Можно ли при отсутствии первичных документов подтвердить расходы по налогу на прибыль их копиями, в том числе с факсимиле?
При отсутствии первичных документов расходы в целях налогообложения прибыли не учитываются. Однако расходы могут быть подтверждены надлежащим образом заверенными копиями первичных документов.
При исчислении налога на прибыль налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).
Согласно позиции Минфина России копии документов для подтверждения расходов в целях налога на прибыль должны быть заверены в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденным Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (Письма от 25.10.2019 N 03-03-06/1/82236, от 22.04.2019 N 03-11-11/28986).
При этом факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 13.04.2015 N 03-03-06/20808, УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968).
Согласно более поздней позиции Минфина России и ФНС России правомерно использование в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. При этом руководитель должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Законом N 402-ФЗ (Письма Минфина России от 20.11.2020 N 03-03-06/3/101451, ФНС России от 26.02.2021 N СД-4-3/2476).
Отметим, что в арбитражной практике такая позиция подтверждается.
Так, например, в Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 03.11.2015 N Ф05-14748/2015 по делу N А41-39387/14, признавая недействительным решение налогового органа в части доначисления налога на прибыль организаций, соответствующих пеней и штрафа, судьи отклонили доводы налогового органа относительно недоказанности заявленных расходов по налогу на прибыль, указав, что законодательство о бухгалтерском учете не содержит запрета на использование в качестве оправдательного документа его копии. При этом суд отметил, что полученные по факсу первичные документы от контрагентов содержали все обязательные реквизиты, необходимые для осуществления бухгалтерского учета, в связи с чем признал заявленные спорные расходы подтвержденными. При этом судом учтено, что в дальнейшем налогоплательщиком в инспекцию представлены на бумажных носителях ранее полученные по факсу все первичные учетные документы с контрагентами.
Обратите внимание! Отсутствие первичных документов может повлечь привлечение налогоплательщика к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ. Должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Также организации могут быть начислены пени (ст. 75 НК РФ).
Таким образом, расходы в целях налога на прибыль могут быть подтверждены надлежащим образом заверенными копиями первичных документов. При отсутствии первичных документов налоговый орган может доначислить налог на прибыль, начислить пени и привлечь организацию к ответственности по ст. 120 НК РФ.
Подготовлено на основе материала
М.И. Дедусовой
Консалтинговая группа "ТаксАртГрупп"
