Вопрос: Каков порядок подписания товарной накладной ТОРГ-12 и счета-фактуры при отпуске груза уполномоченным лицом по доверенности?
Каков порядок подписания товарной накладной ТОРГ-12 и счета-фактуры при отпуске груза уполномоченным лицом по доверенности? Лицу выдана доверенность на подпись документов за руководителя и главного бухгалтера. Ставится ли подпись за руководителя и главного бухгалтера, если в документах есть отдельная строка "Уполномоченное лицо по доверенности N..."? Необходимо ли подписывать форму ТОРГ-12 при отпуске груза за кладовщика? Уполномоченное лицо может расписаться в товарной накладной ТОРГ-12 в строке "Главный (старший) бухгалтер" с расшифровкой подписи, а также в строках "Отпуск груза разрешил" и "Отпуск груза произвел" при отсутствии работников, ответственных за отпуск и отгрузку товара. В счете-фактуре рекомендуется вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера указывать данные уполномоченного лица. Если в документах введен отдельный реквизит, например: "Уполномоченное лицо по доверенности N...", то в нем должны быть указаны Ф.И.О. самого уполномоченного лица. Однако расписаться в соответствующих строках за главного бухгалтера, руководителя и ответственных отпуск и отгрузку товара лиц (при наличии полномочий) все равно следует. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу (ст. 185 ГК РФ). Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это законом и его учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Отметим, что нормативно не установлено какой-либо специальной формы доверенности для указанного случая, поэтому допускается составление документа в произвольной форме, но при этом требуется указание обязательных реквизитов (п. 1 ст. 185, п. 1 ст. 186 ГК РФ): • даты составления доверенности. В случае ее отсутствия доверенность признается ничтожной; • уполномоченного лица (целесообразно с указанием паспортных данных); • наименования организации, от имени которой выдается доверенность; • содержания хозяйственных операций, которые уполномоченное лицо имеет право совершать от имени организации; • подписи руководителя организации. Также может быть указан срок действия доверенности, а в случае его отсутствия доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Заверение доверенности печатью организации не обязательно. Кроме этого, хозяйственные общества могут работать без печати (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). При этом в доверенности целесообразно указать документы, которые имеет право подписывать уполномоченное лицо. Также необходимо указать, за какое должностное лицо (за руководителя или главного бухгалтера или за обоих лиц, за лицо, которое разрешает отпуск груза или которое производит отпуск груза) передается право подписи. Доверенность должна представляться в подлиннике или в форме надлежаще заверенной копии. При этом факсимильное представление не является надлежаще заверенной копией доверенности (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 26.08.2011 по делу N А32-31466/2010). Подписание формы ТОРГ-12 по доверенности Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)). Все первичные документы должны содержать обязательные реквизиты (в частности, наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, а также личные подписи указанных лиц). Форма этих документов утверждается приказом руководителя (ч. 2 и 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Товарная накладная по форме ТОРГ-12 (утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей ТМЦ, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей. Товарная накладная (форма ТОРГ-12) предполагает наличие подписей: • "Отпуск груза разрешил" (с указанием должности и расшифровки подписи); • "Главный (старший) бухгалтер" (с расшифровкой подписи); • "Отпуск груза произвел" (с указанием должности и расшифровки подписи). Дополнительно отметим, что организация может как применять унифицированную форму ТОРГ-12, так и разработать на ее основе собственную форму, изменив в том числе количество уполномоченных лиц, которые должны ее подписывать (ст. 9 Закона N 402-ФЗ). При этом рекомендуется подписание накладной материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар (п. 2.1.2 Методических рекомендаций, утв. Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5). Учитывая, что каждый конкретный работник организации отвечает за тот или иной факт хозяйственной жизни (в частности, за совершаемые им хозяйственные операции) на основании установленной должностной инструкции, то, по нашему мнению, если организация применяет унифицированную форму, в указанных строках формы ТОРГ-12 должны стоять подписи тех лиц, которые и будут непосредственно исполнять операции по отпуску груза в соответствии с организационной структурой организации. Это могут быть, например, менеджер (отпуск груза разрешил), кладовщик (отпуск груза произвел). При этом в строке "Главный (старший) бухгалтер" должна стоять подпись лица, исполняющего обязанности главного (старшего) бухгалтера. Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта (ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 16 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", утв. Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н). В рассматриваемой ситуации в товарной накладной уполномоченное лицо имеет право расписаться за главного бухгалтера в строке "Главный (старший) бухгалтер" с расшифровкой подписи, а также за руководителя в строке "Отпуск груза разрешил" при условии, что в организации отсутствует конкретный работник, на которого возложены обязанности по отпуску груза, и при наличии записи в доверенности о том, что уполномоченное лицо наделено правом отпуска товара. На практике строку "Отпуск груза произвел" заполняет материально ответственное лицо организации, которое наделено должностными обязанностями по отгрузке товара, например кладовщик. В случае временного отсутствия материально ответственного лица на работе (на период командировки, болезни, отпуска и т.п.) его функции по подписанию соответствующих документов должен взять на себя другой работник. Если его нет или он по каким-либо причинам не выполняет функцию по подписанию документов, то право подписи передается иному работнику с выдачей доверенности от имени юридического лица. Поэтому, по нашему мнению, если в доверенности указано, что уполномоченное лицо наделено правом отгрузки товара, то в строке "Отпуск груза произвел" должна стоять его подпись с ее расшифровкой и указанием должности уполномоченного работника. Если для данного лица в накладной создана отдельная строка "Уполномоченное лицо по доверенности N..." (где указаны Ф.И.О. самого уполномоченного лица), то, по нашему мнению, уполномоченному лицу все же рекомендуется расписаться в соответствующих строках накладной за главного бухгалтера и за лиц, которые разрешили и произвели отпуск груза (при наличии полномочий). Отметим, что отсутствие необходимых подписей ответственных лиц в товарной накладной может привести к возникновению у покупателей налоговых споров по вопросу сомнительности наличия соответствующих хозяйственных операций и, как следствие, признания у покупателей налоговых вычетов по НДС и учитываемых в целях налогообложения прибыли расходов, если налоговый орган посчитает, что обязательства по поставке выполнены не самой организацией, а иным лицом (ст. 54.1 НК РФ). В отдельных случаях в судебной практике до введения ст. 54.1 НК РФ отмечалось, что отсутствие в реквизите товарной накладной "Отпуск груза произвел" должности, подписи, расшифровки подписи, даты отгрузки, в реквизите "Груз получил грузополучатель" - должности, расшифровки подписи, даты получения груза, сведений о представителе, получившем товар, и др. свидетельствует об их оформлении с нарушением предусмотренного законодательством порядка, а потому такие документы не могут быть признаны достоверными для целей подтверждения затрат по налогу на прибыль и налоговых вычетов по НДС (Постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 18.02.2016 N 04АП-7279/2015 по делу N А78-11065/2015). Существовали и противоположные решения, из которых следовало, что незаполнение в товарных накладных обязательных реквизитов является малозначительным нарушением оформления и не опровергает факт передачи товара (см., например, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.02.2009 N А33-11818/07-Ф02-152/09, ФАС Северо-Кавказского округа от 26.10.2009 по делу N А53-27009/2008-С5-34). Кроме того, согласно разъяснениям Минфина России ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать в том числе продавца товаров, не являются основанием для отказа в принятии расходов по налогу на прибыль (см. Письмо Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 (направлено Письмом ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@)). Если же форма ТОРГ-12 будет подписана лицом при отсутствии полномочий, то после вступления в силу ст. 54.1 НК РФ следует иметь в виду, что само по себе подписание первичных учетных документов неуполномоченным лицом не может рассматриваться в качестве самостоятельного основания для признания уменьшения налоговой базы и (или) суммы подлежащего уплате налога неправомерным (п. 3 ст. 54.1 НК РФ). Стоит отметить, что Закон N 402-ФЗ не содержит положений о возможности факсимильного воспроизведения подписи в документах (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.03.2021 N Ф07-891/2021 по делу N А26-2242/2020). Таким образом, во избежание возможных проблем с налоговыми органами накладная по форме ТОРГ-12 должна содержать не только наименование товара, его количество и цену, но и информацию о том, кто разрешил и произвел отпуск груза, кто принял и получил груз и т.д. Должны быть указаны должности уполномоченных лиц. Также товарная накладная должна содержать их подписи, расшифровки подписей и может содержать ссылки на документы, на основании которых действуют эти лица. Подписание счета-фактуры по доверенности Что касается счета-фактуры, то он не является первичным документом. Прежде всего он является основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету (ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо иные лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью от ее имени. Электронные счета-фактуры должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ). Запрета на подписание счета-фактуры одним лицом, наделенным правом подписи на основании доверенности, как за руководителя, так и за главного бухгалтера организации не установлено (Письмо Минфина России от 24.07.2019 N 03-07-11/55067). При этом право подписывать счета-фактуры от имени организации может быть передано лицам, не состоящим в штате организации (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.06.2006 по делу N А13-14164/2005-28). Утвержденная форма счета-фактуры устанавливает расшифровку подписей в строках "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" (Приложение N 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). Соответственно, при его подписании нужно указывать фамилии, имена и отчества подписавших его лиц (Письма Минфина России от 10.04.2013 N 03-07-09/11863, от 23.04.2012 N 03-07-09/39). Однако неуказание расшифровки подписей не должно приводить к отказу в вычете (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 16.01.2018 N Ф08-10068/2017 по делу N А20-279/2017). В то же время, если в счете-фактуре присутствуют дополнительные реквизиты для лиц, уполномоченных подписывать счет-фактуру (например, указываются должность и реквизиты выданных им доверенностей), такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований налогового законодательства (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфина России от 08.04.2016 N 03-07-09/20121). При заполнении счета-фактуры рекомендуется вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера указывать фамилии и инициалы лиц, уполномоченных его подписывать. Кроме того, в счет-фактуру организация может внести дополнительный реквизит, например: "Уполномоченное лицо по доверенности N...", где указаны Ф.И.О. самого уполномоченного лица, что не приведет к нарушениям норм налогового законодательства. Однако расписаться в соответствующих строках счета-фактуры за главного бухгалтера и руководителя все равно следует. При этом не считается составленным с нарушением установленных требований для применения вычетов счет-фактура, экземпляры которого в силу технологических особенностей работы продавца подписаны разными уполномоченными лицами (Письма Минфина России от 03.07.2013 N 03-07-15/25437, ФНС России от 19.07.2013 N ЕД-4-3/13161). Также стоит отметить, что использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, НК РФ не предусмотрено (Письмо Минфина России от 10.04.2019 N 03-07-14/25364, Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11 по делу N А33-20240/2009).
Подготовлено на основе материала А.А. Кретова ЗАО "Сплайн-Центр" Региональный информационный центр
См. также: Может ли покупатель отказаться от оплаты товара, полученного его работником на его складе по товарной накладной с печатью, но без доверенности на получение товара и при отсутствии заключенного договора между контрагентами?
