Обязаны ли банки хранить кредитные досье на своих клиентов и каков срок хранения документов?
Банки обязаны вести досье заемщика (кредитное досье). Порядок ведения досье заемщика, а также сроки хранения содержащихся в нем документов устанавливаются кредитной организацией самостоятельно с учетом установленных требований и рекомендаций и фиксируются в соответствующих внутрибанковских документах.
Досье (анкета) клиента представляет собой документ или совокупность документов клиента, которые собирает и ведет кредитная организация при осуществлении ею банковских операций и сделок.
Нормативными актами Банка России регламентируются содержание и порядок ведения досье (анкеты) клиента:
• в случае осуществления банком идентификации клиентов, представителей клиента, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев в соответствии с требованиями п. п. 5.1 - 5.3 Положения Банка России 15.10.2015 N 499-П ведется досье клиента в рамках ПОД/ФТ;
• в случае открытия и ведения кредитной организацией банковских счетов своих клиентов в соответствии с требованиями п. п. 10.1 - 10.6 Инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И, а с 01.04.2022 - Инструкции Банка России от 30.06.2021 N 204-И (п. п. 7.1 - 7.6) ведется юридическое дело по каждому банковскому счету клиента;
• в случае заключения с клиентом кредитного договора и предоставления ему кредита (кредитное досье) (пп. 3.1.3, 3.1.5 п. 3.1, 3.10, пп. 3.10.1 п. 3.10 Положения Банка России от 28.06.2017 N 590-П (далее - Положение N 590-П)).
Содержание кредитного досье
Кредитное досье представляет собой систематизированную по определенным параметрам совокупность документов о клиенте, запрашиваемых банком в целях рассмотрения кредитной заявки и заключения кредитного договора, а также последующего мониторинга исполнения клиентом взятых на себя договорных обязательств.
Порядок ведения кредитного досье клиента, перечень составляющих его документов и сроки их хранения законодательством, а также нормативными актами Банка России не урегулированы надлежащим образом.
Единственным нормативным актом, в котором содержатся требования к ведению кредитного досье клиента в рамках предоставления клиенту банковского кредита, является Положение N 590-П.
Согласно пп. 3.1.3 п. 3.1 Положения N 590-П вся информация о заемщике, включая информацию о рисках заемщика, фиксируется в досье заемщика. Информация, использованная кредитной организацией для оценки качества ссуды, включая оценку финансового положения заемщика, должна быть доступна органам управления, подразделениям внутреннего контроля кредитной организации, аудиторам и органам банковского надзора.
Также в досье заемщика включаются документально оформленные (пп. 3.1.5 п. 3.1, 3.10, пп. 3.10.1 п. 3.10 Положения N 590-П):
• профессиональное суждение, составляемое банком в соответствии с требованиями пп. 3.1.1 п. 3.1 Положения N 590-П;
• решение уполномоченного органа управления (органа) кредитной организации о признании обслуживания долга хорошим по реструктурированным ссудам, а также по ссудам, предоставленным кредитной организацией заемщику для погашения долга по ранее предоставленной ссуде;
• документально оформленное решение уполномоченного органа управления кредитной организации о неухудшении качества обслуживания долга по ссудам.
Согласно п. 2.3 Положения N 590-П кредитная организация отражает во внутренних документах порядок составления и дальнейшего ведения досье заемщика, таким образом, состав и порядок работы с кредитными досье заемщиков определяются банком самостоятельно во внутренних документах.
Кредитные организации в своем запросе в Банк России просили уточнить возможность ведения электронных досье в разрезе каждой кредитной сделки с включением в него:
• первичной и последующей информации, получаемой от заемщика/контрагентов по сделке (бухгалтерская и финансовая отчетность с учетом требования пп. 3.12.2.8 п. 3.12 Положения N 590-П, документы по целевому использованию ссуды, документы по залогу и т.п.);
• кредитных и обеспечительных договоров, заключенных с использованием электронно-цифровой подписи;
• внутренней аналитической информации банка (заключения/оценки) о проведенном анализе финансового состояния и качества обслуживания долга заемщика и его результатах, а также решения соответствующих уполномоченных/коллегиальных органов банка по сделке (на выдачу кредита, реструктуризацию/реклассификацию ссуды и т.д.);
• профессиональных суждений о размере кредитного риска по ссуде и информации о расчете резерва на отчетные даты.
При этом информация по каждому досье доступна органам управления, подразделениям внутреннего контроля кредитной организации, аудиторам и органам банковского надзора и может быть получена по каждой ссуде в любой момент времени.
В ответном Письме от 19.10.2017 N 41-1-3-7/1230 Банк России подтвердил возможность хранения ряда сведений о заемщике в электронном виде при соблюдении требований относительно доступа к информации, которая использована кредитной организацией для оценки качества ссуды, включая оценку финансового положения заемщика, органам управления, подразделениям внутреннего контроля кредитной организации, аудиторам и органам банковского надзора.
Одновременно отмечено, что в случае принятия уполномоченным органом управления (органом) кредитной организации решения об уточнении классификации ссудной задолженности (п. 3.10, пп. 3.12.3 п. 3.12, пп. 3.14.3 п. 3.14 Положения N 590-П) решение уполномоченного органа управления (органа), а также документы, позволяющие признать такое решение обоснованным, должны быть составлены на бумажном носителе.
В дальнейшем Банк России разместил на своем официальном сайте Требования к составу и форматам предоставления информации в электронном виде из кредитного досье (далее - Требования), в которых приведены перечни документов, помещаемых в электронное досье заемщиков - юридических лиц и заемщиков - физических лиц.
Перечень документов для хранения в составе электронного кредитного досье базируется преимущественно на требованиях Положения N 590-П и сопутствующих рекомендациях Банка России. Вместе с тем указанные Требования не являются нормативным актом Банка России, не имеют даты и номера утверждения, не оформлены в виде нормативного акта (положение, инструкция или указание) и, соответственно, не обладают общеобязательным характером для кредитных организаций, то есть, по нашему мнению, представляют собой рекомендацию (ст. 7 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)", п. п. 1.2, 1.3, 1.4 Положения Банка России от 22.09.2017 N 602-П "О правилах подготовки нормативных актов Банка России").
Срок хранения кредитного досье
Документы, хранящиеся в составе кредитного досье, собственно и образуют само кредитное досье. Следовательно, требования относительно сроков хранения кредитных досье распространяются и на документы, входящие в его состав.
Сроки хранения кредитных договоров, договоров займа и иных долговых обязательств, документов, подтверждающих предоставление кредитов и исполнение должником своих обязательств, установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень), и составляют пять лет после полного исполнения обязательства, списания задолженности по обязательству или его прекращению по иным основаниям (с условием о залоге имущества - 10 лет) (ст. 261 Перечня).
Вместе с тем действующая редакция Перечня не предусматривает, например, срок хранения заявок на получение кредита. Поскольку нормативно указанный срок закрепления не нашел, кредитные организации самостоятельно устанавливают срок хранения заявок на получение кредита в соответствии со структурой собственных клиентов, направлениями бизнеса и в соответствии с внутренними документами.
В данной связи представляется необходимым оценивать сроки хранения документов, входящих в состав кредитного досье, единообразно, поскольку кредитное досье представляет собой единый документ, состоящий из нескольких составляющих (документов).
Относительно сроков хранения банками кредитных досье в настоящее время существует правовая неопределенность.
С одной стороны, согласно п. 1.1 Указания Банка России от 25.11.2009 N 2346-У кредитная организация вправе хранить указанные в Приложении 1 к данному Указанию документы в электронном виде в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. С другой стороны, кредитные досье в Приложении 1 к данному Указанию не предусмотрены, а значит, требования Указания Банка России N 2346-У на них не распространяются. Рассмотренные выше Требования ситуацию не изменяют, поскольку не являются дополнением к Указанию Банка России N 2346-У.
При этом в случае признания кредитной организации несостоятельной (банкротом) конкурсный управляющий обязан передать документы, образовавшиеся в процессе деятельности кредитной организации, на хранение в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, в соответствии с перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, который утверждается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России, с указанием сроков хранения указанных документов (пп. 8 п. 3 ст. 189.78 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)").
Кроме того, деятельность конкурсных управляющих (ликвидаторов) по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций регламентируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Росархивом разработаны Методические рекомендации по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций (для конкурсных управляющих (ликвидаторов)) (далее - Методические рекомендации), в которых предусмотрены виды архивных документов ликвидированных кредитных организаций, которые могут быть приняты в государственные (муниципальные) архивы, и сроки их хранения в кредитных организациях, в том числе согласно выписке из проекта Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (согласован ЦЭПК при Росархиве 27 сентября 2013 г. М., 2014 (Приложение N 2 к Методическим рекомендациям)) (далее - выписка), в частности:
• кредитные досье заемщиков - юридических лиц (кредитные заявки, копии учредительных и правоустанавливающих документов, документы по обеспечению кредитов и целевому использованию кредита, технико-экономические обоснования, бизнес-планы, копии решений уполномоченных органов кредитных организаций, заключения, копии договоров, соглашений, распоряжения о зачислении кредитных средств на расчетный (валютный, корреспондентский) счет заемщика, копии платежных поручений, копии счетов, акты выполненных работ, выписки со счетов, акты о проверке состояния предмета залога, выписки по погашению процентов, основного долга и др.) должны храниться 10 лет после закрытия дела и окончания взаиморасчетов. При условии завершения проверки налоговыми органами (п. 13 выписки);
• кредитные досье заемщиков - физических лиц (заявления, анкеты, справки, декларации, заключения, выписки по счетам, копии документов, удостоверяющих личность, копии договоров, срочные обязательства о погашении кредита (основного долга и процентов), уведомления, документы по обеспечению возврата кредитов, распоряжения и др.) должны храниться 10 лет после закрытия дела и окончания взаиморасчетов. При условии завершения проверки налоговыми органами. Кредитные дела заемщиков, в отношении которых вынесено решение суда, - 35 лет (п. 14 выписки).
При этом, если в случае признания кредитной организации несостоятельной (банкротом) необходимая документация (включая кредитные досье) будет утеряна и не предъявлена руководством банка, действия последнего могут быть квалифицированы в качестве затрудняющих проведение процедур банкротства, а сами руководители - привлечены к субсидиарной ответственности по обязательствам кредитной организации (п. 24 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 21.12.2017 N 53 "О некоторых вопросах, связанных с привлечением контролирующих должника лиц к ответственности при банкротстве", Постановление Арбитражного суда Московского округа от 30.03.2021 N Ф05-2555/2018 по делу N А40-196844/2016).
Таким образом, в условиях правовой неопределенности порядок и сроки хранения кредитного досье устанавливаются кредитными организациями самостоятельно. Однако при разработке соответствующих внутренних документов рекомендуется учитывать вышеуказанные Методические рекомендации Росархива.
Д.Г. Алексеева
Московский государственный
юридический университет
имени О.Е. Кутафина
