Правомерно ли хранить трудовые книжки работников не по адресу местонахождения организации?
По нашему мнению, бумажные трудовые книжки (в случае их ведения) следует хранить у работодателя. Хранение трудовых книжек вне места нахождения работодателя возможно в случае ведения кадровой документации структурными подразделениями организации.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) (ч. 3 ст. 66, ст. 66.1 ТК РФ).
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка N 320н).
Следует отметить, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности (п. 41 Порядка N 320н).
Трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера, указываются в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее (п. 40 Порядка N 320н).
Приказом работодателя назначается специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 42 Порядка N 320н).
Обратите внимание! За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрена административная ответственность (ч. 1 ст. 5.27, ст. 13.20 КоАП РФ).
Как правило, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек является работник кадровой службы организации либо ее структурного подразделения (в том числе обособленного) или сам руководитель.
Под местом нахождения юридического лица понимается место его государственной регистрации на территории РФ (населенный пункт (муниципальное образование)), в котором находится его постоянно действующий исполнительный орган. ЕГРЮЛ содержит адрес юридического лица в пределах его места нахождения (п. п. 2, 3 ст. 54 ГК РФ).
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (п. 43 Порядка N 320н).
ТК РФ и Порядком N 320н не установлено конкретное место хранения трудовых книжек, при этом передача трудовых книжек работников на хранение в другое место в рамках гражданско-правового договора также не предусматривается.
По нашему мнению и с учетом п. 43 Порядка N 320н трудовые книжки работников следует хранить у работодателя. Хранение трудовых книжек вне места нахождения работодателя допускается, например, в случае ведения кадровой документации структурными подразделениями организации. В ином случае исполнить такие вышеуказанные обязанности самостоятельно такое уполномоченное лицо не сможет. Также может быть не соблюден срок выдачи работнику трудовой книжки.
В то же время существует позиция, что с учетом необходимости обеспечения трудовых прав работников в пользовании трудовой книжкой и соблюдения надлежащего порядка ведения книги (журнала) по учету трудовых книжек трудовые книжки работников могут быть переданы на хранение в другое место в рамках гражданско-правового договора ввиду отсутствия прямого запрета на это.
В случае ведения кадрового учета работодателя сторонней организацией вопросы, связанные с хранением трудовых книжек работников, а также обеспечения доступа к ним уполномоченного работодателем лица, в том числе в целях реализации им своих полномочий по выдаче трудовых книжек, могут быть рассмотрены в рамках гражданско-правового договора наряду с оказанием услуг по ведению кадрового учета.
Также необходимо учитывать, что трудовые книжки содержат персональные данные работников и в случае передачи их на хранение следует соблюдать положения гл. 14 ТК РФ и Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
Подготовлено на основе материала
П.С. Сергеева,
действительного
государственного советника
Российской Федерации
3 класса
