Как оформить и вести учет рабочего времени разъездных работников на основании показаний GPS-трекеров?
Работодателю следует внести изменения в ЛНА, издать приказ о введении в действие соответствующей системы учета рабочего времени, уведомить и ознакомить работников с вносимыми изменениями в установленном порядке.
Табель учета рабочего времени для работников с разъездным характером работы ведется в том же порядке, что и для любого другого работника.
Законодательство не раскрывает понятия и не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы. Согласно разъяснениям Минтруда России и Роструда, разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 18.09.2020 N 14-2/ООГ-15047, Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).
Конкретный перечень должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями и локальными нормативными актами (например, приказом) (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).
Оформление учета рабочего времени на основании показаний GPS-трекеров
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
В свою очередь, работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовую дисциплину (ч. 2 ст. 21 ТК РФ).
Таким образом, в целях контроля трудовой дисциплины работодатель вправе контролировать рабочее время работника на основе фиксации его местоположения, используя данные геолокации через определенное программное обеспечение, в том числе GPS-трекеры. Данный способ контроля актуален в отношении работников, имеющих разъездной характер работы. Однако такой контроль работодатель вправе осуществлять только в рабочее время, то есть время, в течение которого работник, в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора, должен исполнять трудовые обязанности (ч. 1 ст. 91 ТК РФ).
Законодательством РФ порядок оформления контроля за рабочим временем работника с помощью GPS-трекеров не предусмотрен.
Поэтому порядок учета рабочего времени разъездных работников на основании показаний GPS-трекеров необходимо закрепить в локальном акте работодателя путем внесения раздела о работе системы контроля рабочего времени разъездных работников с обоснованием причин введения данного контроля, пояснив, как GPS-трекеры будут технически определять географическую точку и как на основании этих данных будет учитываться рабочее время (ст. 8 ТК РФ).
Поскольку данные будут собираться для контроля трудовой дисциплины, в документе правильным будет указать формулировку "Для контроля местонахождения работника и выполненной работы используются GPS-трекеры, которые всегда должны быть во включенном состоянии".
Работодателем издается приказ о введении в действие такой системы контроля с указанием причин введения и даты начала работы. В приказе целесообразно указать ответственных лиц и лиц, контролирующих сбор и достоверность собираемой информации (например, технический специалист или работник отдела кадров).
Следует отметить, что сбор информации о местоположении работника предполагает обработку персональных данных (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ)).
К персональным данным можно отнести фамилию, имя, отчество, год и место рождения гражданина, а также его адрес, абонентский номер, сведения о профессии и так далее, то есть ту информацию, которая позволяет идентифицировать конкретного человека. При этом приведенный перечень является открытым (ч. 1 ст. 8 Закона N 152-ФЗ).
Под геолокацией понимается обнаружение координат реального географического положения любого объекта, поэтому полагаем, что информацию о геолокации работника можно отнести к числу персональных данных работника (разд. 2 Концепции, утв. Распоряжением Правительства РФ от 03.12.2014 N 2446-р).
Следовательно, работодателю необходимо в соответствующем документе, регулирующем обработку персональных данных (например, в положении о персональных данных), установить порядок обработки, хранения и использования такой информации, в частности необходимо отразить:
• сведения о применяемых GPS-трекерах;
• способы обработки получаемой информации о геолокации работника (сбор, хранение, использование);
• цели сбора и использования информации в соответствии с п. 1 ст. 86 ТК РФ (в данном случае - необходимость обеспечения соблюдения законодательства по контролю рабочего времени разъездных работников);
• сроки хранения информации;
• передачу данных геолокации работника третьим лицам и цели передачи;
• меры защиты получаемой информации;
• сведения о лицах, собирающих и контролирующих такую информацию.
Следует отметить, что, если передача данных о геолокации разъездных работников предполагает применение GPS-трекеров, то работодатель не вправе обязать работников использовать в служебных целях их личное имущество. При этом работник может использовать собственность работодателя только в рабочих целях (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Если работник согласен использовать свое личное имущество в служебных целях, такому работнику в соответствии с трудовым законодательством полагается компенсация (ст. 188 ТК РФ).
Работник имеет право на получение полной достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте. О всех вводимых изменениях в локальные нормативные акты работодателя работники должны быть ознакомлены в установленном порядке (ч. 1 ст. 21, абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ч. 11 ст. 22.2, ст. 22.3, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Так, в частности, письменное согласие работников с вносимыми изменениями может быть получено путем проставления их подписи и записи о согласии на листе ознакомления к приказу о внедрении данного контроля.
Если вносимые в локальный нормативный акт изменения затрагивают условия трудовых договоров, то должен быть соблюден порядок, предусмотренный ст. 74 либо ст. 72 ТК РФ.
О предстоящих изменениях условий трудового договора по инициативе работодателя, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника не позднее чем за два месяца (ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 1, 2 ст. 74 ТК РФ).
Изменения в трудовые договоры вносятся путем заключения с работниками дополнительных соглашений, в которых следует указать, что выданное корпоративное оборудование снабжено модулем геолокации, а также о том, что оно должно быть включено в рабочее время.
В случае отказа работника от введения новых условий работодатель вправе перевести его на другую должность, на которой геолокация не применяется. Однако при отсутствии такой должности или отказа работника от перевода возможно расторжение трудового договора на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Ведение учета рабочего времени на основании показаний GPS-трекеров
Табель учета рабочего времени для работников с разъездным характером работы ведется в том же порядке, что и для любого другого работника. Форму и порядок заполнения табеля, а также соответствующие коды работодатель может установить самостоятельно, предусмотрев это в локальном нормативном акте организации, или он может использовать унифицированную форму табеля Т-12 или Т-13 (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Если работодатель обладает информацией о местоположении работника с разъездным характером работы в течение рабочего времени и определяет, что работник использует рабочее время для выполнения трудовой функции, то табель учета рабочего времени можно вести методом сплошной регистрации с использованием кода "Я" ("01"), указывая продолжительность рабочего времени на основании данных GPS-трекеров (п. 2 Указаний, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
По нашему мнению, по данным GPS-трекеров невозможно максимально точно определить время, фактически отработанное работником с разъездным характером работы, поэтому в данном случае правильнее регистрировать в табеле только отклонения - периоды неявок (прогулы, нетрудоспособность, отпуск и пр.).
Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
