Можно ли представить копию паспорта директора по требованию контрагента при заключении ГПД для проверки подписи? Как еще можно подтвердить подлинность подписи?
Организация вправе представить паспорт генерального директора при условии получения его согласия.
Подлинность подписи может быть также подтверждена копией документа, подпись директора на котором засвидетельствована нотариально, например: карточки с образцами подписей; протокола общего собрания участников об избрании руководителя, если директор одновременно является участником и свидетельствование подписи осуществлялось нотариусом.
На практике контрагентами часто запрашиваются документы, подтверждающие полномочия руководителя и удостоверяющие его личность. Для этого имеются следующие причины:
гражданско-правовые - подтверждение достоверности подписи лица при заключении договора, когда его подписание происходит не в присутствии контрагента. Это необходимо для минимизации риска заключения сделки неуполномоченным лицом (ст. 183 ГК РФ);
налоговые - проявление налогоплательщиком "должной осмотрительности и осторожности" при выборе контрагента во избежание признания налоговой выгоды необоснованной (п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 "Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды").
Налоговые органы последовательно рекомендуют налогоплательщикам запрашивать указанные документы (Письма ФНС России от 05.06.2017 N ЕД-4-15/10588, от 24.06.2016 N ЕД-19-15/104, от 24.07.2015 N ЕД-4-2/13005@). Аналогичной позиции при оценке проявления должной осмотрительности зачастую придерживаются судебные органы (Постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 12.04.2016 N Ф04-1344/2016 по делу N А70-3732/2015, от 26.09.2016 N Ф04-4214/2016 по делу N А46-14470/2015).
Между тем ни гражданским, ни налоговым законодательством на юридических лиц не возлагается обязанность по представлению копии документа, удостоверяющего личность руководителя. Более того, законодательство о защите персональных данных прямо ограничивает в этом. Копия паспорта, содержащая персональные данные руководителя, может быть направлена контрагенту только при условии получения согласия директора (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").
Взамен копии паспорта в целях подтверждения подлинности подписи руководителя могут быть представлены копии документов, подпись директора на которых засвидетельствована нотариально (ст. 80 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1)), например:
• карточка с образцами подписей и оттиска печати (п. 7.9 Инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов");
• протокол общего собрания участников об избрании генерального директора, если директор одновременно является участником и свидетельствование подписи осуществлялось в соответствии с корпоративными нормами общества (п. 4.2 Приложения к Письму ФНП от 01.09.2014 N 2405/03-16-3).
Могут быть использованы и более простые варианты: представлены копия приказа о вступлении в должность генерального директора и/или письмо о подтверждении полномочий с образцом подписи (составляется в произвольной форме). Однако подлинность подписи на таких документах не подтверждается независимой третьей стороной. В связи с чем контрагент может отказать в их принятии.
Подготовлено на основе материала
В.Э. Поляковой
ООО "ФБК Право"
