АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА
<Организация А>
ФОНД N __
АКТ N 1
дата
адрес нахождения архива
Фонд _____________
Основание: смена лица, ответственного за архив
Проверка проводилась с 21 июня по 30 июня 2010 г.
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям:
- по личному составу: сто пятнадцать дел;
- по лицевым счетам: сорок девять дел;
- постоянного срока хранения: _______________;
- по личным делам: двести пятнадцать;
в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения:
- по личному составу: сто пятнадцать дел;
- по лицевым счетам: сорок девять дел;
- постоянного срока хранения: _______________;
- по личным делам: двести пятнадцать.
2. Всего не оказалось в наличии ноль дел, в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения ноль дел.
3. Имеют литерные номера:
- неучтенные в итоговых записях описей ноль дел;
- неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.
4. Пропущено номеров:
- Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,
- Неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.
5. Неправильно подложенных дел, относящихся к другим фондам, ноль дел.
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи):
- по личному составу: сто пятнадцать дел;
- по лицевым счетам: сорок девять дел;
- постоянного срока хранения: _______________;
- по личным делам: двести тринадцать.
7. Имеет не включенных в описи дел:
- по личному составу: пятьдесят два дела;
- по лицевым счетам: сорок восемь;
- постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел;
- по личным делам: ноль.
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии:
- по личному составу: сто шестьдесят семь дел;
- по лицевым счетам: девяносто семь дел;
- постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел;
- по личным делам: двести тринадцать,
из них:
- требующих дезинфекции: 0 дел,
- требующих дезинсекции: 0 дел,
- требующих реставрации: 0 дел,
- требующих переплета и подшивки: 0 дел,
- требующих восстановления затухающих текстов: 0 дел,
- неисправимо поврежденных: 0 дел,
- требующих технической обработки: 0 дел,
- выдано во временное пользование: 0 дел.
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
1. В ходе осмотра помещения архива были выявлены нарушения режима хранения документов: установлена повышенная влажность воздуха - 73% (при норме 50 - 55%); отсутствуют отопительная и вентиляционная системы, что затрудняет воздухообмен в помещении без окон. Также заметно длительное отсутствие влажной уборки (на полу и полках пыль).
2. В ходе осмотра помещения архива и дел были выявлены нарушения в размещении документов в хранилище: не систематизированы и не разложены по коробкам дела постоянного срока хранения за 2005, 2006, 2007 гг.; дела по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 г.; дела по личному составу за 2006, 2007 гг.
3. Наличие стихийно расположенной бухгалтерской документации.
4. Также выявлено отсутствие реестра описей; описей дел по личному составу за 2006 (19 дел), 2007 (23 дела) гг.; описи дел постоянного срока хранения за 2006 (95 дел), 2007 (95 дел), 2005 гг. (9 дел), описи дел по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 г. (48 дел).
5. Обнаружены дела по личному составу с 1994 по 1998 г., прошитые, но не включенные в опись дела, не имеют индексов. Также обнаружено одно дело по личному составу за 1988 г. - приказы горисполкома.
6. Два дела личных дел руководителей отсутствуют. Дело Иванова В.П. передано в управление госслужбы (акт от 31.07.2007). Дело Петрова Н.А. передано в управление госслужбы (Письмо от 31.03.2005 N 04-48-44).
Проверку провели:
Ведущий специалист Е.М. Иванова
Руководитель секретариата Н.И. Седова
