Что относится к финансовым документам организации и кто вправе их подписывать?
К финансовым документам относятся баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, банковские документы, кассовые документы, счет-фактура, счет-проформа, инвойс и др.
Право подписи финансовых документов принадлежит руководителю организации и/или главному бухгалтеру. Такое право может быть делегировано иному лицу на основании доверенности.
Законодательством РФ понятие "финансовые документы организации" не установлено. Вместе с тем к финансовым документам относятся финансовые документы учета и отчетности (ст. 172.1 УК РФ).
В частности, финансовыми документами являются бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, счет-фактура, транспортная накладная, счет-проформа (ст. 14 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), п. п. 1, 2 Приказа Минфина России от 02.07.2010 N 66н, разд. 7 Правил определения страны происхождения товаров (Соглашение о Правилах определения страны происхождения товаров в Содружестве Независимых Государств), п. 42 Порядка заполнения ДТ, утв. Решением Комиссии Таможенного союза от 20.05.2010 N 257, п. 3.1 разд. V Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности).
Правоприменительная практика к финансовым документам относит документы, содержащие сведения об источниках формирования денежных средств и иного имущества, порядке расходования денежных средств, например банковские документы, кассовые документы, накладные, счета-фактуры, инвойсы и др. (Решение Верховного Суда РФ от 15.02.2018 N АКПИ18-94, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.06.2018 N Ф05-7938/2018 по делу N А40-159927/17).
К финансовым документам могут относиться переводные векселя, простые векселя, чеки или другие подобные документы, используемые для получения денежного платежа (ст. 2 Унифицированных правил по Инкассо).
По общему правилу право подписи финансовых документов принадлежит руководителю организации и/или главному бухгалтеру (ст. 53 ГК РФ, п. 4 ст. 32, ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", ч. 8 ст. 13 Закона N 402-ФЗ, п. 6 ст. 169 НК РФ).
Вместе с тем организация вправе делегировать право подписи финансового документа иному лицу, уполномоченному подписывать такой документ за руководителя организации и/или главного бухгалтера, уполномочив его на такие действия доверенностью, выданной от имени организации.
Виды финансовых документов
В процессе финансово-хозяйственной деятельности организация оформляет (формирует) различные финансовые документы.
Бухгалтерский баланс
Являясь одним из основных финансовых документов организации, бухгалтерский баланс дает представление о финансовом состоянии организации по состоянию на отчетную дату. Кроме того, на основе баланса можно узнать о целесообразности инвестирования в организацию. В активе баланса содержатся сведения, в частности, о размещении денежных средств и расходах на отчетную дату, в пассиве - сведения об источниках поступления средств, финансировании (п. п. 18, 20 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", утв. Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н).
Отчет о финансовых результатах
В этом документе указываются итоги хозяйственной деятельности организации за определенный период, разница доходов и затрат, размер убытка или прибыли (п. 21 ПБУ 4/99, Приказ Минфина России от 02.07.2010 N 66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций"). Итоговым показателем данного отчета является совокупный финансовый результат периода, который определяется как разность между совокупными доходами и совокупными расходами организации.
Отчет о движении денежных средств
В этом документе указываются поступления денежных средств, их расход, в том числе и те, которые не являются доходами или расходами (например, получение или возврат кредита). Исключение: в отчете не показывается, в частности, движение денег внутри организации - перевод со счета на счет, внесение на счет наличной выручки, а также приобретение или обмен на деньги денежных эквивалентов.
Все статьи отчета разделены на три вида: денежные потоки от текущих, инвестиционных и финансовых операций. Инвестиционные операции - это, например, покупка и продажа ОС, покупка других организаций, выдача займов, получение дивидендов; финансовые - привлечение и возврат кредитов, выплата дивидендов; текущие - все операции, кроме инвестиционных или финансовых. К текущим относятся все обычные расчеты - поступления от покупателей, платежи поставщикам, зарплата, налоги, проценты по кредитам (п. п. 6, 7, 9 - 11 ПБУ 23/2011 "Отчет о движении денежных средств", утв. Приказом Минфина России от 02.02.2011 N 11н).
Банковские документы
К ним относятся банковские документы по всем открытым организацией счетам (платежные поручения и иные поручения за проверяемый период, банковские выписки и т.д.). Эти документы необходимы для подтверждения переводов денежных средств.
Кассовые документы
К кассовым документам относятся, в частности, кассовые ордера, кассовая книга, которые применяются для оформления и учета поступления и выдачи денег из кассы (Указания, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).
Накладные
Накладные в хозяйственной деятельности организации могут использоваться, в частности, в качестве подтверждения заключения договоров перевозки грузов, для отпуска товарно-материальных ценностей (п. 2 ст. 785 ГК РФ, Постановления Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, от 30.10.1997 N 71а).
Инвойс
Инвойс актуален только для внешнеэкономических сделок. При транспортировке груза внутри страны он не оформляется. Инвойс - это коммерческий документ на оплату товаров и услуг (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 29.05.2019 N Ф05-6345/2019 по делу N А40-211900/18).
В документе указываются данные о продавце и покупателе, условия поставки, ссылка на договор ВЭД, название товара, услуги, коды ТН ВЭД, стоимость и цена. При представлении в налоговые органы в качестве документов, подтверждающих расходы по налогу на прибыль, инвойсы, составленные на иностранном языке, должны быть в обязательном порядке переведены на русский язык (Письмо Минфина России от 20.01.2021 N 03-03-06/1/2476).
Счет-фактура
Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ. В счете-фактуре, в частности, должны быть указаны: порядковый номер и дата составления, наименование продавца и покупателя, наименование и количество товаров; цена, стоимость и другие данные. При этом счета-фактуры могут быть подписаны одним лицом, наделенным правом подписи на основании доверенности, как за руководителя, так и за главного бухгалтера организации (п. п. 1, 5, 5.1, 5.2 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфина России от 24.07.2019 N 03-07-11/55067).
Счет-проформа
Данный документ активно используется при проведении таможенного и валютного контроля и производстве таможенного оформления. Документ должен представляться таможенному органу декларантом для подтверждения заявленных сведений по таможенной стоимости, направляется продавцом покупателю в соответствии с условиями договора, содержит сведения о цене и стоимости товара, но не является расчетным документом, так как не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Поэтому, выполняя все остальные функции счета, он не выполняет главной функции счета как платежного документа. Счет-проформа может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот (п. 8.1.3 Письма ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660@).
Вексель
Простым векселем является простое и ничем не обусловленное обещание уплатить определенную сумму.
Переводной вексель - простое и ничем не обусловленное предложение уплатить определенную сумму (п. п. 1, 75 Положения о переводном и простом векселе (Постановление ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.1937 N 104/1341)).
Вексель может использоваться в качестве средства платежа и средства займа.
Оформление доверенности на право подписи финансовых документов
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 185, п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
В свою очередь, нотариальное удостоверение доверенности требуется исключительно в случаях, предусмотренных ст. 185.1 ГК РФ.
При оформлении доверенности на право подписи финансовых документов формулировка может быть следующей:
"ООО "_____" (далее - Общество) в лице генерального директора Общества (Ф.И.О. руководителя или иного уполномоченного лица), действующего на основании (указать вид документа, дату), настоящим уполномочивает: Ф.И.О., вид документа, удостоверяющего личность (реквизиты, наименование органа, выдавшего документ, удостоверяющий личность), адрес проживания от имени Общества подписывать за руководителя и главного бухгалтера следующие финансовые документы: счета-фактуры, счета-проформы, балансовые отчеты".
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"
