Как принять работника на работу в филиал организации?
Трудовые договоры с работниками филиала могут заключаться руководителем филиала, если он является полномочным представителем работодателя. Данные полномочия должны быть закреплены в положении о филиале и в доверенности.
При оформлении трудовых отношений с работниками филиала необходимо учитывать особенности правового статуса филиала.
Если работник принимается для работы в филиале организации, то порядок заключения трудового договора имеет свои особенности.
Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть.
Филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (п. п. 2, 3 ст. 55 ГК РФ).
Соответственно, филиалы осуществляют деятельность от имени создавшей их организации, которая и несет ответственность за их деятельность.
Оформление полномочий руководителя филиала
Руководство деятельностью филиала осуществляет его руководитель.
Руководители филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности (п. 3 ст. 55 ГК РФ).
Данная норма является императивной и не допускает расширительного толкования.
Таким образом, руководитель филиала действует от имени организации (работодателя) на основании положения о филиале и доверенности.
Полномочия руководителя филиала должны быть удостоверены доверенностью и не могут основываться лишь на указаниях, содержащихся в учредительных документах юридического лица, положении о филиале и тому подобное, либо явствовать из обстановки, в которой действует руководитель филиала (абз. 1 п. 129 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25).
Поэтому в случае отсутствия документального подтверждения полномочий на подписание кадровых документов действия руководителя филиала будут признаны незаконными.
Следовательно, вопрос о том, как будет осуществляться кадровая работа в филиале в плане подбора работников, заключения с ними трудовых договоров, издания приказов, хранения трудовых книжек (в случае их ведения) и тому подобное, решает работодатель. Этот порядок необходимо прописать в локальном нормативном акте, например в положении о филиале.
Если руководитель филиала на основании выданной ему доверенности является полномочным представителем работодателя, осуществляющим прием, перевод, увольнение работников и решающим остальные вопросы в рамках трудовых отношений, то трудовые договоры с работниками заключаются руководителем филиала.
При этом в качестве работодателя будет выступать не филиал, а головная организация, поскольку, как было указано выше, филиал организации не является отдельным юридическим лицом и не рассматривается действующим законодательством в виде отдельного работодателя.
Соответственно, в преамбуле трудового договора в таком случае следует писать: "Общество с ограниченной ответственностью "Организация" в лице директора Московского филиала ООО "Организация" Иванова Ивана Васильевича, действующего на основании доверенности от ________ N ____, именуемое в дальнейшем Работодателем...". В реквизитах договора указываются реквизиты головной организации.
Если руководитель филиала не имеет соответствующих полномочий, то подписание подобного рода документов осуществляет руководитель организации.
Порядок оформления кадровых документов
В трудовом договоре в обязательном порядке нужно указать место работы работника. Под местом работы понимаются расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение. Если работник принимается для работы в филиале, расположенном в другой местности, в трудовом договоре необходимо указать филиал организации с указанием его местонахождения (ч. 2 ст. 57 ТК РФ, Обзор, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014).
До подписания трудового договора работника необходимо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 2 ст. 22.1, ч. 11 ст. 22.2, ч. 3 ст. 68, ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ).
На основании трудового договора руководитель филиала вправе издать приказ о приеме на работу, содержание которого должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).
После подписания трудового договора ответственный работник делает запись в трудовой книжке (в случае ее ведения). При этом если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор, делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (ч. 4 ст. 66, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, п. п. 3, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. п. 9, 10 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, Письмо Минтруда России от 13.12.2021 N 14-2/ООГ-11865).
Наименование структурного подразделения, в которое принят работник, также отражается в сведениях о трудовой деятельности, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. п. 1, 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ), п. п. 2.1.2, 2.5.4 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п (далее - Порядок N 730п), п. 2.4 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н).
Кроме того, в случае приема на работу работника потребуется отчитаться в ПФР по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п (п. 2.4, пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. п. 1.4, 1.8 Порядка N 730п).
На работника заводится личная карточка по унифицированной форме Т-2 (работодатель вправе разработать собственную форму (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012)), если работодатель применяет данный документ. В частности, применение личной карточки предусматривается для военнообязанных работников (п. п. 23, 24 Методических рекомендации, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).
Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
