Вопрос: Как документально оформить безвозмездную передачу подарков?
Как документально оформить безвозмездную передачу подарков?
Порядок документального оформления безвозмездной передачи подарков зависит от характера подарка, а также от того, кому он вручается. Организация может принять решение вручать подарки своим работникам (в том числе бывшим), их детям, а также деловым партнерам при определенных событиях. Безвозмездная передача подарков работникам (в том числе бывшим), их детям, а также контрагентам является дарением. При этом право собственности на подарки от дарителя переходит к одаряемому (п. 1 ст. 572, п. 1 ст. 223 ГК РФ). Передача дара осуществляется, как правило, посредством его вручения (п. 1 ст. 574 ГК РФ). При стоимости подарка, превышающей 3 000 руб., дарение должно быть совершено в письменной форме посредством заключения договора дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Подарки работникам Подарки работникам могут быть одним из видов поощрения за труд или носить социальный характер. Подарки как вид поощрения за труд Награждение работника, добросовестно исполняющего трудовые обязанности, ценным подарком является одним из видов поощрения (ч. 1 ст. 191 ТК РФ). Ценным подарком признается подарок, имеющий материальную ценность (бытовая техника, ювелирное изделие, туристическая или санаторная путевка и т.д.). Вручение ценного подарка является стимулирующей выплатой и связано с выполнением трудовых функций (ч. 1 ст. 129, ч. 1, 2 ст. 135, ч. 1 ст. 191 ТК РФ). Передача ценного подарка осуществляется на основании следующих документов: положения об оплате труда, правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора, коллективного договора (при его наличии) (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 129, ч. 1, 2 ст. 135, ч. 2 ст. 191, ч. 4 ст. 189 ТК РФ); представления к награждению ценным подарком, которое оформляет руководитель работника (не является обязательным документом). В представлении указываются данные работника, его трудовые достижения, вид поощрения - награждение ценным подарком; приказа о поощрении работников (работника) ценными подарками по формам Т-11а, Т-11 или по самостоятельно разработанной форме (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)). В приказе указываются: • мотив поощрения. Например, "за добросовестный эффективный труд", "за добросовестное исполнение трудовых обязанностей", "награждение за успехи в работе" (ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 191 ТК РФ). Мотив поощрения может быть конкретизирован с указанием трудовых достижений работника (например, достигнутый процент выполнения плана продаж цифровой техники, разработка нового функционала программного продукта в количестве более 10 задач и пр.). Формулировки должны соответствовать трудовым достижениям для такого вида поощрения, установленным в локальном нормативном акте работодателя; • вид поощрения - ценный подарок. Для приобретения ценных подарков оформляется приказ руководителя (в произвольной форме) о приобретении ценных подарков для поощрения работников. Оприходование ценных подарков осуществляется на основании счетов-фактур, товарных накладных продавца. Передача ценных подарков облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146, пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ). После вручения подарков надо составить счет-фактуру (в единственном экземпляре), или бухгалтерскую справку-расчет, или другой сводный документ, в котором указываются суммарные данные по передаче ценных подарков, и зарегистрировать его в книге продаж (п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). Выдача ценных подарков производится на основании ведомости выдачи подарков, форму которой утверждает руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В ведомости, как и в приказе о поощрении, нужно указать мотив и вид поощрения, а также предусмотреть колонки "Ф.И.О. работника", "Структурное подразделение", "Должность работника", "Подарок" с отдельным указанием его наименования, количества и стоимости, "Дата получения", "Расписка в получении". В личную карточку работника (в разд. VII "Награды (поощрения), почетные звания") или в соответствующий раздел самостоятельно разработанной формы необходимо внести запись о поощрении ценным подарком. Запись вносится на основании приказа о поощрении работника и должна соответствовать его формулировкам. Также необходимо внести запись о поощрении ценным подарком в раздел "Сведения о награждении" трудовой книжки на основании приказа о поощрении работника не позднее 5 рабочих дней (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 9, разд. IV Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250). Запись вносится на основании приказа о поощрении работника и должна соответствовать его формулировкам. Подарки социального характера Как правило, подарки социального характера вручаются работникам (в том числе бывшим), а также их детям к праздничным датам (государственным, корпоративным, личным), при проведении корпоративных мероприятий. Такие подарки не связаны с трудовыми достижениями работников, с занимаемой работником должностью. Это социальная выплата в натуральной форме. Передача подарков для самих работников, а также передача им детских подарков, не предусмотренные действующей в организации системой оплаты труда и не зависящие от трудовых показателей работников, не могут рассматриваться в качестве выплаты, относящейся к оплате труда (ч. 1 ст. 129, ст. 135 ТК РФ). Назначение и выдача подарка социального характера осуществляются на основании следующих документов: нормативного акта работодателя (например, приказа о социальной политике организации) или коллективного договора (при его наличии), где указано, к каким праздничным датам (государственным, корпоративным, личным) и кому (работникам, в том числе бывшим, их детям) вручаются социальные подарки (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ); приказа о вручении социальных подарков работникам (в том числе бывшим), их детям к конкретной праздничной дате либо приказа о проведении корпоративного праздника с указанием о передаче подарков в рамках этого мероприятия; ведомости выдачи социальных подарков, форму которой целесообразно утвердить в приложении к локальному нормативному акту работодателя (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1, абз. 2 ч. 2 ст. 22 ТК РФ); письменных договоров с каждым работником при стоимости подарка свыше 3 000 руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Это поможет избежать риска квалификации передачи социального подарка работнику как выплаты в рамках трудовых отношений и доначисления страховых взносов с его стоимости (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, Письмо Минфина России от 15.10.2021 N 03-01-10/83519). Что касается детей работников и бывших работников, не состоящих в трудовых отношениях со страхователем, выдача им подарков не может быть квалифицирована как выплата, облагаемая страховыми взносами (п. 1 ст. 572 ГК РФ, п. п. 1, 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"). Выдача подарков и оформление счета-фактуры (справки-расчета) аналогичны ситуации с ценными подарками. Подарки контрагентам С целью поддержания положительного имиджа и укрепления деловых связей организация может вручать своим контрагентам подарки к праздничным датам (государственным, корпоративным, личным), а также на деловых встречах. Между коммерческими организациями запрещены подарки, стоимость которых превышает 3 000 руб. (пп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ). Если стоимость подарка контрагенту не превышает указанного лимита, а отношения между сторонами не предполагают обещания дарения в будущем, дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому, может быть совершено устно (п. п. 1, 2 ст. 574 ГК РФ). Передача подарков контрагентам может быть оформлена следующими документами: 1) внутренним стандартом организации (например, кодексом деловой этики организации или корпоративной политики организации), в котором установлен порядок вручения подарков контрагентам. В частности, в нем могут быть установлены: • ограничения по стоимости подарков; • поводы для вручения подарков - государственные праздники, корпоративные праздники, памятные даты, юбилеи, дни рождения, проведение официальных мероприятий, переговоров и деловых встреч, а также другие случаи, предусмотренные деловым этикетом или являющиеся общепринятой практикой вежливости. При этом стоимость подарка должна соответствовать поводу и особенностям деловых отношений получателя подарка и его дарителя; 2) приказом о вручении подарков контрагентам. В приказе указываются контрагенты, которым будут переданы подарки, название подарков и их стоимость; 3) договором дарения (при стоимости подарка свыше 3 000 руб.) (п. 1 ст. 572, п. п. 1, 2 ст. 574 ГК РФ). Выдача подарков может оформляться актом о списании подарков или другим документом по форме, разработанной организацией. После передачи подарков необходимо оформить счет-фактуру (справку-расчет) с исчисленной суммой НДС со стоимости переданных подарков.
Подготовлено на основе материала Е.В. Орловой, начальника отдела аудита ООО "ПАРТИ"
См. также: • Обязательно ли организации-работодателю заключать договоры дарения при передаче подарков работникам? Облагается ли НДФЛ стоимость подарков? • Каков порядок бухгалтерского учета и налогообложения безвозмездной передачи подарков (билетов в театр) работникам?
