Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?
Действующее законодательство РФ не устанавливает специальных требований к порядку ведения делопроизводства и документооборота в коммерческой организации, однако следует учитывать положения ряда нормативно-правовых актов и установленные ограничения. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить внутренний документ, регламентирующий вопросы делопроизводства и ведения документооборота, в том числе в электронном виде.
Делопроизводством является деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Нормативные документы по делопроизводству
Единый нормативный акт, регулирующий ведение делопроизводства, отсутствует.
При разработке порядка делопроизводства организации необходимо учитывать положения следующих документов, в частности:
• Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 17);
• Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 50);
• Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ст. 89);
• Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (разд. III);
• Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236;
• Приказа Росархива от 20.12.2019 N 237;
• Приказа Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182;
• Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н;
• Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";
• НК РФ;
• ТК РФ;
• Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования";
• Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость";
• Приказа Минфина России от 16.04.2021 N 62н.
Также существуют ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (разработаны ВНИИДАД). Также установлен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, утвержденный Приказом Росстандарта от 26.03.2019 N 101-ст. Однако они применяются на добровольной основе (п. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ).
Правила ведения делопроизводства
Делопроизводство осуществляется в целях соблюдения требований законодательных актов, возлагающих на организацию обязанность по раскрытию той или иной информации и представлению документов государственным и муниципальным органам, акционерам или участникам. Кроме того, организация ведет документооборот с целью фиксации необходимой информации, ее анализа и обобщения для последующего использования в своей деятельности, а также в иных не противоречащих законодательству целях.
Основными принципами организации документооборота в организации являются правильное и качественное оформление документов, контроль за их составлением, учетом (регистрацией) и хранением, ответственность за нарушение порядка ведения документооборота.
Закон не относит вопросы определения порядка ведения делопроизводства и, соответственно, документооборота, а также порядка его внедрения в той или иной форме в организации к исключительной компетенции высших органов ее управления, поэтому указанный порядок может быть утвержден ее единоличным исполнительным органом, к компетенции которого отнесены вопросы текущего управления всей деятельностью (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).
Порядок организации делопроизводства и ведения документооборота устанавливается локальным актом организации, который утверждается приказом или распоряжением единоличного исполнительного органа организации (директора, генерального директора и др.). В приказе или распоряжении обычно указывается дата, с которой порядок ведения документооборота подлежит применению.
Порядок ведения документооборота
Порядок ведения документооборота может включать следующую информацию:
• форму ведения документооборота (бумажная, электронная или смешанная);
• порядок учета и обработки входящей и исходящей корреспонденции;
• формы используемых документов;
• правила оформления документов;
• график документооборота;
• порядок взаимодействия участников документооборота;
• контроль исполнения документов;
• место и сроки хранения документов, порядок уничтожения и др.;
• ответственных за организацию делопроизводства.
Особенности организации бумажного и электронного документооборота
Оформление документов в бумажном виде возможно по усмотрению организации, но в некоторых случаях необходимо в целях соблюдения требований законодательства. В частности, ТК РФ предусмотрено ознакомление работников с некоторыми документами под подпись (например, ст. 68 ТК РФ).
В случае использования бумажного документооборота следует, в частности, закрепить:
• формы бланков документов и порядок их заполнения;
• порядок и сроки движения документов;
• порядок организации учета и хранения документов;
• круг лиц, ответственных за работу с документами;
• другие вопросы, связанные с использованием документооборота в бумажной форме.
Коммерческая организация, помимо бумажного документооборота, вправе установить электронный документооборот (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", ст. ст. 6, 17.2 - 17.4, 17.6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").
Формат электронной подписи, обязательный для реализации всеми средствами электронной подписи, утвержден Приказом Минкомсвязи России от 14.09.2020 N 472.
Правила ведения делопроизводства в части использования электронного документооборота могут включать следующие положения:
• сферу использования электронного документооборота (например, обмен документами и информацией, служебная переписка, согласование проектов договоров и иных документов, взаимодействие с государственными органами);
• формы документов;
• правила оформления документов, виды используемых электронных подписей;
• обязательность применения работниками корпоративной электронной почты при обмене документами и информацией;
• порядок, место и сроки хранения электронных документов;
• лиц, ответственных за обеспечение конфиденциальности информации, передаваемой посредством использования электронного документооборота;
• контроль за организацией электронного документооборота;
• другие вопросы, связанные с использованием электронного документооборота.
Также следует учитывать, что в отдельных случаях документооборот может осуществляться только в электронной форме. Например, налоговые декларации по НДС представляются по телекоммуникационным каналам связи и в случае представления на бумажном носителе они будут считаться непредставленными (п. 5 ст. 174 НК РФ).
Порядок составления графика документооборота
Документооборот может осуществляться в соответствии с графиком документооборота, утвержденным руководителем. График не является обязательным документом.
График документооборота может быть составлен в виде схемы, перечня, таблицы и содержать указание на виды документов, сроки их оформления (исполнения), лиц, имеющих право подписывать документы, лиц, ответственных за оформление документов, срок хранения и другие данные.
При разработке графика документооборота должны учитываться особенности хозяйственной деятельности организации, технологического процесса, структура организации, ее размер.
Выписки из графика документооборота передаются ответственным подразделениям для использования в работе.
Особенности организации документооборота в бухгалтерии
Документооборот в бухгалтерском учете организуется руководителем экономического субъекта (п. 28 ФСБУ 27/2021).
Организация документооборота в бухгалтерском учете должна обеспечивать (п. 29 ФСБУ 27/2021):
а) своевременное отражение объектов бухгалтерского учета в бухгалтерском учете, в том числе передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составление на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности;
б) предотвращение несанкционированного доступа к документам бухгалтерского учета.
Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).
Особенностью документооборота в бухгалтерии является то, что такой документооборот касается только документов, подлежащих отражению в бухгалтерском учете, и не затрагивает некоторые организационно-распорядительные документы (например, приказы о проведении инструктажа по технике безопасности, о мерах по предупреждению распространения коронавируса и др.).
Для примера приведем график документооборота, который может использовать организация, в том числе и в бухгалтерии.
Пример. График документооборота (фрагмент)
Наименование документа Создание и обработка документа Хранение документа
Количество экземпляров Срок оформления Ответственный за оформление Контроль за оформлением Ответственный за хранение Тип документа Срок передачи Срок хранения
Платежное поручение 1 1 раб. день Бухгалтер по расчетам Главный бухгалтер Главный бухгалтер Электронный --------- 5 лет
Особенности организации документооборота в целях нераспространения коронавирусной инфекции (COVID-19)
В условиях распространения в РФ коронавирусной инфекции организации необходимо минимизировать бумажный документооборот, заменив его на электронный формат работы.
Для этого организация может использовать корпоративную или обычную электронную почту, специальные программные средства, а также системы электронного документооборота для согласования договоров, заявлений, писем и иной деловой корреспонденции, обмена различными документами и информацией.
При организации договорной работы организация может отказаться от бумажных договоров, разработать оферту, разместить ее на сайте, определив возможные способы направления акцепта, в том числе с использованием электронных подписей (п. 2 ст. 432, ст. 434, ст. ст. 435 - 441 ГК РФ). Следует учитывать, что деятельность отдельных контрагентов может быть приостановлена или ограничена (пп "б" п. 1 Указа Президента РФ от 11.05.2020 N 316).
В части трудовых отношений Минтрудом России рекомендуется организовать применение гибких режимов работы, в первую очередь это различные формы работы на дому: удаленная, дистанционная, надомная работа. Рекомендуется осуществлять переход на удаленную работу всех работников, для которых существуют такие технические возможности. Взаимодействие работников и работодателей по организации удаленной, дистанционной работы может оформляться путем обмена электронными образами документов с последующим их оформлением в установленном порядке (п. 1 Рекомендаций по применению гибких форм занятости в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции на территории Российской Федерации (ст. 312.2 ТК РФ, Приложение к Письму Минтруда России от 23.04.2020 N 14-2/10/П-3710)).
Что касается взаимоотношений с государственными и муниципальными органами, то следует учитывать, что личный прием граждан может быть приостановлен (ограничен). Для решения вопросов с ними возможно пользоваться соответствующими онлайн-сервисами, личными кабинетами на сайтах, отправлять документы по почте.
Подготовлено на основе материала
А.И. Бычкова
ООО "ПИМПЕЙ КАССА"
