Как учесть в налоговом учете затраты работодателя на проезд работников в метро, в том числе по карте "Тройка" (возмещение расходов или покупка проездного билета)?
Затраты на проезд в метро могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, или в составе расходов на оплату труда.
В налоговом учете затраты работодателя на проезд работников в метро могут быть учтены при условии их документального подтверждения и при наличии соответствующих экономических оснований (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Виды расходов на оплату проезда
К расходам на оплату проезда относятся следующие расходы:
1. Расходы на оплату проезда работникам с разъездным характером работы
При выполнении работником работы, которая постоянно осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками (ст. 168.1 ТК РФ). Размеры и порядок возмещения расходов при разъездном характере работы устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами, трудовым договором.
2. Расходы на оплату служебных поездок работников
Работник может совершать служебные поездки не только регулярно, но и по мере необходимости. В трудовом договоре с таким работником может быть указано на выездной характер работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
3. Оплата проезда к месту обучения и обратно
Работодатель обязан оплачивать расходы на проезд следующим категориям работников:
• работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году оплачивается проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно (ст. 173 ТК РФ);
• работникам, осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по заочной форме обучения, один раз в учебном году оплачивается проезд к месту нахождения образовательной организации и обратно в размере 50% стоимости проезда (ст. 174 ТК РФ).
4. Оплата проезда работников, направленных в командировку
Перечень расходов, возмещаемых в связи со служебной командировкой, носит открытый характер (ст. 168 ТК РФ). К ним также могут быть отнесены любые расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В частности, при нахождении в командировке работник может воспользоваться услугами транспорта, включая услуги метро. Поскольку транспортные услуги произведены в интересах работодателя, расходы на их оплату возмещаются наравне с прочими командировочными расходами.
Налоговый учет расходов на проезд
В целях налога на прибыль расходы на проезд работников на метро учитываются следующим образом:
• оплата проезда работников с разъездным характером работы - в качестве расходов на оплату труда (п. 3 ч. 2 ст. 255 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562) или как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Информация ФНС России);
• расходы на оплату служебных поездок по поручениям работодателя - как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);
• оплата проезда к месту учебы и обратно - как расходы на оплату труда (п. 13 ч. 2 ст. 255 НК РФ);
• расходы на оплату проезда при направлении в служебную командировку - как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (п. 26 ст. 270 НК РФ).
При этом если расходы на оплату проезда к месту работы и обратно произведены организацией в силу технологических особенностей производства, а также если такие расходы являются формой системы оплаты труда у данного налогоплательщика, то они могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина России от 19.01.2021 N 03-03-06/1/2239).
Для оплаты проезда на городском общественном транспорте (метро) используются проездные билеты.
Оплата проезда (пополнение карты) осуществляется до поездки. При этом стоимость проезда может быть оплачена непосредственно в кассах, билетных автоматах, удаленно - с помощью интернет-сайта, SMS, мобильных приложений и т.д. Следует обратить внимание, что способы оплаты постоянно расширяются (в частности, оплата возможна с помощью мобильного приложения - "Мобильный билет" (оплата с SIM-карты).
Распространенным способом оплаты проезда является оплата электронной пластиковой картой "Тройка". На карту можно записать бумажный проездной билет действующего тарифного меню или билет "Кошелек".
При оформлении карты "Тройка" взимается залоговая стоимость. Залог можно вернуть при возврате карты в кассу. Залоговая стоимость электронного носителя в расходах не учитывается (п. 32 ст. 270 НК РФ).
Организации, индивидуальные предприниматели могут приобрести проездные билеты (в том числе записанные на карту "Тройка") по безналичному расчету.
Организация может самостоятельно приобретать проездные билеты на общественный транспорт (метро) и предоставлять их работникам либо компенсировать стоимость проезда, оплаченного работником (в размере фактических расходов, подтвержденных кассовыми чеками). Порядок выдачи проездных билетов работникам для служебных поездок или работникам, работа которых имеет разъездной характер, может быть установлен в локальных актах организации.
Расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).
Если речь идет о возмещении расходов на проезд, произведенная оплата поездок может быть учтена при налогообложении после осуществления поездки и подтверждения ее служебного характера.
Так, датой признания расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Датой признания расходов на выплату компенсаций, связанных с разъездным характером работы, служебными поездками, на проезд к месту обучения и обратно также может являться дата утверждения авансового отчета, если это установлено учетной политикой для целей налогообложения (ст. 313 НК РФ).
Если оплата проезда включается в состав расходов на оплату труда, то соответствующие расходы признаются ежемесячно исходя из суммы начисленных в соответствии со ст. 255 НК РФ расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ).
С точки зрения документального подтверждения расходов на оплату проезда следует иметь в виду, что при осуществлении расчетов, за исключением установленных случаев, всеми организациями и индивидуальными предпринимателями в обязательном порядке применяется контрольно-кассовая техника, включенная в реестр контрольно-кассовой техники (ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон N 54-ФЗ)).
Контрольно-кассовая техника не применяется при осуществлении расчетов в безналичном порядке между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями, за исключением осуществляемых ими расчетов с использованием электронного средства платежа с его предъявлением (п. 9 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).
Таким образом, документальным подтверждением осуществленных расходов в зависимости от способа оплаты проезда могут являться кассовые чеки, платежные документы (при безналичной оплате между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями).
Обращаем внимание, что помимо собственно документов об оплате проезда для учета расходов необходим полный комплект, подтверждающий наличие соответствующего основания.
Например, для учета расходов на оплату проезда в командировке необходимо наличие приказа (распоряжения) руководителя о направлении работника в командировку, авансового отчета.
Для учета расходов на основании п. 13 ч. 2 ст. 255 НК РФ необходимо представление работодателю документов, подтверждающих прохождение работником обучения (справка-вызов).
Для обоснования служебного характера поездки на метро подтверждающим документом может выступать составленная работником записка о совершенных служебных поездках с указанием маршрута, утвержденная организацией. Форма такого документа может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Подготовлено на основе материала
С.В. Разгулина,
действительного
государственного советника
Российской Федерации
3 класса
