Вопрос: Можно ли хранить в личном деле работника его заявление о перечислении зарплаты на карту с указанием реквизитов карты?
Ответ: Законодательство не содержит ни запрета, ни обязанности хранить заявление о перечислении зарплаты на карту в личном деле работника. По нашему мнению, данный вопрос должен быть решен локальным нормативным актом работодателя.
Обоснование: Перечень документов, которые включаются в личное дело работника, не урегулирован на нормативном уровне и, как правило, определяется локальными нормативными актами каждого работодателя. Как правило, в личном деле хранят заявление о приеме на работу, трудовой договор, приказ о приеме на работу, личную карточку, договоры о полной материальной ответственности, соглашения о неразглашении коммерческой тайны, дополнительные соглашения, приказы и т.п.
Основная опасность включения "лишних" документов в личное дело - риск нарушить законодательство о персональных данных. В частности, Роструд разъяснил, что хранение копий документов работника (копии паспорта, СНИЛС) возможно только при наличии согласия работника. Кроме того, на практике возможны претензии Роскомнадзора вплоть до привлечения работодателя к административной ответственности (ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях) за избыточное хранение персональных данных работников по сравнению с предусмотренным действующим законодательством (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).
Однако, по нашему мнению, нельзя расценивать хранение заявления с реквизитами карты как избыточное. В соответствии с ч. 3 ст. 136 Трудового кодекса РФ работник вправе заменить кредитную организацию, в которую должна быть переведена заработная плата, сообщив в письменной форме работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы не позднее чем за 15 календарных дней до дня выплаты заработной платы. То есть заявление о перечислении зарплаты на карту с определенными реквизитами напрямую предусмотрено законодательством. По нашему мнению, избыточными могут быть только те реквизиты банковской карты, которые не нужны для перечисления зарплаты, например, CVC-код на задней стороне карты.
При этом реквизиты банковской карты работника остаются его персональными данными и работодатель обязан обеспечить их конфиденциальность (ст. 86 ТК РФ). Где именно будет храниться заявление - в личном деле работника или в специальном деле для хранения подобных заявлений, должен определить сам работодатель, главное, что к этим заявлениям не должны иметь доступ посторонние лица.
А.О. Пучкина
АО Агентство правовой информации
"Воробьевы горы"
Региональный информационный
центр
03.09.2021
