Какими документами работодатель может подтвердить факт отправления работнику трудовой книжки по почте в случае прекращения трудового договора?
Документами, подтверждающими факт направления трудовой книжки работнику по почте, могут быть, в частности, почтовая квитанция и опись вложения, а также уведомление о вручении при его наличии.
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить ему сведения о трудовой деятельности у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, абз. 3 п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н)).
В случае когда в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка N 320н).
Для минимизации судебных рисков работодателю следует иметь документы, подтверждающие дату отправления трудовой книжки работнику, а также то, что была направлена именно трудовая книжка.
Отметим, что нормы ТК РФ не устанавливают перечня документов, подтверждающих факт направления трудовой книжки работнику по почте.
Между тем документами, подтверждающими отправление почтовой корреспонденции, являются почтовая квитанция, опись вложения и уведомление о вручении (пп. "б" п. 10, п. 31 Правил оказания услуг почтовой связи, утв. Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234, разд. 3 Порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утв. Приказом ФГУП "Почта России" от 07.03.2019 N 98-П).
Таким образом, почтовая квитанция и опись вложения могут являться надлежащим подтверждением факта отправления трудовой книжки работнику по почте в случае прекращения трудового договора.
Данный вывод подтверждается судебной практикой (Апелляционные определения Московского городского суда от 14.05.2019 N 33-16268/2019, от 10.07.2019 по делу N 33-29819/2019).
В качестве подтверждения факта отправления может также использоваться уведомление о вручении при его наличии. Однако уведомление о вручении не подтверждает, что работнику была направлена именно трудовая книжка, поэтому в случае его представления рекомендуется также прикладывать опись вложения.
Подготовлено на основе материала
А.А. Рудакова
ООО "М-СТАЙЛ"
Региональный информационный центр
