Вопрос: Каков порядок налогообложения расходов на проезд в такси работника с разъездным характером работы?
Каков порядок налогообложения расходов на проезд в такси работника с разъездным характером работы?
Компенсация расходов на такси работников с разъездным характером работы не облагается НДФЛ и страховыми взносами при условии документального подтверждения расходов, при этом такие выплаты можно учесть в расходах по налогу на прибыль. Работнику с разъездным характером работы должны быть возмещены расходы на проезд. При этом размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ, Информация ФНС России). Таким образом, необходимость компенсации указанных расходов работнику закреплена на законодательном уровне. Свои обязательства перед работником с разъездным характером работы организация может выполнять путем компенсации расходов на такси либо путем предварительной оплаты с расчетного счета услуг такси. НДФЛ Не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) установленные законодательством РФ компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ). Поскольку оплата такси работнику, имеющему разъездной характер работы, связана с выполнением им своих трудовых функций, НДФЛ она не облагается. При этом расходы на проезд должны быть документально подтверждены, а в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте должно быть установлено, что работа работника по занимаемой должности носит разъездной характер. При отсутствии документов, подтверждающих расходы работников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (ст. 168.1 ТК РФ, Письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247). Страховые взносы Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты в рамках трудовых отношений и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (ст. 420 НК РФ). Не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Следовательно, в силу прямой нормы НК РФ такая компенсационная выплата не подлежит обложению страховыми взносами. При этом в целях неначисления страховых взносов расходы на проезд также должны быть документально подтверждены, а в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте и трудовом договоре с работником должно быть установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер. В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России N 03-04-06/12696, N 03-04-06/107247). Кроме того, следует отметить, что необходимо разделять доплату за разъездной характер работы (является составной частью заработной платы и облагается НДФЛ и страховыми взносами) и компенсацию предусмотренных законодательством расходов, в том числе расходы на проезд (НДФЛ и страховыми взносами не облагаются при условии документального подтверждения расходов). Налог на прибыль Рассматриваемые расходы на такси с учетом требований пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ могут быть отнесены к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Также предусмотрено, что к расходам на оплату труда относят начисления компенсирующего характера, связанные с условиями труда (п. 3 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Затраты на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда в размере и в соответствии с порядком, предусмотренным локальными нормативными актами организации, при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562). При этом если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ). Любые расходы организации требуют документального подтверждения. Компенсация работнику расходов на такси, как правило, связана с компенсацией фактически понесенных расходов за конкретный период времени (месяц, неделя и т.д.) с учетом предварительно выданных денежных средств в подотчет либо оплаченных за счет собственных средств. Соответственно, для возможности такой компенсации в локальном акте следует закрепить, что работники с разъездным характером работы могут использовать такси, а также необходимы первичные документы, подтверждающие понесенные работниками расходы и их размер. В целях избежания споров с проверяющими следует подтвердить, что поездка на такси была связана с выполнением должностной функции и относилась к служебной необходимости. Перечень таких документов является открытым - ими могут быть чеки ККТ, в том числе в форме электронного документа, или чек, сформированный налогоплательщиком НПД, подтверждающие оплату пользования легковым такси (пп. "г" п. 82 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.10.2020 N 1586, Письмо Минфина России от 28.12.2018 N 03-03-07/95687).
Подготовлено на основе материала Е.С. Григоренко, советника государственной гражданской службы РФ 2 класса
См. также: Какие документы оформляются для направления работника в служебную поездку при разъездном характере работы?
