Утверждаю
Руководитель ______________ ______
"________________"
______________ /________________
М.П.
"___"_______ ____ г.
(Приказ N ___ от "___"________ ____ г.)
Положение
о порядке заключения и исполнения договоров
в ____________________ "____________________"
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает правила подготовки, согласования, заключения и исполнения договоров в ______________ ______ "______________ ________" (далее - Организация).
1.2. Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение их заключения, а также исполнение договоров возлагаются на юридические службы, юрисконсультов структурных подразделений Организации и иные ответственные службы. На юридический отдел Организации возлагается задача координации этой деятельности.
1.3. Настоящее Положение не распространяется:
1.3.1. на процедуру заключения трудовых договоров;
1.3.2. ______________ ______ _________________;
1.3.3. ______________ ______ _________________.
1.4. Все не урегулированные настоящим Положением вопросы, касающиеся подготовки, согласования и заключения договоров от имени Организации, подлежат регулированию законодательством Российской Федерации и локальными актами Организации.
2. Термины и понятия, используемые в Положении
2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие термины и понятия:
2.1.1. контрагент - сторона, с которой Организация заключает договор или находится в договорных отношениях;
2.1.2. ответственный исполнитель - руководитель структурного подразделения или иное лицо, уполномоченное руководителем структурного подразделения осуществлять организационное сопровождение работы по подготовке, согласованию, заключению и исполнению договоров;
2.1.3. договор - письменная сделка, заключаемая Организацией с юридическими лицами, гражданами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, физическими лицами, публично-правовыми образованиями в целях обеспечения деятельности Организации и выполнения задач, возложенных на Организацию.
3. Основные требования к оформлению договоров
3.1. Договоры должны соответствовать обязательным требованиям, установленным действующим законодательством Российской Федерации.
3.2. Договоры заключаются исключительно в письменной форме.
3.3. В случаях, установленных действующим законодательством Российской Федерации, договоры могут быть заключены в форме электронного документа.
3.4. Заключаемые договоры должны содержать следующие сведения:
3.4.1. наименование договора;
3.4.2. дату заключения договора;
3.4.3. полное наименование сторон с указанием организационно-правовой формы;
3.4.4. наименование должностей и Ф.И.О. уполномоченных лиц, подписывающих договор и выступающих от имени сторон, с указанием документов, на основании которых они действуют (устав, положение, приказ, доверенность);
3.4.5. предмет договора;
3.4.6. цену договора (цена договора устанавливается в рублях Российской Федерации. В случае заключения договоров на приобретение товаров (оказание услуг, выполнение работ), производимых (осуществляемых, выполняемых) за пределами Российской Федерации, стоимость которых установлена в иностранной валюте, расчет производится в рублях по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату расчетов);
3.4.7. порядок расчетов;
3.4.8. права и обязанности сторон;
3.4.9. ответственность сторон;
3.4.10. основания изменения или расторжения договора;
3.4.11. срок и условия вступления договора в силу;
3.4.12. срок исполнения обязательств по договору (срок поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг);
3.4.13. форс-мажорные обстоятельства;
3.4.14. место рассмотрения споров;
3.4.15. юридические адреса сторон и их платежные реквизиты;
3.4.16. подписи сторон.
3.5. Кроме вышеперечисленных сведений, договоры могут содержать другие предусмотренные законодательством сведения.
3.6. Внешнеэкономический контракт (договор), помимо указанных выше требований, должен содержать следующие условия:
3.6.1. условия поставки;
3.6.2. обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор);
3.6.3. условия о применимом праве (в случае определения в договоре
права не Российской Федерации, в договоре предусматривается виза
руководителя Юридического управления Организации; в случае применения права
иностранного государства - договор визируется руководителем
______________ ____________________ ____________).
(наименование структурного подразделения Организации)
3.7. Договор может содержать в виде приложений:
3.7.1. смету (обязательно прилагается к договору строительного подряда) или калькуляцию стоимости работ/услуг;
3.7.2. спецификацию;
3.7.3. календарный план поставки товара, выполнения работ, оказания услуг.
3.8. Указанные документы оформляются в виде приложений к договору и подписываются уполномоченными представителями сторон и скрепляются печатями. Со стороны Организации приложения к договору, а также акты приема-передачи подписывает уполномоченное лицо, подписывающее договор, или лицо, его замещающее. Подписание указанных документов иным лицом допускается только в случае отсутствия на работе уполномоченного лица, подписавшего договор (болезнь, командировка, отпуск), и при наличии у такого лица соответствующей доверенности.
4. Порядок и сроки заключения договоров
4.1. Предложение о заключении договора, поступившее от контрагента в Организацию, должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора (в случае необходимости) либо договор, подписанный контрагентом.
4.2. В случае если предложение о заключении договора поступает от неизвестного контрагента, Юридической службе Организации необходимо провести мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Организации. Для этого следует ознакомиться с учредительными документами контрагента (уставом, учредительным договором), свидетельством о государственной регистрации и свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. Необходимо обратить внимание на то, кто является учредителями, каков размер уставного фонда и сформирован ли он, где располагается офис, в каком банке он обслуживается, его финансовое положение и коммерческая репутация. Через партнеров, контрагентов, банковские и кредитные учреждения следует собрать о нем и его руководителях как можно больше информации.
4.3. Руководителем Организации или иным уполномоченным лицом по указанию руководителя Организации назначается ответственный исполнитель. Ответственный исполнитель осуществляет анализ договора на предмет целесообразности его заключения и докладывает о результатах руководителю Организации. При принятии руководителем Организации положительного или отрицательного решения ответственный исполнитель дает соответствующий ответ контрагенту.
4.4. Ответ на письменное предложение заключить договор должен быть дан в письменной форме не позднее ___ рабочих дней со дня поступления предложения о заключении договора.
5. Споры между сторонами по проектам договоров
5.1. Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением Организации и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юристом (или: юрисконсультом) совместно с соответствующим подразделением в течение ___ (_____) рабочих дней.
5.2. Если представленные разногласия принимаются, то соответствующее структурное подразделение готовит новый проект договора с учетом предложений (замечаний) контрагента, который визируется и передается на подпись в порядке, установленном разд. 6 настоящего Положения.
5.3. Если предложения контрагента отклоняются, то соответствующее структурное подразделение передает контрагенту договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений (замечаний).
5.4. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения или у юриста (или: юрисконсульта), протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением или юристом (или: юрисконсультом), у которого возникли замечания (предложения) по договору.
6. Порядок согласования договоров в Организации
6.1. Для всех структурных подразделений, специалистов Организации устанавливается следующий порядок согласования договоров:
6.1.1. проект договора предварительно согласовывается ответственным исполнителем со структурными подразделениями (специалистами) по принадлежности предмета договора в соответствии с п. 6.2 настоящего Положения;
6.1.2. проект договора представляется для юридической экспертизы со служебной запиской (с указанием ответственного исполнителя) на имя юриста (или: юрисконсульта). Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;
6.1.3. юрист (или: юрисконсульт) в зависимости от объема представленных на согласование проектов договоров, но не позднее ___ (_____) рабочих, дней подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его ответственному исполнителю, либо при отсутствии замечаний согласовывает проект. При наличии у юриста (или: юрисконсульта) замечаний по договору им составляется заключение, которое оформляется по установленной форме за его подписью и содержит мотивированное резюме и замечания по договору;
6.1.4. при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется ответственному исполнителю на доработку;
6.1.5. после доработки проекта договора ответственным исполнителем документ в необходимом количестве экземпляров согласовывается в соответствии с п. 6.2 настоящего Положения;
6.1.6. после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями ответственный исполнитель представляет его на подпись руководителя (или иного уполномоченного лица) Организации, договор подписывается, заверяется печатью Организации и регистрируется в установленном порядке.
6.2. Для подписания договора ответственному исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц в соответствии с их компетенцией, при этом обязательными подразделениями и специалистами, согласующими договор, являются:
6.2.1. ответственный исполнитель договора;
6.2.2. структурные подразделения и заместители руководителя Организации по принадлежности к предмету договора;
6.2.3. руководитель финансово-экономического отдела;
6.2.4. главный бухгалтер;
6.2.5. юрист (или: юрисконсульт).
6.3. При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в Организации. Виза обязательно включает в себя должность, фамилию, личную подпись лица, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае, если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении.
6.4. Договор визируется на каждом листе юристом (или: юрисконсультом). Все исправления и дополнения в тексте договора (при их наличии) подписываются руководителем Организации (или иным уполномоченным лицом) и заверяются печатью.
6.5. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает руководитель, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении, либо ознакомиться с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий руководителя, которые предоставляются ему только с согласия правления, Совета директоров, собрания учредителей и т.п.
6.6. В том случае, если представитель контрагента действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана, срок ее действия, объем полномочий по доверенности.
6.7. Договоры от имени Организации подписывает ее руководитель и (или) уполномоченное им лицо.
7. Ответственность
7.1. Ответственность за соблюдение требований настоящего Положения возлагается на должностных лиц и работников Организации, осуществляющих работу по подготовке, согласованию, заключению и исполнению договоров от имени Организации.
7.2. Специалисты и руководители структурных подразделений Организации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Положения.
8. Регистрация и хранение договоров
8.1. Договоры оформляют те структурные подразделения (специалисты), которые осуществляют функции по их исполнению. На данные структурные подразделения возлагается обязанность по представлению копий заключенных договоров юристу (или: юрисконсульту) Организации и иные инстанции по их запросу с согласия руководителя Организации.
8.2. Оригиналы договоров хранятся в бухгалтерии Организации.
8.3. Обязанность по регистрации договоров возлагается на специалистов и структурные подразделения.
8.4. Все договоры регистрируются и учитываются специалистами и структурными подразделениями в специальных журналах, регистрационный номер которых является номером договора. Регистрация происходит после подписания договора уполномоченными лицами.
8.5. В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка.
9. Заключительные положения
9.1. Настоящее Положение утверждается приказом руководителя Организации и вступает в силу с момента его утверждения.
9.2. Решение о внесении изменений или дополнений в настоящее Положение принимается руководителем Организации по согласованию с ______________ _______.
------------------------------------------------------------------
