Вопрос: Как оформить выписку из трудового договора?
Как оформить выписку из трудового договора?
Выписка из трудового договора является копией части трудового договора, заверенной представителем работодателя, она должна быть оформлена и предоставлена работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления. Выписка из трудового договора должна содержать: наименование организации-работодателя; фамилию, имя, отчество работника и его персональные данные; а также те сведения из трудового договора, которые требуется предоставить работнику, дату составления выписки. Выписка должна быть заверена надлежащим образом. Статьей 62 ТК РФ предусмотрено, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой, в том числе копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы и др. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Если используется электронный документооборот, то заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать в письменной форме, либо направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо направить через цифровую платформу "Работа в России" при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ). В этом случае работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, такие электронные документы способом, указанным в заявлении работника (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ): • в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом; • в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на едином портале государственных и муниципальных услуг в случае взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг либо в личном кабинете работника на цифровой платформе "Работа в России" при условии ее использования работодателем в целях осуществления электронного документооборота. При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника (в порядке взаимодействия, предусмотренном ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ) (ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ). При этом работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). Перечень документов, которые связаны с работой и подлежат выдаче работнику по его заявлению, не является исчерпывающим, в связи с чем работодатель не вправе отказать работнику в выдаче ему выписки из трудового договора, если от работника поступит соответствующее заявление. Некоторые случаи предоставления выписок из трудовых договоров установлены нормативно (например, п. 4 Порядка выдачи свидетельств на право ведения работ в области использования атомной энергии, утв. Приказом Госкорпорации "Росатом" от 30.03.2016 N 1/5-НПА). В иных случаях документы подобного типа, как правило, могут предоставляться для предъявления в различные государственные органы и иные организации, а также контрагентам, например, для подтверждения полномочий руководителя. При этом выписка из трудового договора может служить цели установления подлинности персональных сведений о работнике, опыте выполнения той или иной работы и т.п. Полагаем, что при оформлении и выдаче работнику выписки из трудового договора на бумажном носителе следует руководствоваться положениями п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013), согласно которому выписка из документа представляет собой копию части документа, заверенную в установленном порядке. Таким образом, выписка из трудового договора является кратким отражением необходимого раздела трудового договора или его части. При этом выписка из трудового договора может быть использована и в качестве замены копии трудового договора, которая выполняется в соответствии с п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013: заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Верность копии документа на бумажном носителе свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии на бумажном носителе проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации (при наличии). Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. По нашему мнению, при оформлении выписок из трудового договора выполняются следующие действия: копируется необходимая часть текста документа, поскольку именно в этом состоит цель создания выписки, полностью повторяются все реквизиты заголовочной части основного документа. Сам документ необходимо назвать "выписка из трудового договора". Выписка из трудового договора должна содержать: наименование организации-работодателя; фамилию, имя, отчество работника и его персональные данные; дату составления выписки. Также в выписку включаются пункты трудового договора, которые требуется представить работнику. Выписка на бумажном носителе должна быть удостоверена подписью лица, уполномоченного работодателем, и печатью организации-работодателя (при наличии). Таким образом, выписка из трудового договора является копией части трудового договора, заверенной представителем работодателя. Выписка из трудового договора должна быть оформлена и предоставлена работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления.
Подготовлено на основе материала Р.А. Исмаилова Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации
См. также: В каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки?
