Можно ли использовать факсимиле руководителя организации для кадровых документов, в частности на приказах по личному составу (прием работников, их переводы, отпуска, увольнение и пр.)?
Использовать факсимиле руководителя организации для кадровых документов, в частности на приказах по личному составу, неправомерно. Иная позиция может вызвать претензии контролирующих органов. Факсимиле можно использовать на документах, которые не предусмотрены ТК РФ или на которых не предусмотрено проставление подписи.
Факсимильная подпись (или факсимиле) - это аналог собственноручной подписи, которая воспроизводится с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи.
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
По смыслу ст. 5 ТК РФ трудовые отношения могут регулироваться только нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. ГК РФ к таковым актам не относится и трудовые отношения не регулирует (ст. 2 ГК РФ).
Трудовым законодательством РФ возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в частности на приказах по личному составу, не предусмотрена.
При этом ТК РФ допускает возможность применения работодателем и работником электронных подписей, оформленных в соответствии с законодательством, при использовании электронного документооборота (ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ).
Приказы - это распорядительные документы, которые издаются в целях оформления решений нормативного, организационного, административного характера, в том числе оперативного, по вопросам деятельности организации.
В состав реквизитов приказов входит в том числе подпись руководителя организации либо иного уполномоченного лица.
Реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) (п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (разработаны ВНИИДАД)).
Таким образом, по нашему мнению, использование факсимиле руководителя организации на приказах по личному составу (прием работников (в случае издания), их переводы, отпуска, увольнение и пр.) не допускается.
Не допускается использование факсимиле также и на других кадровых документах, на которых законодательством предусмотрено проставление подписи, в частности на трудовых договорах, соглашениях об их изменении и расторжении, локальных нормативных актах организации и др.
По нашему мнению, факсимиле может быть использовано на документах, которые прямо не предусмотрены ТК РФ или на них не предусмотрено проставление подписи, и которые не повлекут неблагоприятных последствий для работника в случае злоупотребления правом недобросовестным работодателем. Это могут быть различного рода характеристики, докладные записки, переписка, уведомления, грамоты и др.
При этом необходимо учесть, что при выдаче копии документов, связанных с работой, они должны быть заверены надлежащим образом (ч. 11 ст. 22.3, ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "Подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа) (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)).
В таком случае использование факсимиле также неправомерно.
Порядок использования факсимиле, а также перечень документов, для которых оно может применяться, устанавливаются в локальном нормативном акте организации (ст. 8 ТК РФ).
Однако по данному вопросу есть иная позиция. Трудовым законодательством не установлен запрет на использование факсимиле, а также на законодательном уровне не утверждены унифицированные формы приказов по личному составу (прием работников, их переводы, отпуска, увольнение и пр.) с обязательным наличием на них собственноручной подписи. Следовательно, работодатель вправе установить в локальном нормативном акте правомерность подписания приказов по личному составу факсимиле (ст. 8 ТК РФ).
С.В. Авдеев
Государственная инспекция труда
в Орловской обл.
