Правомерно ли отправить уволившемуся работнику, не забравшему трудовую книжку, уведомление о ее получении простым письмом без уведомления, зарегистрированным в журнале исходящей документации?
Направлять уведомление работнику простым письмом без уведомления с записью регистрации в журнале исходящей документации работодателя неправомерно.
Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Обратите внимание! Задержка выдачи трудовой книжки в установленный ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ срок является основанием для привлечения организации к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и материальной ответственности по ст. 234 ТК РФ.
В рассматриваемом случае работодателю необходимо иметь доказательства не только отправки письма в день увольнения работника, но и факта получения уведомления работником. Журнал исходящей документации не доказывает получение уведомления работником. Надлежащим доказательством даты отправки уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а также содержания этого письма будет являться заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения.
Следует отметить, что суды не принимают в качестве надлежащего доказательства уведомление путем направления телефонограмм или осуществления телефонных звонков (Определения Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 26.10.2012 N 18-КГ12-37, Московского городского суда от 07.10.2010 N 33-31515).
Представляется, что направлять уведомление нужно на все имеющиеся у организации адреса работника (регистрации и проживания). Такая процедура будет свидетельствовать о максимальной осмотрительности в действиях работодателя и принятии им всех необходимых мер к своевременной выдаче трудовой книжки, даже в случае если эти уведомления будут фактически не доставлены работнику, например возвращены отправителю с почтовой отметкой "Отсутствие адресата" (Кассационное определение Верховного суда Республики Калмыкия от 12.01.2012 по делу N 33-18/2012г.).
Обратите внимание! Направление работнику трудовой книжки по почте без предварительного получения от него согласия на это также является нарушением трудового законодательства, за что работодатель может быть привлечен к административной и материальной ответственности (ст. 84.1 ТК РФ, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 21.09.2018 по делу N 33-16698/2018).
В случае если работник за книжкой не явился и от него не получено письменного согласия на отправку трудовой книжки по почте, ее следует хранить в организации до момента выдачи работнику. Срок хранения составляет 50 или 75 лет в зависимости от того, когда по документам закончено делопроизводство - после или до 01.01.2003 - и исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором ведение трудовой книжки было закончено делопроизводством (ст. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции по применению Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Подготовлено на основе материала
И.А. Васильева,
советника государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.
