Вопрос: Как составить заявление о выдаче копии трудовой книжки?
Как составить заявление о выдаче копии трудовой книжки?
Заявление работника о выдаче ему копии трудовой книжки (при ее ведении) является обязательным при предоставлении работодателем такой копии. Порядок составления заявления зависит в том числе от способа осуществления документооборота. Работникам в отдельных случаях может понадобиться копия трудовой книжки (например, для получения кредита в банке, оформления визы и т.п.). По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой, в частности ведущейся работодателем трудовой книжки. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Если используется электронный документооборот, то заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать в письменной форме, либо направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо направить через цифровую платформу "Работа в России" при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота. Если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, то в заявлении работнику необходимо указать способ их получения (ч. 10, 11 ст. 22.3 ТК РФ). При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, в частности ведущейся работодателем трудовой книжки, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику ее копию на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника (ч. 6 ст. 312.2, ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ). Взаимодействие дистанционного работника и работодателя в указанном случае может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием электронной подписи или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ). При этом работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). Форму заявления работника о предоставлении ему копии трудовой книжки работодатель вправе утвердить самостоятельно в локальном нормативном акте, либо такое заявление составляется работником самостоятельно в произвольной форме. При этом заявление должно содержать следующие элементы: • наименование работодателя; • фамилию, имя, отчество (при наличии) работника; • должность работника; • дату написания заявления - для заявления на бумажном носителе; • подпись с расшифровкой - для заявления на бумажном носителе; • дату получения представителями работодателя заявления - для заявления на бумажном носителе. Указание причины предоставления работнику копии трудовой книжки может осуществляться по желанию самого работника (например, при необходимости получения копии в кратчайший срок). Законодательно такая обязанность отсутствует и не может являться причиной отказа в предоставлении документов или их копий по заявлению работника.
Пример. Заявление на бумажном носителе о выдаче копии трудовой книжки
Директору
должность руководителя организации
ООО "Ромашка"
наименование организации
Иванову И.И.
фамилия и инициалы руководителя
от Смирнова Николая Николаевича
Ф.И.О. работника
старшего юриста
должность работника
отдела юридического сопровождения
наименование структурного подразделения
Заявление
Прошу предоставить мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке.
1 декабря 2021 г. Смирнов Н.Н.
подпись
1 декабря 2021 г. Петрова В.В.
подпись работника кадровой службы
Подготовлено на основе материала Д.А. Мыльникова, государственного советника Российской Федерации 3 класса Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации
См. также: В каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки?
