Вопрос: Правомерно ли направлять работникам расчетные листки по электронной почте и каков порядок их хранения?
Правомерно ли направлять работникам расчетные листки по электронной почте и каков порядок их хранения?
Если в трудовом договоре, коллективном договоре или ЛНА предусмотрено направление работникам расчетных листков по электронной почте, то это, по нашему мнению, не является нарушением. Обязанность работодателя по хранению расчетных листков, в том числе направленных по электронной почте, законодательством не установлена. При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника (ч. 1 ст. 136 ТК РФ): о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; о размерах и об основаниях произведенных удержаний; об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Информация о составных частях заработной платы доводится до сведения работника посредством представления ему расчетного листка, который достаточно выдавать один раз в месяц при выплате заработной платы за отработанный месяц (Письмо Роструда от 17.09.2021 N ПГ/26944-6-1). Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). При этом порядок выдачи расчетных листков законодательством не определен, следовательно, такой порядок может быть определен в локальном акте организации (п. 2 Письма Минтруда России от 24.05.2018 N 14-1/ООГ-4375, Письмо Минтруда России от 23.10.2018 N 14-1/ООГ-8459). Если в трудовом договоре, коллективном договоре, ЛНА предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (направления расчетного листка) посредством электронной почты или мессенджеров, такой порядок не нарушает положения ст. 136 ТК РФ (Письма Минтруда России от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560, ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 N ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297). Таким образом, данный порядок выдачи расчетных листков можно закрепить в трудовом договоре, коллективном договоре или в ЛНА (например, в локальном акте, в составе которого утверждена форма расчетного листка). С таким локальным актом необходимо ознакомить всех работников под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Если соответствующий порядок устанавливается в трудовом договоре или дополнительном соглашении к договору, то следует указать адрес электронной почты либо получить от работника соответствующее заявление с указанием его электронной почты.
Пример. Установление порядка направления расчетного листка по электронной почте в трудовом договоре "5.6.2.2. О составных частях заработной платы Работодатель извещает Работника ежемесячно при выплате окончательного расчета по заработной плате путем направления расчетного листка посредством электронной почты на электронный адрес Работника, указанный в п. 5.6.2.3 настоящего договора, не позднее срока, установленного для выплаты заработной платы в соответствии с п. 2.7.3 Правил внутреннего трудового распорядка. 5.6.2.3. Электронный адрес работника: __________. 5.6.2.4. Работодатель считается выполнившим обязанность об извещении Работника о составных частях заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) после отправки соответствующего документа по электронной почте на указанный в п. 5.6.2.3 настоящего договора электронный адрес".
По вопросу хранения расчетных листков работодателями Минфин России отмечал, что формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листков в государственном учреждении нормативными актами не предусмотрены (Письмо от 14.04.2016 N 02-06-05/21573). Полагаем, что данные разъяснения распространяются и на других работодателей в аналогичном порядке. Работодатель вправе предусмотреть в форме расчетного листка строку "Подпись работника" и установить в ЛНА обязанность ответственного лица (бухгалтера) осуществлять распечатку и хранение этих документов. В таком случае срок хранения расчетных листков по общему правилу будет составлять 6 лет (ст. 295 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
Подготовлено на основе материала В.И. Неклюдова Государственная инспекция труда в Нижегородской обл.
См. также: • Как подтвердить получение расчетных листков работниками организации? • Должен ли работодатель по заявлению работника выдать ему расчетный листок в бумажной форме, если коллективным договором установлено, что расчетные листки передаются по электронной почте?
