Какое оформление документа считается надлежащим заверением копии платежного поручения?
На бумажной копии платежного поручения на бумажном носителе необходимо проставить заверительную надпись, указав в ней: слово "Верно"; должность, Ф.И.О. и подпись заверителя, расшифровку подписи, дату заверения, надпись о месте хранения оригинала документа и печать (при наличии).
На копии электронного платежного поручения заверительная надпись может дополняться указанием на электронный вид документа, наименование программного обеспечения, с которого осуществлен доступ, отметкой о подписании платежного поручения электронной подписью с указанием должности и Ф.И.О. подписанта, в качестве надписи о месте хранения проставляется отметка о месте хранения оригинала в определенной информационной системе или электронном архиве организации.
Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (пп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013)).
Электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме (пп. 24 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. При этом юридическая значимость документа - это свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (пп. 14, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Платежное поручение - расчетный (платежный) документ, содержащий распоряжение плательщика банку перевести денежные средства со счета плательщика в этом банке на счет получателя в этом или другом банке, который составляется, принимается к исполнению и исполняется в электронном виде, на бумажном носителе (п. 1 ст. 863 ГК РФ, п. п. 1.13, 5.3 Положения Банка России от 29.06.2021 N 762-П "О правилах осуществления перевода денежных средств" (далее - Положение N 762-П)).
Кроме того, банк может оформить платежное поручение, чтобы перевести деньги по распоряжению физического лица без открытия ему счета (п. 4 ст. 863 ГК РФ, ч. 3 ст. 8 Федерального закона от 27.06.2011 N 161-ФЗ "О национальной платежной системе").
Содержание (реквизиты) платежного поручения и его форма должны соответствовать требованиям, предусмотренным законом и банковскими правилами (п. 1 ст. 864 ГК РФ).
Форма платежного поручения (форма 0401060), Перечень, номера и описание его реквизитов приведены в Приложении 1 к Положению N 762-П. Максимальное количество символов в реквизитах платежного поручения, инкассового поручения, платежного требования, платежного ордера, составляемых в электронном виде, установлено в Приложении 11 к Положению N 762-П (п. 1.10 Положения N 762-П).
Надлежаще заверенные копии платежных поручений могут представляться судам, налоговым органам, иным государственным органам, осуществляющим контроль (надзор), контрагентам как доказательство оплаты, подтверждения исполнения обязательств, в том числе по договорам, а также для регистрации договора о создании КГН и других целей (ч. 8 ст. 75 АПК РФ, ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, ч. 2 ст. 70 КАС РФ, пп. 3 п. 6 ст. 25.3, пп. 1 п. 1 ст. 31, п. п. 1, 2 ст. 93 НК РФ, п. 1 ст. 72, п. 2 ст. 80 Федерального закона от 31.07.2020 N 248-ФЗ, п. 1 Приложения N 18 к Приказу ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@).
Оформление копии платежного поручения на бумажном носителе
Под надлежащим заверением копии документа понимаются, в частности (вопрос 6 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации N 4 (2019), утв. Президиумом Верховного Суда РФ 25.12.2019 (Разъяснения по вопросам, возникающим в судебной практике)):
• заверение копии документа нотариусом;
• заверение копии документа учреждением и организацией, от которых исходит соответствующий документ (абз. 1 п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан");
• заверение копии документа организацией, в которой представитель работает (п. 1 Указа Президиума ВС СССР N 9779-X);
• заверение копии документа судьей, в чьем производстве находится дело.
Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, п. 4.26 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, разработанных ВНИИДАД (далее - Методические рекомендации):
• отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "Подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа);
• если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год"), и заверяется печатью организации;
• для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп;
• электронные копии документов на бумажном носителе заверяются электронной подписью в порядке, установленном нормативными правовыми актами РФ.
В некоторых случаях соблюдения общих правил заверения копий платежных поручений и осуществления самой организацией заверительной надписи бывает недостаточно. Поэтому нужно также учитывать требования отдельных законодательных, отраслевых и подзаконных нормативных правовых актов.
Например:
• копии платежных поручений на уплату НДС, акцизов, налога на прибыль организаций и НДПИ должны быть заверены ответственным участником консолидированной группы налогоплательщиков в целях регистрации договора о создании КГН (пп. 3 п. 6 ст. 25.3 НК РФ, Письмо ФНС России от 29.12.2011 N АС-4-3/22569@);
• заверенная банком копия платежного поручения может представляться в комплекте документов, прилагаемых к заявке на участие в конкурсе на право заключения договора о реализации предварительного проекта комплексного обустройства природной и озелененной территории г. Москвы (п. п. 4.1 - 4.2 Приложения N 1 к Приказу Тендерного комитета г. Москвы от 13.12.2017 N 70-01-198/17).
При этом факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии платежных поручений (без заверительной надписи) не являются надлежаще заверенными копиями.
Оформление копии платежного поручения в электронном виде
Для создания бумажной копии электронного платежного поручения нужно выгрузить файл этого электронного документа из системы электронных платежей или электронного архива и распечатать его.
Порядок заверения копий электронного документа законом не регламентирован. В п. 4.26 Методических рекомендаций указано, что копии электронных документов, созданные на бумажном носителе, заверяются в установленном порядке.
Электронные платежные поручения из электронной системы платежей, используемой организацией, могут быть выданы в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных платежных поручений используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (п. п. 2.47, 5.14 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526), поэтому для заверения распечаток электронного платежного поручения можно использовать аналогичные требования для заверения копий платежного поручения на бумажном носителе (п. 2 ст. 6 ГК РФ).
Кроме того, на бумажной копии электронного платежного поручения могут быть проставлены отметка о подписании этого документа квалифицированной электронной подписью с указанием должности и Ф.И.О. подписанта, отметка о месте хранения оригинала. Местом хранения является определенная информационная система или электронный архив организации.
Также заверительная надпись может дополняться указанием на электронный вид документа, наименованием программного обеспечения, с помощью которого осуществлен доступ к нему (п. 3.3 Инструкции, утв. Приказом ФТС России от 21.06.2011 N 1288).
Таким образом, заверительная надпись может иметь, например, следующий вид:
"КОПИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ПЛАТЕЖНОГО ПОРУЧЕНИЯ ВЕРНА. Копия документа воспроизведена с использованием электронной системы платежей "Банк-клиент iBank2" Банка "X". Подлинник электронного платежного поручения подписан КЭП, должность и Ф.И.О. подписанта, хранится в системе электронного документооборота ООО "Y". Должность заверителя ООО "Y", Ф.И.О. и личная подпись заверителя, дд.мм.гггг".
Такой порядок заверения бумажных копий электронных платежных поручений может быть предусмотрен положением о документообороте организации.
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
