Каков порядок оприходования подарков, приобретенных для работников и контрагентов?
Порядок обеспечения сохранности и контроля за движением подарков (подарочных сертификатов) нужно закрепить в приложении к бухгалтерской учетной политике или в отдельном ЛНА организации. Необходимо закрепить порядок ведения учета на забалансовом счете с указанием их идентификационных признаков, установить периодичность их инвентаризации, определить порядок и документальное оформление оприходования и списания и др.
Организация может принять решение вручать подарки, подарочные сертификаты своим работникам и деловым партнерам при определенных событиях.
Подарочный сертификат - документ, удостоверяющий право его владельца (держателя) на получение товаров (работ, услуг) у указанного в сертификате лица (продавца), в том числе с оплатой за товар (работы, услуги) его стоимости за вычетом указанной в сертификате суммы (номинальной стоимости сертификата) (Письма Минфина России от 28.07.2014 N 03-04-06/36994, от 04.04.2011 N 03-03-06/1/207).
Безвозмездная передача подарков, подарочных сертификатов работникам и контрагентам является дарением. При этом право собственности на подарки от дарителя переходит к одаряемому (п. 1 ст. 572, п. 1 ст. 223 ГК РФ). Передача дара осуществляется, как правило, посредством его вручения (п. 1 ст. 574 ГК РФ) и совершается в письменной форме (оформляется ведомостью вручения подарков, подарочных сертификатов или актом приема-передачи).
Дарение третьим лицам (работникам, контрагентам) подарочных сертификатов, которые удостоверяют право требования передачи товаров, осуществляется с соблюдением правил, предусмотренных п. п. 1, 2 ст. 382, ст. 384 ГК РФ (п. 3 ст. 576 ГК РФ).
Необходимо иметь в виду, что между коммерческими организациями запрещены подарки, стоимость которых превышает 3 000 руб. (пп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ). Если стоимость подарка контрагенту не превышает указанного лимита, а отношения между сторонами не предполагают обещания дарения в будущем, дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому, может быть совершено устно (п. п. 1, 2 ст. 574 ГК РФ).
При стоимости подарка, превышающей 3 000 руб., дарение должно быть совершено в письменной форме посредством заключения договора дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ).
Если вручение подарков происходит всем или группе работников, чтобы не заключать отдельные договоры дарения с каждым работником, можно оформить многосторонний договор дарения, в котором каждый из получателей подарков поставит свою подпись (п. п. 1, 3 ст. 154 ГК РФ).
Порядок оприходования подарков в места их хранения зависит от их вида и от того, как они учитываются в бухгалтерском учете. В частности, подарочные сертификаты следует учитывать как денежные документы.
Для приобретения подарков (подарочных сертификатов) нужно распоряжение руководителя организации. Это может быть составленный в произвольной форме:
• или отдельный приказ об их приобретении;
• или приказ о проведении корпоративного мероприятия либо приказ о вручении подарков к конкретной праздничной дате с указанием на приобретение и передачу подарков в рамках этого мероприятия.
В этих документах также нужно назначить материально ответственное лицо, ответственное за приобретение и выдачу подарков (сертификатов). Например, при отсутствии в организации склада и должности кладовщика, таким материально ответственным лицом может быть назначен секретарь, менеджер по кадрам или иной работник, ответственный за проведение соответствующего мероприятия.
Подарки - это товарно-материальные ценности, а подарочные сертификаты - документы, удостоверяющие право приобретения товаров (работ, услуг) на указанную в них сумму.
Порядок обеспечения сохранности и контроля за движением подарков (подарочных сертификатов) нужно закрепить в приложении к бухгалтерской учетной политике или в отдельном НПА организации.
Оприходование подарков (сертификатов) осуществляется на основании отгрузочных документов продавца (товарно-транспортных накладных, товарных накладных продавца).
Приобретенные подарки (сертификаты) должны быть своевременно оприходованы. При приемке подарки (сертификаты) нужно проверить на соответствие ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.
Выдача подарков (подарочных сертификатов) работникам и контрагентам производится на основании ведомости вручения подарков, подарочных сертификатов, акта приема-передачи или другого документа, форму которого утверждает руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). В таком документе нужно указать мотив и вид подарка, а также предусмотреть колонки "Ф.И.О. и должность работника", "Структурное подразделение", "Наименование организации - контрагента" "Ф.И.О. и должность представителя контрагента", "Подарок" ("Подарочный сертификат") с отдельным указанием его наименования, количества и стоимости (идентифицирующих признаков сертификата), "Дата получения", "Расписка в получении".
Особенности оприходования подарков
Если к количеству и качеству подарков претензий нет, то кладовщик (при наличии склада) или материально ответственное лицо, назначенное в приказе, оформляет приходный ордер, например, по форме М-4, утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, или по самостоятельно разработанной форме либо проставляет на накладной продавца штамп, содержащий основные реквизиты приходного ордера. Отдельно приходный ордер в этом случае не составляется. Материально ответственное лицо должно расписаться прямо на накладной продавца.
По результатам проверки при приеме может быть оформлен акт об установленном расхождении по количеству товарно-материальных ценностей (форма ТОРГ-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, или самостоятельно разработанная форма).
Передача со склада в соответствующие подразделения организации или их выдача работникам/контрагентам может оформляться требованием-накладной по форме М-11, утв. Постановлением Госкомстата России N 71а, или самостоятельно разработанной форме либо актом на списание в производной форме, составляемым при отсутствии склада).
Такой же порядок оприходования и списания подарков может применяться и при отсутствии у организации склада. При этом в приходных и расходных документах может делаться отметка о том, что подарки получены от продавца и выданы подразделению (работникам/контрагентам) без завоза их на склад (транзитом).
Особенности оприходования подарочных сертификатов
Подарочные сертификаты, относящиеся к денежным документам, подлежат учету в кассе организации по субсчету 50-3 "Денежные документы" к счету 50 "Касса". Организации нужно организовать их аналитический учет на субсчете 50-3 отдельно от других видов денежных документов (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Порядок оприходования сертификатов следующий.
Все объекты бухгалтерского учета, к числу которых относятся и денежные документы, необходимо оформлять первичными учетными документами и своевременно учитывать в регистрах бухгалтерского учета (п. 1 ст. 5, ч. 1 ст. 9, ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).
Форму регистра бухгалтерского учета для конкретного вида денежных документов (в данном случае - для подарочных сертификатов) утверждает руководитель организации. Это может быть журнал (ведомость, книга) учета движения подарочных сертификатов. Такой регистр должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 4 ст. 10 Закона N 402-ФЗ (ч. 4, 5 ст. 10 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Кроме того, в этом регистре необходимо отразить в отдельных графах все параметры, присущие подарочным сертификатам, и иные необходимые сведения - эмитент, серия и номер, количество, номинальная стоимость, срок действия, дата приобретения, дата вручения контрагенту, Ф.И.О. и должность представителя контрагента, наименование организации-контрагента, иные данные, имеющие существенное значение.
Все действия с подарочными сертификатами отражаются записями в регистре бухучета подарочных сертификатов и подтверждаются ведомостью вручения подарочных сертификатов, актом приема-передачи или другим документом, по форме, утвержденной руководителем организации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
