Работодатель оплачивает проезд к месту проведения отпуска работнику, работающему в районе Крайнего Севера, и неработающим членам его семьи. Какие документы он должен запросить у работника в целях НДФЛ, страховых взносов, налога на прибыль?
Работодателю следует запросить у работника проездные и перевозочные документы, документы, подтверждающие степень родства и факт совместного проживания, иные документы, подтверждающие, что неработающие члены семьи являются иждивенцами.
Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).
При этом размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).
Налог на прибыль организаций
В целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Расходы, не соответствующие указанным требованиям, согласно п. 49 ст. 270 НК РФ, в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются.
В составе расходов на оплату труда учитываются, в частности, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном работодателем, - для организаций, не относящихся к бюджетной сфере (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ).
Страховые взносы
Объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ (пп. 1 п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421 НК РФ).
В соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами стоимость проезда работника к месту использования отпуска и обратно и стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником) и стоимость провоза ими багажа, оплачиваемые плательщиком страховых взносов лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами. В случае использования отпуска за пределами территории Российской Федерации не подлежит обложению страховыми взносами стоимость проезда или перелета работника и неработающих членов его семьи (включая стоимость провоза ими багажа весом до 30 килограммов), рассчитанная от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу Российской Федерации, в том числе международного аэропорта, в котором работник и неработающие члены его семьи проходят пограничный контроль в пункте пропуска через Государственную границу Российской Федерации.
НДФЛ
От обложения НДФЛ освобождается оплата работодателем своим работникам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, стоимости проезда работника в пределах территории РФ к месту отпуска и обратно и стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимости проезда неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником) и стоимости провоза ими багажа, производимая в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ. В случае использования отпуска за пределами территории Российской Федерации не подлежит налогообложению стоимость проезда или перелета работника и неработающих членов его семьи (включая стоимость провоза ими багажа весом до 30 килограммов), рассчитанная от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу Российской Федерации, в том числе международного аэропорта, в котором работник и неработающие члены его семьи проходят пограничный контроль в пункте пропуска через Государственную границу Российской Федерации (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Подтверждающие документы
Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 утверждены Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (далее - Правила). Указанными Правилами установлены документы, подтверждающие произведенные расходы на проезд работника и членов его семьи.
Принимая во внимание, что для организаций, не относящихся к бюджетной сфере, отдельных законодательных актов, регламентирующих порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, не разработано, организации могут руководствоваться положениями указанных выше Правил. Такие разъяснения представлены в Письме Минфина России от 18.10.2010 N 03-03-06/1/651 и актуальны по настоящее время.
В то же время организация вправе самостоятельно в рамках коллективного договора, локального нормативного акта или в трудовом договоре с работником определить перечень документов, подтверждающих произведенные расходы на проезд работника и членов его семьи. При этом исчерпывающий перечень документов установить достаточно сложно.
В целях включения расходов на проезд к месту проведения отпуска неработающих членов семьи работника в состав расходов на оплату труда необходимы документы, подтверждающие, что неработающие члены семьи являются иждивенцами.
Иждивенцами являются нетрудоспособные члены семьи, находящиеся на полном содержании работника или получающие от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию (ч. 2 ст. 179 ТК РФ).
Кроме того, понятия "иждивенец" и "нетрудоспособный член семьи" используются в Федеральном законе от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" (далее - Закон N 173-ФЗ).
Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 173-ФЗ нетрудоспособными членами семьи являются:
дети, братья, сестры и внуки, не достигшие возраста 18 лет, а также дети, братья, сестры и внуки, обучающиеся по очной форме по основным образовательным программам в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, в том числе в иностранных организациях, расположенных за пределами территории Российской Федерации, если направление на обучение произведено в соответствии с международными договорами Российской Федерации, до окончания ими такого обучения, но не дольше чем до достижения ими возраста 23 лет или дети, братья, сестры и внуки старше этого возраста, если они до достижения возраста 18 лет стали инвалидами. При этом братья, сестры и внуки признаются нетрудоспособными членами семьи при условии, что они не имеют трудоспособных родителей;
один из родителей или супруг либо дедушка, бабушка независимо от возраста и трудоспособности, а также брат, сестра либо ребенок, достигшие возраста 18 лет, если они заняты уходом за детьми, братьями, сестрами или внуками, не достигшими 14 лет, и не работают;
родители и супруг, если они достигли возраста 60 и 55 лет (соответственно мужчины и женщины) либо являются инвалидами;
дедушка и бабушка, если они достигли возраста 60 и 55 лет (соответственно мужчины и женщины) либо являются инвалидами, при отсутствии лиц, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации обязаны их содержать.
Иждивение детей предполагается и не требует доказательств, за исключением указанных детей, объявленных в соответствии с законодательством Российской Федерации полностью дееспособными или достигших возраста 18 лет (п. 4 ст. 9 Закона N 173-ФЗ).
Полагаем, что кроме документов, подтверждающих, что неработающие члены семьи не состоят в трудовых отношениях, следует представить документы, подтверждающие, что они не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей или не имеют дохода от предпринимательской деятельности.
Следует отметить, что действующим законодательством не установлен конкретный перечень документов, подтверждающих факт нахождения на иждивении.
Например, в соответствии с п. 91 Перечня, утвержденного Приказом Минтруда России от 04.08.2021 N 538н, нахождение нетрудоспособных членов семьи на иждивении может подтверждаться сведениями индивидуального (персонифицированного) учета, сведениями, содержащимися в Единой государственной информационной системе социального обеспечения, о доходах всех членов семьи и иными документами, предусмотренными законодательством Российской Федерации.
Кроме того, документами, подтверждающими статус иждивенца, могут быть копия свидетельства о рождении, копия свидетельства о заключении брака, справка, подтверждающая факт установления инвалидности, справка об обучении на очной форме по основным образовательным программам, справка из органов государственной службы занятости населения о признании безработным, копия трудовой книжки, выписка из ЕГРИП, заверенные налоговым органом копии декларации по налогу на доходы физических лиц или декларации по налогу, уплачиваемому в связи с применением специального режима налогообложения, и другие.
Представления документов, свидетельствующих, что член семьи находится на иждивении у работника, достаточно для подтверждения факта, что член семьи не работает.
В целях освобождения от уплаты страховых взносов и НДФЛ необходимо документальное подтверждение факта совместного проживания членов семьи с работником организации.
При этом НК РФ не установлен перечень документов, подтверждающих факт совместного проживания данных лиц.
Например, такими документами могут быть свидетельство о регистрации по месту пребывания и выписка из домовой книги, содержащие информацию о лицах, проживающих постоянно или временно по одному и тому же адресу (Письмо Минфина России от 20.10.2020 N 03-15-06/91189).
В связи с вышеуказанным полагаем, что организации в перечень запрашиваемых документов необходимо включить следующие обобщенные категории документов: проездные и перевозочные документы, документы, подтверждающие степень родства и факт совместного проживания, иные документы, подтверждающие, что неработающие члены семьи являются иждивенцами.
Подготовлено на основе материала
Н.Н. Тактарова,
советника государственной
гражданской службы РФ
3 класса
