристика, сорт, артикул товара. В то же время Форматом представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (утв. Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@) предусмотрено, что элемент "наименование товара" является необязательным. Он обязателен только при отсутствии характеристики, артикула и кода товара. При этом допускается отсутствие наименования товара при указании его характеристики (таблица 5.30 данного Формата). Однако указание характеристик (без наименования) не всегда идентифицирует товар однозначно.
В УПД со статусом "2", являющемся первичным учетным документом, в графе 1 табличной части указывается наименование передаваемого товара, без пояснений в отношении использования полного или сокращенного наименования (Приложения N N 2, 3 и 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). При этом "наименование товара" не является обязательным элементом согласно Формату счета-фактуры, формату представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формату представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме, утвержденному Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ (таблица 5.14 данного Формата). Этот элемент обязателен только при отсутствии характеристики, артикула и кода товара. При осуществлении закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд он приводится в соответствии с каталогом товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, формируемым в соответствии с ч. 6 ст. 23 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (если есть в каталоге).
Однако Приказы ФНС России N N ММВ-7-15/820@ и ММВ-7-10/551@, утвердившие электронные форматы УПД и документа о передаче товаров при торговых операциях, не относятся к законодательству РФ о бухгалтерском учете (ст. 4 Закона N 402-ФЗ).
Исходя из практики делового оборота при купле-продаже основных средств наименование товара в товарной накладной ТОРГ-12 или УПД дублируется из договора купли-продажи (спецификации к нему) для того, чтобы снизить риски отказа покупателя от принятия и оплаты товара или требований о возврате уплаченной суммы (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 468 ГК РФ).
Требования законодательства РФ о бухгалтерском учете к наименованию объекта (наименованию товара)
Первичные учетные документы должны содержать установленные Законом N 402-ФЗ семь обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Все объекты бухгалтерского учета нужно отражать в регистрах бухгалтерского учета без пропусков и изъятий (ч. 1, 2 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
При этом регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Система регистров должна обеспечивать в том числе соответствие данным первичных учетных документов, а также полноту и точность представления объектов бухгалтерского учета (п. 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 10 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", утв. Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н).
Объекты основных средств, как и другие активы организации, подлежат инвентаризации (ч. 1 ст. 11 Закона N 402-ФЗ). При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49).
С учетом указанных требований используемые организацией первичные учетные документы по операциям с основными средствами должны содержать в том числе обязательный реквизит - содержание факта хозяйственной жизни (п. 8 ст. 3, ч. 1, п. 4 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
То есть первичный учетный документ должен содержать информацию о конкретном объекте основных средств (а в случае его купли-продажи - информацию о предмете сделки), которая позволит такой объект однозначно идентифицировать, а также иную информацию о факте хозяйственной жизни, необходимую для регистрации и накопления в регистрах бухгалтерского учета. Такой информацией являются полное наименование объекта основных средств, его модель, марка, артикул и прочее согласно технической документации.
Следовательно, согласно законодательству РФ о бухгалтерском учете в первичных учетных документах, используемых для отражения операций с объектами основных средств, указывается полное наименование объекта основных средств (полное наименование товара - при купле-продаже объекта) в соответствии с технической документацией.
Наименование объекта (наименование товара) на русском языке
Наименование объекта основных средств (наименование товара) в первичных учетных документах должно быть на русском языке. Исключением могут быть только фирменные наименования (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Письма Минфина России от 18.05.2017 N 03-01-15/30422, от 26.03.2010 N 03-08-05/1).
Допустимые сокращения наименования объекта (наименования товара)
Допускается применение сокращенного наименования, если оно позволяет однозначно идентифицировать объект основных средств, соответствует технической документации, общепринятым сокращениям и (или) сокращениям, установленным документами национальной системы стандартизации (ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации").
В частности, можно использовать сокращение в виде иного слова или словосочетания, чем исходное полное наименование - словосочетание, а также сокращенную форму наименования - словосочетания из элементов его полной формы или аббревиатуру, связанную с исходным наименованием.
В частности, согласно п. п. 6.1, 6.2 Отраслевой системы стандартизации ОСТ 45.180-2000 "Сокращения в нормативных документах отрасли. Порядок применения", утвержденной и введенной в действие Письмом Минсвязи от 22.12.2000 N 8175 (далее - ОСТ 45.180-2000), возможно использование следующих сокращенных наименований в отрасли "Связь":
• прибор для измерения напряжения - вольтметр. Например, "вольтметр VM-DG33 цифровой трехфазный". Но если в технической документации указано "многоканальный измеритель напряжения и тока, кабель 24 мм (0 - 200 A), до 500 В, 50/60 Гц, Modbus RTU ICP DAS", то в первичных учетных документах нужно указать полное наименование такого объекта;
• автоматическая телефонная станция - АТС. Например, "офисная мини-АТС Samsung OfficeServ7070".
Также возможно применение общепринятых сокращений согласно обычаям делового оборота (п. 1 ст. 5 ГК РФ). В частности:
• многофункциональное устройство - МФУ - устройство, сочетающее в себе функции принтера, сканера, факсимильного устройства, копировального модуля. В первичных учетных документах на основании технической документации может быть указано, к примеру, "МФУ Xerox DocuCentre SC2020V_U, артикул 108-142239";
• числовое программное управление - ЧПУ. В первичных учетных документах можно указать, например, "Токарный фрезерный станок с ЧПУ, модель QD-6090R".
Не рекомендуем использовать сокращения наименования объектов основных средств, основанные:
• на лексических сокращениях и в сокращенном виде повторяющие полную форму наименования, а также использовать в сокращенном наименовании буквы и цифры, не связанные с исходным наименованием, выступающие в качестве условных знаков, даже если такие сокращения установлены документами национальной системы стандартизации (п. 6.3 ОСТ 45.180-2000). Например, вместо наименования "весы настольные циферблатные с наибольшим пределом взвешивания 2 кг" - сокращение "ВНЦ-2"; вместо "осциллограф универсальный" - "С1-86" или вместо "генератор низкочастотный прецизионный" - "Г3-122";
• на товарных знаках, ставших именами нарицательными (например, компания Xerox Corporation - нарицательное слово "xerox"). То есть нельзя, например, вместо "Копировальный аппарат CANON imageRUNNER C1225" использовать сокращение "Ксерокс CANON imageRUNNER C1225", но можно "Копир CANON imageRUNNER C1225";
• на разных функциональных возможностях офисной оргтехники. Например, нельзя вместо копировального аппарата (копира) - устройства, предназначенного для копирования документов, использовать аббревиатуру МФУ - устройства, объединяющего в себе еще несколько функций, кроме копирования;
• на профессиональном сленге. Например, "струйник" вместо "принтер струйный" - устройство, использующее технологию струйной печати; "комп" вместо "персональный компьютер".
Такие сокращения не позволяют идентифицировать объект основных средств в качестве объекта бухгалтерского учета и могут привести к налоговым спорам.
Также невозможно идентифицировать объект основных средств при указании его наименования "автопогрузчик", поскольку автопогрузчик может быть вилочным электропогрузчиком 3- или 4-опорным, вилочным газовым или бензиновым автопогрузчиком до 9 тонн, большегрузным вилочным автопогрузчиком от 8 до 48 тонн, специальным погрузчиком для набивных стеллажей и т.д.
На что влияет неправильное указание наименования объекта основных средств в документации
Некорректное указание наименования объекта основных средств (наименования товара) может привести к негативным налоговым последствиям.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Для документального подтверждения расходов, возникших по операциям с объектами основных средств, необходимы документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).
При этом ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать, в частности, наименование товаров и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ, Письма Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@).
В случае приобретения объектов основных средств организация вправе заявить вычет по НДС, предъявленный их продавцом, при наличии счета-фактуры и соблюдении требований п. п. 2, 5, 5.1, 6 ст. 169, п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ (Письмо Минфина России от 19.07.2019 N 03-07-11/54587).
Вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные при приобретении, в частности, товаров после принятия на учет этих товаров и при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Наименование поставляемых (отгруженных) товаров должно быть указано в графе 1а счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры (пп. 5 п. 5, пп. 4 п. 5.2 ст. 169 НК РФ). При этом ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать, в частности, наименование товаров, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.05.2011 N 03-07-09/10).
Но если в первичном учетном документе и в счете-фактуре наименование товара представлено в виде буквенно-цифрового обозначения (например, наименование товара - 9,00 Р20, ИН-142 БМ), что не позволяет идентифицировать такой товар, то действия организации по применению вычета по НДС могут быть признаны недобросовестными (Постановление ФАС Поволжского округа от 20.09.2007 по делу N А65-28668/06-СА1-37).
Таким образом, для целей налогообложения прибыли и вычетов НДС по операциям с объектами основных средств отсутствие наименования объекта либо ошибки, неточности в его написании в первичных учетных документах, совпадение с наименованием, указанным в счете-фактуре, должно оцениваться как самим налогоплательщиком, так и налоговыми органами с учетом возможности идентификации объекта. Если указание организацией наименования объекта основных средств в первичных учетных документах совпадает с наименованием в счете-фактуре и позволяет однозначно идентифицировать такой объект, то в случае неточности или недочета в его наименовании такая ошибка не будет иметь критичного значения, если сам факт хозяйственной жизни не опровергается иными обстоятельствами.
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
