Вопрос: Каков порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами стоимости проездного билета для работника?
Ответ: При разъездном характере работы компенсация работнику стоимости проездного билета не облагается НДФЛ и страховыми взносами при условии документального подтверждения расходов. Если работа не носит разъездной характер, то сумма возмещения работнику стоимости билета облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Обоснование: Работодатель вправе компенсировать стоимость проездного билета (в частности, на метро, автобус, трамвай) своему работнику, независимо от того, относится его трудовая деятельность к разъездному характеру работы или нет.
Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены трудовым законодательством.
Компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).
Трудовая деятельность носит разъездной характер
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы на проезд, на наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие) и иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения указанных расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами. Размер и порядок возмещения данных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ).
Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ (ст. 41 НК РФ).
При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ (пп. 1 п. 1 ст. 420 и п. 1 ст. 421 НК РФ).
Так, не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
В связи с этим, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения.
В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке (Письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247).
Трудовая деятельность без разъездного характера
Если трудовая деятельность работника не носит разъездной характер, оплата стоимости проездного билета работника не может рассматриваться в качестве компенсационной выплаты, связанной с исполнением работником своих трудовых обязанностей.
Следовательно, к стоимости проездного билета не применяются нормы п. 1 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, освобождающие компенсационные выплаты от обложения НДФЛ и страховыми взносами. Таким образом, указанные суммы подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Подготовлено на основе материала
А.С. Островской,
советника государственной
гражданской службы РФ
1 класса
16.11.2021
