Можно ли в трудовом договоре с дистанционным работником указать фиксированную выплату компенсации его расходов без подтверждающих документов? Каков порядок налогообложения данной выплаты?
Размер, порядок и сроки выплаты компенсации расходов дистанционному работнику в связи с использованием личного оборудования в рабочих целях определяются коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему.
Указанная компенсация не облагается НДФЛ, страховыми взносами и учитывается в расходах в целях налога на прибыль организаций. При этом согласно разъяснениям Минфина России организация должна располагать копиями документов, подтверждающими понесенные работником расходы в служебных целях.
Дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети Интернет, и сетей связи общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).
Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ).
Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ).
Тем самым основанием для выплаты компенсации за использование дистанционными работниками своего имущества являются коллективный договор, локальный нормативный акт, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовой договор, дополнительное соглашение к трудовому договору.
В данных документах рекомендуется отразить наименование имущества работника, используемого для выполнения дистанционной работы, права работника на это имущество (собственность, аренда).
Каких-либо ограничений в отношении размера компенсации, порядка ее расчета не установлено.
Например, расчет компенсации за использование имущества работника может быть произведен исходя из сумм износа (амортизации) соответствующего имущества.
Вместе с тем, согласно разъяснениям Минфина России, размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях (Письмо Минфина России от 12.03.2021 N 03-03-06/1/17362).
Методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов, их подтверждающих, утверждаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом (Письмо ФНС России от 12.02.2021 N СД-4-11/1705@).
Выплаты, производимые в соответствии со ст. 312.6 ТК РФ за использование в интересах работодателя имущества работника, в размере, определенном коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, являются установленными законодательством компенсационными выплатами, связанными с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, и освобождаются от обложения:
• НДФЛ - на основании п. 1 ст. 217 НК РФ;
• страховыми взносами - на основании абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
Компенсация за использование дистанционным работником принадлежащего ему имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186).
Подготовлено на основе материала
С.В. Разгулина,
действительного
государственного советника
Российской Федерации
3 класса
