Какие установлены сроки хранения документов АО?
Сроки хранения документов в акционерном обществе различаются в зависимости от их вида. Некоторые документы подлежат постоянному хранению.
Акционерное общество обязано хранить документы, предусмотренные законом, своим уставом, внутренними документами, решениями общего собрания акционеров, совета директоров общества, иных органов управления общества, а также другие документы, предусмотренные нормативными правовыми актами РФ (ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").
Определенные сроки хранения конкретных внутренних документов общества предусмотрены разд. II Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (далее - Положение N 03-33/пс). Сроки хранения прочих документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень N 236). Часть документов подлежит постоянному хранению, часть - до ликвидации организации, часть - до минования надобности, а часть - в течение определенных сроков.
Документы, подлежащие постоянному хранению
Многие документы общество должно хранить постоянно, в частности (п. 2.1 Положения N 03-33/пс, ст. ст. 19, 28, 29, 31, 32, 33, 40, 197, 271 Перечня N 236):
• решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, устав общества и изменения, внесенные в него;
• свидетельство о государственной регистрации общества;
• положение о филиале либо представительстве;
• годовые отчеты;
• решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке;
• документы сводной (консолидированной) годовой бухгалтерской отчетности;
• документы годовой бухгалтерской отчетности;
• протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества либо решения единоличного исполнительного органа;
• бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;
• списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Закона N 208-ФЗ;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
• ежеквартальные отчеты эмитента за I квартал финансового (отчетного) года;
• приказы и распоряжения по основной деятельности (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, они хранятся до ликвидации организации);
• штатные расписания;
• бизнес-планы; документы (обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним;
• документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Документы с указанным в Перечне N 236 сроком хранения "Постоянно" в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не могут храниться менее 10 лет (сноска 1 к указанному Перечню, п. 4.4 Инструкции по применению Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Документы, подлежащие хранению до ликвидации организации
К данным документам относятся, в частности, следующие документы (ст. ст. 108, 109, 117 Перечня N 236):
• договоры купли-продажи ценных бумаг, долей и паев;
• документы ((сертификаты, передаточные акты, выписки по счету депо, реестродержателей), подтверждающие переход прав собственности на ценные бумаги);
• списки лиц, осуществляющих права по ценным бумагам, и списки владельцев ценных бумаг, составленные в целях исполнения обязанностей, предусмотренных федеральными законами.
Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, является ли эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ (п. 4.5 Инструкции по применению Перечня).
Документы, подлежащие хранению не менее 75 лет либо не менее 50 лет
В течение 75 лет должны храниться некоторые документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003. Указанные документы, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся в течение 50 лет (п. 4.8 Инструкции по применению Перечня). К ним относятся, в частности: (ст. ст. 42, 122, 172, 182, 296, 308, 403, 435 Перечня N 236, сноска 3 к Перечню):
• штатные расстановки (штатно-списочный состав работников);
• ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат;
• описи дел по личному составу;
• документы регистрации и контроля распорядительных документов по личному составу;
• лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате;
• расчеты по страховым взносам;
• документы об оплате труда и исчислении трудового стажа;
• трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении.
Документы, подлежащие хранению не менее десяти лет
В течение указанного срока подлежат хранению, в частности, договоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акты приема-передачи документов и информации реестра (ст. 120 Перечня N 236).
Документы, подлежащие хранению не менее пяти лет
Не менее пяти лет общество должно хранить, в частности, следующие документы (п. 2.1 Положения N 03-33/пс, ст. ст. 17 - 19, 21, 47, 69, 70, 105, 111, 123, 310 Перечня N 236):
• документы бухгалтерского учета, квартальную бухгалтерскую отчетность;
• отчеты независимых оценщиков;
• отчеты эмитента за II, III и IV кварталы финансового года;
• поручения руководства организации, документы по их выполнению;
• приказы, распоряжения по административно-хозяйственным вопросам;
• протоколы собраний структурных подразделений организации;
• документы (доклады, отчеты, справки, переписка) о выполнении приказов, распоряжений;
• документы структурных подразделений по основной (профильной) деятельности;
• документы по рекламной деятельности;
• переписку по основной (профильной) деятельности;
• поручения по голосованию представителям акционерных обществ в органах управления дочерних и зависимых обществ;
• документы, касающиеся приобретения и выкупа размещенных ценных бумаг их эмитентом;
• переписку о начислении (выплате) дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат;
• налоговые декларации.
Документы, подлежащие хранению не менее одного года
Не менее одного года нужно хранить следующие документы, в частности (п. 2.1 Положения N 03-33/пс, ст. ст. 381, 451 Перечня N 236):
• иные документы, подлежащие опубликованию или раскрытию иным способом, за исключением ежеквартальных отчетов эмитента;
• документы месячной бухгалтерской отчетности;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий.
Указанные в п. 2.1 Положения N 03-33/пс сроки хранения документов применимы, если уставом общества не предусмотрены более продолжительные сроки (п. 2.2 Положения N 03-33/пс). При этом Перечнем N 236 для иных документов предусматриваются и другие сроки хранения.
По истечении срока хранения документов с ограниченным сроком хранения общество должно обеспечить их хранение в случае, если они стали предметом проверки или возникли споры и разногласия, судебные и следственные дела. В таких случаях общество должно хранить соответствующие документы до принятия окончательного решения (п. 2.3 Положения N 03-33/пс). Исчисление сроков хранения документов с ограниченным сроком хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.4 Положения N 03-33/пс).
Порядок хранения документов
Документы должны храниться по месту нахождения исполнительного органа общества в рабочих комнатах до их передачи в архив. Документы с грифом "Коммерческая тайна" обязательно должны храниться в сейфах. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками (п. п. 3.2, 3.6, 3.7 Положения N 03-33/пс).
Обратите внимание! За невыполнение обязанности по хранению документов, предусмотренных законодательством об акционерных обществах, ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность для организаций и должностных лиц.
Подготовлено на основе материала
А.И. Бычкова
ООО "ПИМПЕЙ КАССА"
