Какие действия следует предпринять после смены наименования организации?
После смены наименования организации следует выполнить следующие действия: уведомить работников, внести изменения в трудовые книжки (в случае их ведения) и сведения о трудовой деятельности работников, а также отчитаться в ПФР по форме СЗВ-ТД; заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам; уведомить обслуживающие банки и оформить новые банковские карточки; уведомить контрагентов и оформить дополнительные соглашения к ранее заключенным с ними гражданско-правовым договорам с даты, которой датирован лист записи в ЕГРЮЛ.
Рекомендуется доверенности на представление интересов организации перед третьими лицами переоформить с даты, которой датирован документ, подтверждающий внесение записи в ЕГРЮЛ.
По общему правилу изменения, внесенные в учредительные документы юридических лиц, приобретают силу для третьих лиц с момента государственной регистрации учредительных документов (п. 6 ст. 52 ГК РФ).
При регистрации изменения наименования организация получает следующие подтверждающие документы (п. 4 ст. 84 НК РФ, п. 3 ст. 11, пп. "б", "в" п. 1 ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей", Письмо ФНС России от 07.05.2015 N СА-4-14/7844@):
• экземпляр изменений устава организации или устав в новой редакции с отметкой ИФНС России;
• лист записи ЕГРЮЛ по форме Р50007, утвержденной Приказом ФНС России от 06.11.2020 N ЕД-7-14/794@;
• свидетельство о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту ее нахождения по форме 1-1-Учет, утвержденной Приказом ФНС России от 11.08.2011 N ЯК-7-6/488@, с новым наименованием юридического лица.
После регистрации изменения наименования организации налоговая инспекция в течение пяти рабочих дней должна уведомить об этом территориальные органы ПФР, региональные отделения ФСС РФ, территориальные органы Росстата (п. 9 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 22.12.2011 N 1092).
Организации следует выполнить следующие действия:
• уведомить работников об изменении наименования организации;
• внести изменения в трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников;
• заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам;
• уведомить обслуживающие банки и оформить новые банковские карточки;
• уведомить контрагентов;
• переоформить доверенности.
Уведомление работников об изменении наименования организации
Обязанность по уведомлению работников за два месяца в соответствии со ст. 74 ТК РФ в случае изменения наименования у организации отсутствует. При этом уведомить работников об изменении наименования организации можно путем размещения сообщения на сервере организации, ознакомления с решением общего собрания участников (акционеров) об изменении наименования организации, рассылки сообщений об изменения наименования организации.
Внесение изменений в трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников
На впервые поступивших на работу работников, а также тех, кто подал заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности, бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся. Если же работник выбрал бумажную трудовую книжку или не подал работодателю заявление о своем выборе, то трудовую книжку в бумажном виде необходимо вести наряду с электронной трудовой книжкой (ст. ст. 66, 66.1 ТК РФ, ч. 2, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Если работник не отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде, то изменение наименования организации следует в ней отразить. При этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дата и номер. Графы 1 "Номер записи" и 2 "Дата" раздела "Сведения о работе" остаются пустыми, поскольку дата изменения наименования указывается непосредственно в тексте данной записи (в графе 3 этого раздела) (п. 13 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250).
В сведения о трудовой деятельности также включаются сведения об изменении наименования работодателя. Для этого предусмотрен признак "Переименование". При этом работодателю необходимо отчитаться в территориальный орган ПФР по форме СЗВ-ТД (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.5 Порядка заполнения формы СТД-Р, утв. Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н, п. п. 1.4, 1.8, 2.8 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР N 730п).
Заключение дополнительных соглашений к трудовым договорам
В трудовом договоре указывается наименование работодателя (ч. 1 ст. 57 ТК РФ). Место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения является обязательным для включения в трудовой договор условием (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
В соответствии со ст. 72 ТК РФ по общему правилу изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, которое заключается в письменной форме.
При изменении наименования организации необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Пример. Соглашение к трудовому договору о смене наименования работодателя
"В связи с изменением наименования работодателя на основании решения общего собрания участников от "___" ____ 202_ г. N __ считать, что работник работает в организации "__________________" с "__" ____ 202__ г.".
Уведомление банков и оформление новых банковских карточек
В случаях изменения наименования клиента - юридического лица таким клиентом представляется новая карточка (абз. 2 п. 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов"). В рассматриваемом случае организация обязана уведомить обслуживающие ее банки об изменении наименования и представить в них новые банковские карточки.
Уведомление контрагентов
Одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа является наименование экономического субъекта, составившего документ (п. 3 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Указание прежнего наименования может повлечь за собой негативные последствия, например, в виде отказа налоговых органов в принятии расходов при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Чтобы избежать неправильного указания наименования организации в первичных учетных документах и счетах-фактурах и претензий со стороны налоговых органов, нужно письменно уведомить всех контрагентов об изменении наименования юридического лица, а также оформить дополнительные соглашения к ранее заключенным с ними гражданско-правовым договорам, указав в них новое наименование, действующее с даты, которой датирован документ, подтверждающий внесение записи в ЕГРЮЛ, и номер записи (п. 6 ст. 52, п. 1 ст. 450, п. 1 ст. 452 ГК РФ).
Переоформление доверенностей
Смена наименования организации не является основанием для прекращения действия доверенности (п. 1 ст. 188 ГК РФ, Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 29.08.2019 N 07АП-5413/2019(2) по делу N А45-38918/2018). Поэтому при изменении наименования юридического лица доверенность, выданная до такого изменения, сохраняет свое действие. Однако это может вызвать сложности при представлении интересов организации перед третьими лицами (в других организациях, государственных органах и судах), поэтому ее целесообразно переоформить.
Если доверенностью оформлена передача полномочий, реализуемых внутри самой организации, то такую доверенность с прежним наименованием организации можно не переоформлять до истечения срока ее действия.
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
