Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?
Работодатель не вправе хранить копию паспорта работника в его личном деле.
При заключении трудового договора гражданин, поступающий на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность (ст. 65 ТК РФ, Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 02.04.2019 N 53 "О классификаторе видов документов, удостоверяющих личность").
Требование, а также возможность снятия копий паспорта, как и обязанности их хранения, трудовым законодательством не предусмотрены.
Вместе с тем паспорт гражданина РФ содержит персональные данные работника, а хранение копий паспорта подпадает под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Закон N 152-ФЗ)).
Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ).
Одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ). Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемыми действующим законодательством.
Обработка персональных данных в рассматриваемом случае может осуществляться только с согласия субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ).
Таким образом, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспорта работника, работодатель превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ).
Подобный вывод также был сделан и в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013.
За обработку персональных данных, несовместимую с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 13.11 и ст. 17.13 КоАП РФ, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, предусмотрен штраф (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ):
• на должностных лиц - от 10 000 до 20 000 руб.;
• на юридических лиц - от 60 000 до 100 000 руб.
Повторное совершение данного административного правонарушения влечет наложение административного штрафа (ч. 1.1 ст. 13.11 КоАП РФ):
• на должностных лиц - от 20 000 до 50 000 руб.;
• на индивидуальных предпринимателей - от 50 000 до 100 000 руб.;
• на юридических лиц - от 100 000 до 300 000 руб.
Таким образом, работодатель не вправе хранить копию паспорта работника в его личном деле. Хранение копии паспорта работника может быть признано нарушением законодательства в области персональных данных и повлечь ответственность, предусмотренную ч. 1, 1.1 ст. 13.11 КоАП РФ.
Отметим, что постановление по делу об административном правонарушении за нарушение законодательства РФ в области персональных данных не может быть вынесено по истечении года со дня совершения административного правонарушения, однако, по нашему мнению, в рассматриваемой ситуации указанные сроки будут исчисляться со дня обнаружения соответствующего правонарушения должностным лицом, уполномоченным составлять протокол об административном правонарушении (ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП РФ, абз. 3 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 N 5).
Подготовлено на основе материала
К.Г. Ермолаевой
ООО "КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ"
Региональный информационный центр
