Вопрос: Как оформить направление работника на семинар?
Как оформить направление работника на семинар?
Для направления работника на семинар работодателю следует издать приказ о его направлении в произвольной форме и ознакомить с ним работника под подпись. В табель учета рабочего времени соответствующая запись вносится в зависимости от формы организации семинара. При направлении в другой регион работнику полагается оплата командировочных расходов. Необходимость подготовки работников (профессионального образования и профессионального обучения) и дополнительного профессионального образования для собственных нужд определяет работодатель. Работодатель вправе направить работника на обучение в том числе в форме семинара (ч. 1 ст. 196 ТК РФ). Работникам, проходящим подготовку, работодатель должен создавать необходимые условия для совмещения работы с получением образования, предоставлять гарантии, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ч. 5 ст. 196 ТК РФ). При направлении работодателем работника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы (ч. 1 ст. 187 ТК РФ). Как правило, семинары не соответствуют признакам профессионального обучения и дополнительного профессионального образования. Тем не менее при данной форме подготовки также должны сохраняться гарантии и компенсации, предусмотренные ст. 187 ТК РФ (п. п. 12, 13 ст. 2, ст. ст. 73, 76 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации", Письмо Роструда от 12.05.2011 N 1277-6-1). Порядок направления работника на семинар Действующее законодательство прямо не определяет, какие документы требуется оформлять при направлении работника на семинар. По нашему мнению, работодателю в первую очередь необходимо заключить договор с организацией, проводящей семинар, после чего составить приказ о направлении работника на семинар в произвольной форме. В приказе рекомендуем отразить список работников, направляемых на семинар, с указанием их должностей, дату или период времени, в течение которого будет проходить обучение, место проведения семинара, причину, цель обучения, условия проведения семинара (с отрывом от производства или без), гарантии для работников, которые направляются на семинар, и ответственных лиц. Указанные в приказе лица должны быть ознакомлены с ним под подпись. Кроме того, для работников, направляемых на семинар, в коллективном договоре, ЛНА организации работодатель вправе установить дополнительные гарантии, предусматривающие условия оплаты времени участия в семинарах, в том числе при направлении на обучение работников в их выходной день. Оформление кадровых документов будет зависеть от того, на какой семинар направлен работник. Вид семинара, как правило, указывается в договоре, заключенном между работодателем и организатором семинара. Если семинар носит характер профессионального обучения (работник приобретает новую профессию, специальность, квалификацию), работодатель может заключить с работником соглашение о профессиональном обучении за счет работодателя, которое обезопасит работодателя от финансовых потерь в случае увольнения работника (ст. 249 ТК РФ). Если же в рамках семинара планируется повышение профессиональных навыков работника, соглашение не заключается (Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 13.02.2018 по делу N 33-1503/2018). В случае направления работника на семинар в качестве командировки работодателю необходимо оформить приказ о направлении работника в командировку, а также произвести оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных) (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Оплата командировочных расходов полагается и работникам, направляемым на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы в другую местность. Для этого работник должен будет представить работодателю документы, подтверждающие понесенные расходы (ч. 1 ст. 187 ТК РФ, п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). Оформление направления работника на семинар в табеле учета рабочего времени Работодатели обязаны вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому время нахождения работника на семинаре должно быть письменно зафиксировано в табеле учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Табель учета рабочего времени заполняется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, однако стоит учитывать, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). В зависимости от порядка направления на семинар табель необходимо заполнить следующим образом: 1) обучающие семинары - направлены на повышение квалификации работников. При этом повышение квалификации может быть оформлено с отрывом или без отрыва от работы: • повышение квалификации с отрывом от работы - направление на семинар в данном порядке в табеле отражается с использованием буквенного кода "ПК" или цифрового кода "07"; • повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности - в табеле учет рабочего времени отражается с использованием буквенного кода "ПМ" или цифрового кода "08"; • повышение квалификации осуществляется без отрыва от работы (то есть без освобождения работников от исполнения трудовых обязанностей на срок обучения) - в табеле учета рабочего времени дни, приходящиеся на профессиональное обучение без отрыва от работы, отмечаются в обычном порядке как рабочие (буквенным кодом "Я" или цифровым "01"). В случае частичного освобождения от работы - в табеле учета рабочего времени отмечается фактически отработанное время; 2) консультационные семинары (получение полезной информации, новых знаний, умений, навыков в определенной сфере) - ввиду отсутствия специального обозначения работодатель может разработать и утвердить приказом свой уникальный код для обозначения в табеле времени отсутствия работника в период нахождения на соответствующем семинаре. При направлении работника на данный семинар в договоре с организатором семинара будет указано, что он заключен об оказании информационно-консультационных услуг, а в приказе о направлении работника на семинар работодателю нужно указать, что работник направляется на семинар для выяснения соответствующих вопросов; 3) обучение на семинаре в виде служебной командировки работника - в табеле учет рабочего времени отражается с использованием буквенного кода "К" или цифрового "06".
Подготовлено на основе материала В.И. Неклюдова Государственная инспекция труда в Нижегородской обл.
См. также: • Как составить соглашение о возмещении затрат на обучение? • Вправе ли работник требовать оплатить ему дни обучения, приходившиеся на выходные дни, как работу в выходные дни, если работодатель направил работника на профессиональное обучение в другой город? • Нужно ли заключать с работником ученический договор на обучение при повышении квалификации с отрывом от производства? Как оплачивать работнику такое повышение квалификации: по среднему заработку или исходя из оклада? • Как направить работника на повышение квалификации и что будет подтверждением ее прохождения? • Каков порядок учета в целях налогообложения расходов на участие работника в семинаре?
