Вопрос: Как составить должностную инструкцию специалиста по документообороту?
Как составить должностную инструкцию специалиста по документообороту?
Должностная инструкция специалиста по документообороту составляется на основе квалификационных характеристик и должна содержать конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей деятельности организации, а также его прав и ответственности, распределения обязанностей между работниками. Должностная инструкция - это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0). Правовое регулирование составления должностной инструкции Трудовым законодательством на работодателя не возлагается обязанности составлять должностные инструкции (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.05.2020 N 77/10-18732-ОБ/18-1299). Тем не менее должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности. Должностная инструкция может быть самостоятельным документом или приложением к трудовому договору (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). Если должностная инструкция - самостоятельный документ, то при приеме на работу необходимо работника ознакомить с инструкцией в установленном порядке (ч. 2 ст. 22.1, ч. 11 ст. 22.2, ч. 3 ст. 68, ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ). Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она, как и трудовой договор, должна составляться в двух экземплярах, один из которых передается (направляется) работнику, а другой остается у работодателя. Получение работником экземпляра должно в общем случае подтверждаться подписью работника на экземпляре работодателя (ч. 2 ст. 22.1, ст. 23, ч. 1 ст. 67, ст. 312.3 ТК РФ). Разрабатывая должностную инструкцию, необходимо учитывать следующее (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ, п. 9.1 Рекомендаций по применению профессиональных стандартов в организации, утв. ФГБУ "Всероссийский научно-исследовательский институт труда" Минтруда России (далее - Рекомендации)): • если с выполнением работ по определенным должностям (профессиям, специальностям) согласно ТК РФ, иным федеральным законам связано предоставление компенсаций, льгот и (или) наличие ограничений, то наименование этих должностей (профессий, специальностей) и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, содержащимся в квалификационных справочниках либо профессиональных стандартах. Если работнику установлены льготы, компенсации или существуют ограничения на выполнение работ по должностям, профессиям, то ущемление прав работника в этом случае недопустимо; • если ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, то работодатель обязан применять в части указанных требований профессиональные стандарты. Несоблюдение данных норм может повлечь привлечение к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. По сложившейся практике при составлении должностной инструкции трудовые обязанности работника определяются на основании документов, устанавливающих квалификационные характеристики должности или вида работ: квалификационные справочники, профессиональные стандарты и иные нормативные правовые акты, устанавливающие требования к квалификации работника. Нормативные правовые акты для разработки должностной инструкции специалиста по документообороту Должность "специалист по документообороту" не установлена в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (далее - Квалификационный справочник). Отдельный профессиональный стандарт для указанной должности также законодательством РФ не установлен. Полагаем, что квалификационные требования к специалисту по документообороту могут быть составлены на основе квалификационных характеристик других должностей, родственных по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации с учетом применяемых у работодателя технологий и организации труда. Так, в Квалификационном справочнике установлены квалификационные требования к должностям "документовед" и "делопроизводитель". Также разработка должностной инструкции возможна на основе Профессиональных стандартов "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" (утв. Приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н), "Специалист по управлению документацией организации" (утв. Приказом Минтруда России от 10.05.2017 N 416н), а также "Специалист архива" (утв. Приказом Минтруда России от 18.03.2021 N 140н) (далее - Профессиональные стандарты). Профессиональные стандарты содержат возможные наименования должностей и не обязывают работодателя переименовывать должности в штатном расписании (п. 11.11 Рекомендаций). При формировании должностной инструкции работника в конкретной организации может быть использован не весь набор трудовых функций в обобщенной трудовой функции или же набор трудовых функций может быть расширен исходя из специфики выполняемой работы. Допускается использовать несколько обобщенных трудовых функций, при этом требования к квалификации работника определяются по более высокому уровню квалификации (п. 6 Рекомендаций). Порядок составления должностной инструкции специалиста по документообороту В разработке должностной инструкции обычно участвуют несколько человек из разных подразделений организации: • руководитель структурного подразделения определяет круг задач по должности с учетом функций, возложенных на структурное подразделение, и норм, прописанных в квалификационных справочниках и профстандартах; • руководитель отдела кадров организует процесс разработки, согласования и утверждения должностной инструкции; • руководитель юридической службы организует процедуру проверки соответствия проектов должностных инструкций требованиям законодательства. Процедура составления должностной инструкции, как правило, состоит из нескольких этапов. Разработка проекта. На данном этапе составляется черновой проект должностной инструкции, который включает в себя типовой перечень трудовых обязанностей, стандартно применяемый для описания трудовой функции по данной должности на основе квалификационных справочников и профессиональных стандартов. Работодатель может добавлять трудовые функции и (или) трудовые действия, содержащиеся как в одном, так и в нескольких нормативно-правовых актах, распределять трудовые действия с учетом применяемых технологий и организации труда. Согласование проекта. На этапе согласования должностная инструкция может корректироваться. Руководители взаимодействующих по работе подразделений могут представить свои предложения с учетом требований нормативных правовых актов, содержания учредительных документов, локальных нормативных актов и иных организационно-распорядительных документов работодателя, особенностей организации документооборота. В итоговом варианте должностной инструкции на листе согласования проставляются визы согласования соответствующих лиц. Утверждение должностной инструкции. Руководитель организации (или иное уполномоченное лицо) рассматривает завизированный остальными должностными лицами проект должностной инструкции, при необходимости сообщает свои замечания и/или направляет проект на доработку, утверждает окончательный вариант и издает соответствующий приказ о его утверждении. Содержание должностной инструкции специалиста по документообороту Должностная инструкция может состоять из следующих разделов: • общие положения; • должностные обязанности; • права; • ответственность; • заключительные положения. Разделы можно именовать любым образом, добавлять дополнительные (например, про взаимодействие с работниками других подразделений и т.п.). Рассмотрим основные положения должностной инструкции специалиста по документообороту. Общие положения. Данный раздел в большинстве случаев содержит: • описание положения должности в организационной структуре организации; • порядок приема на работу по данной должности, порядок замещения на время отсутствия, подчиненность; • требования к образованию, стажу работы, к знаниям и умениям; • законы и документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. Должностные обязанности специалиста по документообороту. Указываются соответствующие обязанности по должности специалиста по документообороту, в том числе на основе Квалификационного справочника и Профессиональных стандартов. Например, можно указать следующие обязанности: • организует работу документооборота в организации; • обеспечивает контроль документооборота организации (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению; • проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну; • выполняет поручения непосредственного руководителя; • разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации; • организует внедрение систем ведения документации; • и т.п. из специфики выполняемой работы. Права специалиста по документообороту. Указываются полномочия, которыми наделяется специалист. Это могут быть: • выносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению деятельности документооборота, форм и методов работы с документами; • возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил; • осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях и т.п. Ответственность специалиста по документообороту. Дисциплинирующим моментом для работника будет указание на возможность привлечения его к ответственности. Ответственность работника можно указать как за общие нарушения - ответственность за нарушение требований обращения с персональными данными работников, материальная ответственность за ущерб, причиненный работодателю, дисциплинарная ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей (ст. ст. 90, 192, 238 ТК РФ). Также можно отдельно прописать, за что именно может наступить ответственность работника в конкретных ситуациях, акцентируя внимание на особо важных моментах: например, нарушение сроков сдачи документов и т.п. Соответственно, в разделе следует указать основания для привлечения работника к ответственности. Например, специалист по документообороту может нести ответственность в следующих случаях: • за утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ; • за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ; • за причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. Взаимодействие с другими структурными подразделениями организации. В данном разделе следует отразить, с какими подразделениями и в каком порядке взаимодействует специалист. К примеру: • с руководителями всех структурных подразделений организации - по вопросам подготовки и представления необходимых документов в порядке электронного документооборота; • с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в письменной форме; • с хозяйственной службой организации - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр. в письменной форме; • с отделом безопасности - по вопросам информационной и экономической безопасности в порядке электронного документооборота. Заключительные положения. В этом разделе указываются реквизиты нормативно-правовых актов, с учетом которых разработана инструкция, а также локальных нормативных актов работодателя. Отражается факт ознакомления работника с должностной инструкцией при приеме на работу, подтверждаемый в общем случае его подписью с указанием соответствующей даты. Таким образом, руководствуясь положениями Квалификационного справочника и Профессиональных стандартов, можно составить основу проекта должностной инструкции специалиста по документообороту. Срок действия для инструкций, как правило, не устанавливается, они пересматриваются и корректируются по мере необходимости. Если в организации много должностных инструкций, то рекомендуем разработать и утвердить в установленном порядке отдельный регламент составления должностных инструкций, в котором отразить основания для разработки инструкций, порядок их подготовки, согласования и передачи на утверждение уполномоченному лицу, основания и порядок внесения в них изменений и дополнений, контрольные сроки, ответственных лиц.
Подготовлено на основе материала В.И. Неклюдова Государственная инспекция труда в Нижегородской обл.
См. также: Каков срок хранения инструкций по охране труда?
