Может ли организация возмещать командировочные расходы после возвращения работника из командировки, если работник представит авансовый отчет с документами?
Организация не успела выдать денежные средства под отчет командированному работнику. Работник на свои средства приобретал билеты и оплачивал гостиницу. Может ли организация возмещать командировочные расходы после возвращения работника из командировки, если работник представит авансовый отчет с документами? Если да, то в какой срок?
Организация может возмещать командировочные расходы после возвращения работника из командировки. Срок, в который расходы должны быть возмещены, устанавливается организацией. Указанный срок должен быть разумным.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):
• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей (не относящихся к упоминаемым в ч. 2 и 3 ст. 168 ТК РФ) определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Таким образом, трудовым законодательством не установлено, когда именно должны быть возмещены расходы по командировке, то есть перед началом командировки или после ее окончания. На основании чего можно сделать вывод, что организация может самостоятельно установить внутренним документом (например, положением о командировках), что расходы, понесенные работником в командировке, возмещаются организацией по ее окончании и после составления авансового отчета с приложением всех необходимых документов.
Однако в соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагают документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения).
Таким образом, установлено, что работнику перед началом командировки выдается аванс, по которому он обязан отчитаться. Каких-либо санкций за несоблюдение этого порядка не установлено. При этом Положение, обязывающее выдавать аванс перед командировкой, применяется в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ). А как указано выше, ТК РФ не установлен порядок возмещения командировочных расходов для обычных работодателей, данный порядок разрабатывается самой организацией, в том числе устанавливается срок, в который такие расходы должны быть возмещены.
Одним из документов, подтверждающих расходы организации на командировку, является авансовый отчет (унифицированная форма АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Но в случае когда аванс работнику не выдается, оснований для оформления авансового отчета нет. Однако на практике в ситуациях, когда работник организации оплачивает расходы на командировку за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства, без оформления авансового отчета было бы затруднительно возместить ему потраченную сумму.
Для случаев, когда работник, направляемый в командировку, аванс не получает, унифицированная форма отчета о произведенных расходах не установлена. Организация вправе сама в своей учетной политике установить форму отчета о произведенных расходах (при этом никто не запрещает выбрать форму, аналогичную унифицированной форме АО-1).
Для того чтобы возместить командировочные расходы, организации необходимо получить от работника документ, подтверждающий произведенные расходы. При таком порядке оплаты командировочных расходов мы считаем возможным оформить авансовый отчет с указанием потраченной суммы в командировке в виде перерасхода. После утверждения руководителем авансового отчета организация вправе возместить работнику данные расходы.
Законодательством РФ не установлен срок возмещения работодателем командировочных расходов. По нашему мнению, израсходованные средства должны быть возвращены работнику в разумный срок.
Подготовлено на основе материала
Г.Н. Афиногеновой,
референта государственной
гражданской службы РФ
2 класса
